บทที่ 6.3 เอกสารเพิ่มเวลา

ขั้นตอนการยื่นเอกสารเพิ่มเวลา ในมุมมอง HR หรือ ผู้มีสิทธิเพิ่มเติม 

เอกสารเพิ่มเวลา เป็นการจัดการข้อมูลการเพิ่มเวลาการทำงานของพนักงานช่วงเวลาที่ขาดหายไป โดยผู้ใช้สามารถดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารเวลาได้ ดังนี้

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน 
2. ไปที่เมนูจัดการเอกสาร เลือกหัวข้อ จัดการเพิ่มเวลา
3. ไปที่มุมขวาบนของจอ กดที่ปุ่ม ขอเพิ่มเวลา 
4. เลือกวันที่ที่ต้องการเพิ่มเวลา วันที่ขอเพิ่มเวลาสามารถขอก่อนหน้าและย้อนหลังได้ไม่เกิน 1 วันนับจากช่องวันที่ของเอกสาร และต้องเลือกวันที่ให้สอดคล้องกับวันที่และเวลาด้านล่างด้วย เพราะระบบบจะยึดข้อมูลวันที่จากช่องตรงนี้เป็นหลัก 
5. เลือกสาเหตุในการขอปรับเวลาหรือเพิ่มเวลา เลือกพนักงานท่านที่ต้องการเพิ่มเวลา 

ตัวอย่าง 

พนักงานมีกะงานเข้างาน 8.30 พัก 12.00 ถึง 13.00 และเลิกงาน 17.30 ซึ่งต้องการเพิ่มเวลาทั้งหมด 4 เวลาตามกะงาน 

1. กดปุ่ม เพิ่มเวลา และระบุวันที่ วันที่ต้องสอดคล้องกับวันที่ด้านบนด้วย 
2. ใส่เวลาที่ต้องการเพิ่ม จากตัวอย่างพนักงานท่านนี้ต้องการเพิ่มเวลาอีก 4 เวลา 
3. สามารถกดที่ปุ่มเพิ่มเวลา และใส่วันที่และเวลาที่ต้องการได้เลย
4. ระบบสามารถเพิ่มได้สูงสุด 4 เวลาต่อฉบับเท่านั้น  
5. เมื่อเพิ่มเวลาครบถ้วนให้กดบันทึก รายละเอียดจะแสดงด้านล่าง 

การจัดการกะงานข้ามวัน

ในกรณีที่กะงานเป็นกะข้ามเที่ยงคืนของวันถัดไป ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษในการเพิ่มวันที่

ตัวอย่าง: หากกะงานเข้าวันที่ 18 สิงหาคม (เข้า 22:00 น.) และเลิกงาน 7:00 น. ของวันที่ 19 สิงหาคม

• ถ้าต้องการเพิ่มเวลาขาออก (7:00 น. ของวันที่ 19 สิงหาคม) ต้องเลือกวันที่ด้านบนเป็นวันที่ 18 สิงหาคม ซึ่งเป็นวันที่เข้างานตามกะ
• แต่เวลาด้านล่าง (7:00 น.) ต้องถูกระบุว่าเป็น วันที่ 19 สิงหาคม เพราะ 7:00 น. ถือเป็นเวลาของวันใหม่แล้ว
• หลังจากระบุเวลาที่ขาดหายไปเรียบร้อยแล้ว ให้กด บันทึก

การตรวจสอบและการอนุมัติเอกสาร

เวลาที่เพิ่มเข้าไปจะแสดงในระบบและสามารถนำไปคำนวณได้ ต่อเมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบุคคลหรือผู้มีสิทธิ์แล้วเท่านั้น

• การตรวจสอบหลังบันทึก: ไปที่หน้า คำนวณเงินเดือน เลือก คำนวณเงินเดือนรายบุคคล และเลือกพนักงานที่ต้องการตรวจสอบ หากเอกสารยังไม่ได้รับการอนุมัติ เวลาจะไม่แสดงในระบบ
• หลังจากฝ่ายบุคคลอนุมัติแล้ว เวลาที่ถูกเพิ่มจะแสดงขึ้นในระบบ จากนั้นต้องกด คำนวณ ณ วันนี้ 1 ครั้ง เพื่อให้ระบบประมวลผล

ขั้นตอนการอนุมัติ/ตรวจสอบโดยผู้มีสิทธิ์

• ไปที่เมนู สถานะอนุมัติ เพื่อดูเอกสารที่รอการอนุมัติ
• สามารถเลือก อนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือกด ตรวจสอบ เพิ่มเติมได้ทันที
• ในกรณีที่เอกสารมีหลายฉบับ สามารถเลือกเครื่องหมายถูกหน้ากล่องข้อความเพื่อเลือกสถานะหลายรายการได้
• หากข้อมูลไม่ถูกต้อง ผู้มีสิทธิ์สามารถกดปุ่ม ตรวจสอบ เพื่อส่งเอกสารกลับไปให้พนักงานแก้ไขข้อมูลใหม่ และเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้ง

กลไกการป้องกันการลงเวลาซ้ำ

หากองค์กรมีการตั้งค่าป้องกันการลงเวลาซ้ำไว้ เมื่อเอกสารเพิ่มเวลาถูกอนุมัติแล้ว ระบบจะมีกลไกเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานลงเวลาซ้ำซ้อนในช่วงเวลาที่ขอเพิ่มไว้

• การป้องกันเมื่ออนุมัติล่วงหน้า: หากพนักงานขอเพิ่มเวลาไว้ล่วงหน้าและเอกสารถูกอนุมัติแล้ว ระบบจะไม่ยอมให้มีการลงเวลาซ้ำในช่วงเวลานั้นอีก เช่น หากมีการขอเพิ่มเวลา 13:00 น. และอนุมัติแล้ว พนักงานจะไม่สามารถลงเวลาซ้ำที่ 13:00 น. ผ่านเครื่องลงเวลาหรือแอปพลิเคชันได้อีก
• ช่วงเวลาป้องกัน: หากมีการขอเพิ่มเวลาล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน (เช่น เป็นสัปดาห์) และเอกสารอนุมัติแล้ว ตั้งแต่ช่วงที่ขอจนถึงเวลาที่ระบุในเอกสาร ระบบจะไม่ยอมให้พนักงานลงเวลาในช่วงนั้นได้เลย พนักงานจะสามารถลงเวลาได้อีกครั้งหลังจากพ้นช่วงเวลาที่ขอเพิ่มไว้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
• ระยะเวลาป้องกันนี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของแต่ละองค์กร