สรุปเนื้อหา
+บทที่ 6.10 เอกสารร้องเรียน
ขั้นตอนการเพิ่มการร้องเรียนในมุมมอง HR หรือ ผู้มีสิทธิเพิ่มเติม หัวข้อการร้องเรียนใช้สำหรับ บันทึก ติดตาม และจัดการข้อร้องเรียน หรือปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร โดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับแผนกทรัพยากรบุคคล มีขั้นตอนในการเพิ่มดังนี้
- ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
- ไปที่เมนู จัดการเอกสาร เลือกหัวข้อ ร้องเรียน
- กดที่ปุ่ม เพิ่มการร้องเรียน ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
- ให้เลือก วันที่ร้องเรียน เลือก ชื่อผู้ร้องเรียน แล้วเลือกประเภทของความผิด พร้อมกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
- ถ้ามีหลักฐานเป็นรูปภาพ สามารถแนบไฟล์รูปเพิ่มเติม
- หากผู้ร้องเรียนยินยอมให้เปิดเผยข้อมูล ก็สามารถติ๊กเครื่องหมายที่ช่อง ยินยอมการเปิดเผยข้อมูล แต่ถ้าไม่สะดวกเปิดเผย ไม่ต้องติ๊ก
- เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด บันทึก และยืนยัน
- ระบบจะแสดงข้อความว่า ‘บันทึกข้อมูลสำเร็จ’ ถือเป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการบันทึกข้อมูลการร้องเรียนเรียบร้อยแล้ว
- หากต้องการตรวจสอบสถานะ ให้กดย้อนกลับ และเลือกที่ช่อง ‘สถานะ’ และเลือกว่าเป็น ‘รอพิจารณา’ หรือ ‘กำลังดำเนินการ’ หรือ พิจารณาแล้ว จากนั้นกด ‘ค้นหา’ ได้เลย
- จากตัวอย่างจะเลือกที่สถานะ รอพิจารณา เมื่อบันทึกข้อร้องเรียนเรียบร้อยแล้ว HR สามารถกดที่ไอคอนรูปตัว ‘i’ สีฟ้า เพื่อเข้ามาพิจารณารายละเอียดของข้อร้องเรียนได้ทันที
การลบข้อมูลการร้องเรียน
ถ้าต้องการลบข้อมูล สามารถกดลบข้อร้องเรียนได้ ดังนี้
- ในกรณีที่ HR ต้องการรับข้อร้องเรียนเข้าสู่กระบวนการพิจารณา ให้กดปุ่ม รอพิจารณา เพื่อเปลี่ยนสถานะ สถานะจะเปลี่ยนเป็น กำลังดำเนินการ ซึ่งหมายความว่า HR ได้รับเรื่องแล้วและอยู่ระหว่างการตรวจสอบ
- จากนั้น HR สามารถติดตามข้อร้องเรียนที่อยู่ระหว่างดำเนินการได้ โดยไปที่ช่อง สถานะ แล้วเลือก กำลังดำเนินการ จากนั้นกดปุ่ม ค้นหา ระบบจะแสดงรายการข้อร้องเรียนที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบทั้งหมดให้
- เมื่อ HR ดำเนินการตรวจสอบเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ไอคอน ‘i’ สีฟ้า อีกครั้ง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม พิจารณาแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น พิจารณาแล้ว ซึ่งถือว่ากระบวนการพิจารณาข้อร้องเรียนเสร็จสิ้น และจะไม่สามารถลบข้อมูลได้อีก
บทสรุป
ระบบการจัดการเอกสารร้องเรียนของ HumanSoft ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการข้อร้องเรียนขององค์กรได้อย่างเป็นระบบ โดยเริ่มต้นจากการบันทึกข้อมูลที่จำเป็น การติดตามสถานะที่ชัดเจน (รอพิจารณา, กำลังดำเนินการ, พิจารณาแล้ว) ไปจนถึงการปิดกระบวนการ ระบบนี้ทำให้การจัดการข้อร้องเรียนเป็นไปอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ชัดเจน และสามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน. การที่ข้อมูลไม่สามารถลบได้เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น "พิจารณาแล้ว" ช่วยรับประกันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของบันทึกการดำเนินการ
