บทที่ 6.9 เอกสารรับรองวีซ่า

เอกสารรับรองการขอวีซ่าเป็นเอกสารสำคัญที่หน่วยงานบุคคล (HR) ใช้เพื่อรับรองสถานะการทำงานของพนักงานชาวต่างชาติในองค์กร เพื่อนำไปประกอบการยื่นขอวีซ่าหรือขอต่อวีซ่าทำงานในประเทศไทย

การเข้าสู่เมนูและการร้องขอเอกสาร

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
2. เลือกเมนู จัดการเอกสาร
3. เลือกหัวข้อ เอกสารรับรองการขอวีซ่า
4. กดที่ปุ่ม ขอเอกสาร ที่มุมขวาของหน้าจอ

การกรอกรายละเอียดข้อมูล

หลังจากกดปุ่มขอเอกสารแล้ว ให้ผู้มีสิทธิ์เลือกและกรอกข้อมูลตามรายการต่อไปนี้:

• ชื่อพนักงาน: ต้องเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขอเอกสาร (พนักงานจะต้องมีชื่อภาษาอังกฤษในระบบก่อน จึงจะสามารถขอเอกสารเป็นภาษาอังกฤษได้)
• ข้อมูลการเดินทาง: กรอกข้อมูลหนังสือเดินทาง, เลือกประเทศที่ต้องไป, กำหนดวันเดินทาง, และเลือกวันที่กลับมาทำงาน
• วัตถุประสงค์: ใส่รายละเอียดวัตถุประสงค์ในการเดินทาง
• การจัดส่ง: ใส่ข้อมูลว่าต้องการให้จัดส่งเอกสารไปที่ใด
• ภาษา: เลือกภาษาที่ต้องการออกเอกสารได้ 2 ภาษา คือ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

เมื่อตรวจสอบข้อมูลที่กรอกเรียบร้อยแล้ว ให้กด บันทึก และ ยืนยันการเพิ่มเอกสาร

การตรวจสอบและดำเนินการในสถานะ "รออนุมัติ"

1. หลังจากบันทึกแล้ว ระบบจะให้ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง หากมีส่วนที่ไม่ถูกต้องสามารถกดปุ่ม แก้ไข เพื่อปรับปรุงข้อมูล หรือกด ลบ หากไม่ต้องการให้เอกสารอยู่ในระบบ เมื่อเสร็จสิ้นการตรวจสอบ ให้กด เสร็จสิ้น
2. เอกสารที่ถูกเพิ่มเข้ามาจะอยู่ในสถานะ รออนุมัติ
3. ผู้มีสิทธิ์สามารถกดที่ไอคอนรูปตัว i สีฟ้า เพื่อเข้าสู่การกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้
4. ในการกรอกข้อมูลเพิ่มเติม สามารถเลือกได้ว่าจะกรอกข้อมูลด้วยตนเอง
5. หากเลือกกรอกข้อมูลด้วยตนเอง ให้กรอก ชื่อและตำแหน่งหัวเอกสาร จากนั้นกด บันทึก
6. กด ยืนยันการบันทึกเอกสาร และกด ตกลง หากข้อมูลไม่ถูกต้อง สามารถกด ตรวจสอบ เพื่อกลับไปแก้ไขได้

เมื่อเอกสารได้รับการบันทึกและอนุมัติแล้ว เอกสารจะย้ายออกจากสถานะรออนุมัติ ผู้มีสิทธิ์ต้องกลับไปที่สถานะ อนุมัติ และกดค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารที่อนุมัติแล้ว

การจัดการเอกสารที่อนุมัติและการส่งให้พนักงาน

1. ในสถานะอนุมัติ ผู้มีสิทธิ์สามารถกดที่ไอคอนรูปตัว i สีฟ้า เพื่อเข้าตรวจสอบหรือแก้ไขข้อมูลได้
2. ส่วนที่สามารถแก้ไขได้ในขั้นตอนนี้ คือ ชื่อผู้มีอำนาจ (ผู้ลงนาม), ตำแหน่ง, และ หัวเอกสาร
3. เมื่อแก้ไขเสร็จสิ้นแล้วให้กด บันทึก (หากไม่ต้องการอนุมัติ สามารถกดเครื่องหมายกากบาทสีแดงได้)
4. ขั้นตอนสำคัญ: ผู้มีสิทธิ์ ต้องกดปุ่มส่งเอกสาร (ที่เรียกว่าปุ่มเซ้น) เพื่อส่งเอกสารให้กับพนักงานผ่านระบบ

ข้อควรระวัง: หากยังไม่ได้กดปุ่มส่งเอกสาร พนักงานจะเห็นสถานะเอกสารเป็น "อนุมัติ" แต่จะไม่สามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารที่สามารถดาวน์โหลดได้ การกดปุ่มส่งเอกสารมีความจำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อให้พนักงานสามารถกด ยืนยันรับเอกสาร และดาวน์โหลดเอกสารไปใช้งานได้

บทสรุป

การออกเอกสารรับรองวีซ่าผ่านระบบ HumanSoft เป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนซึ่งต้องผ่านการกรอกรายละเอียดที่ถูกต้องและการตรวจสอบหลายขั้นตอน หัวใจสำคัญของกระบวนการนี้ที่ผู้มีสิทธิ์ต้องจำไว้คือ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลผู้มีอำนาจลงนามและตำแหน่ง ก่อนการอนุมัติ และ การกดปุ่มส่งเอกสาร ให้กับพนักงาน หากไม่มีการกดปุ่มส่งเอกสาร พนักงานจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารที่อนุมัติแล้วเพื่อนำไปใช้ในการยื่นขอวีซ่าได้