บทที่ 6.1 การยื่นเอกสารลางาน

ขั้นตอนการขอเอกสารการลางาน

ขั้นตอนการขอเอกสารการลางาน ในมุมมอง HR หรือ ผู้มีสิทธิ์เพิ่มเติม มีขั้นตอนการเพิ่มเอกสารดังนี้

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน

2. เลือกหัวข้อเมนู จัดการเอกสาร

3. ไปที่หัวข้อ จัดการการลางาน

4. ไปที่มุมขวาของหน้าจอ แล้วกดปุ่ม ขอลางาน

5. เลือกพนักงานที่ต้องการขอลางาน และเลือก ประเภทของการลางาน

6. การทำความเข้าใจโควตาการลา:

• ตัวเลขด้านหน้าในช่องโควตาการลา หมายถึง จำนวนวันที่พนักงานคนนั้นมีการลาไปแล้ว
• ตัวเลขด้านหลังคือ จำนวนโควตาวันลาทั้งหมด ที่พนักงานคนนั้นสามารถลาได้

7. การจัดการเมื่อโควตาไม่พอ:

• หากมีการตั้งค่า ห้ามลาเกินโควตา และพนักงานไม่มีโควตาหรือไม่ได้กำหนดโควตาไว้ พนักงานจะไม่สามารถยื่นเอกสารการลาได้ และระบบจะแจ้งเตือนว่า "เกินจำนวนโควตา"
• อย่างไรก็ตาม หากเป็นสิทธิ์ของ HR สามารถยื่นเอกสารได้ โดยระบบจะแสดงเพียงกล่องข้อความแจ้งเตือนเท่านั้น

8. ระบุรายละเอียดการลา: เมื่อมีโควตาการลาแล้ว ให้เลือก วันที่ต้องการลา (วันเริ่มต้น) และระบุ เวลา จากนั้นเลือก วันที่สิ้นสุด และระบุ เวลาที่สิ้นสุด

9. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพเพิ่มเติม สามารถกรอกข้อมูลและแนบรูปได้

10. เมื่อเรียบร้อยแล้ว กด บันทึก จากนั้นกด ยืนยัน

ข้อควรระวัง: ข้อจำกัดเรื่องเอกสารซ้ำ หากมีเอกสารการลา 2 ฉบับสำหรับวันนั้นแล้ว จะไม่สามารถยื่นเอกสารฉบับที่ 3 ได้ แม้ว่าเวลาในเอกสารจะแตกต่างกันก็ตาม

ขั้นตอนการจัดการและอนุมัติเอกสารการลา

ข้อมูลที่พนักงานขออนุมัติมาจะแสดงอยู่ด้านล่างของหน้าจอ ขั้นตอนการอนุมัติการลา มีดังนี้

1. กดไปที่ปุ่ม ย้อนกลับ

2. ไปที่ช่อง สถานะอนุมัติ หากต้องการตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกสถานะที่ต้องการ (เช่น รออนุมัติ, ไม่อนุมัติ, หรือ อนุมัติ)

3. กด ค้นหา

4. รายละเอียดของรายการที่ รออนุมัติ จะปรากฏขึ้น ซึ่งสามารถกด อนุมัติ ในขั้นตอนนี้ได้ทันที

5. การจัดการเอกสารหลายฉบับ ในกรณีที่มีเอกสารจำนวนมาก สามารถกดเลือกเครื่องหมายถูกที่กล่องข้อความด้านหน้าเพื่อ กำหนดสถานะ (เช่น อนุมัติ) ได้ทีเดียว

6. การตรวจสอบรายละเอียด สามารถกดเข้าไปที่ปุ่ม แสดงข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมด และเลือกดำเนินการ อนุมัติ, ไม่อนุมัติ, หรือ ตรวจสอบ

7. ทางเลือกในการดำเนินการต่อเอกสาร

• อนุมัติ: เมื่อตรวจสอบรายละเอียดแล้วพบว่าถูกต้อง
• ไม่อนุมัติ หรือ ลบเอกสาร: หากไม่ต้องการให้เอกสารมีผล
• ตรวจสอบ: หากข้อมูลไม่ถูกต้อง สามารถกดปุ่มนี้เพื่อ ส่งสารกลับไปให้พนักงานแก้ไข ให้ถูกต้อง และขออนุมัติใหม่ตามปกติ

8. HR หรือผู้มีสิทธิ์ สามารถกด แก้ไขข้อมูล ให้กับพนักงานได้เช่นกัน

9. การติดตามเอกสารที่อนุมัติแล้ว เมื่อกดอนุมัติแล้ว เอกสารจะหายไปจากรายการรออนุมัติ ให้ไปที่ช่องสถานะการอนุมัติ เลือกสถานะ อนุมัติ แล้วกด ค้นหา เพื่อค้นหาเอกสารที่อนุมัติไปแล้ว

10. การส่งกลับไปแก้ไขหลังอนุมัติ หากพบว่าข้อมูลในเอกสารที่อนุมัติไปแล้วไม่ถูกต้อง HR หรือผู้มีสิทธิ์สามารถกดปุ่ม ตรวจสอบ เพื่อส่งเอกสารกลับไปให้พนักงานตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลอีกครั้งได้ เมื่อพนักงานแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่