บทที่ 6.8 เอกสารรับรองเงินเดือน รับรองการทำงาน

เอกสารรับรองเงินเดือนและเอกสารรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่รับรองรายได้และสถานะการทำงานของพนักงาน ซึ่งทั้งสองเอกสารมีขั้นตอนการขอที่คล้ายกัน

การสร้างคำขอเอกสาร มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ไปที่ เมนู การประมวลผลเงินเดือน
2. เลือก เมนู จัดการเอกสาร
3. เลือก เอกสารรับรองการทำงาน (ซึ่งใช้สำหรับออกทั้งเอกสารรับรองเงินเดือนและรับรองการทำงาน)
4. กดที่ปุ่ม ขอเอกสาร ที่มุมขวาของหน้าจอ
5. เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการออกเอกสาร
6. กรอกวัตถุประสงค์ที่พนักงานต้องการขอเอกสาร
7. หากต้องการให้จัดส่งเอกสารไปยังสถานที่พิเศษ สามารถระบุที่อยู่เพิ่มเติมได้
8. เลือกภาษาของเอกสารที่ต้องการออก (ภาษาไทย หรือ ภาษาอังกฤษ)
9. ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยแล้วกด บันทึก และ ยืนยันการเพิ่มเอกสาร

การตรวจสอบและแก้ไข (สถานะ "รออนุมัติ")

หลังจากบันทึกแล้ว ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่ขอไว้ เอกสารจะอยู่ในสถานะ รออนุมัติ ในตอนแรก

1. HR สามารถตรวจสอบสถานะเอกสารได้โดยเลือกช่องสถานะ และเลือกสถานะที่เกี่ยวข้อง เช่น รออนุมัติ, ไม่อนุมัติ, อนุมัติ, ส่งเอกสารแล้ว, หรือ ได้รับเอกสารแล้ว

2. เมื่อเอกสารอยู่ในสถานะ "รออนุมัติ" HR สามารถกดที่ไอคอนตัว i สีฟ้า เพื่อเข้าสู่การกรอกข้อมูลเพิ่มเติม

3. ในหน้านี้ HR สามารถเลือกได้ว่าจะกรอกข้อมูลด้วยตนเอง หรือเลือกการลงลายเซ็น

4. หากเอกสารถูกยกเลิกไปแล้ว สามารถเลือก ไม่อนุมัติ ได้ในขั้นตอนนี้

5. หากพบว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง สามารถกด ตรวจสอบ เพื่อกลับไปแก้ไขและกดบันทึกอีกครั้ง

6. ข้อจำกัดในการแก้ไขในขั้นตอนนี้:

• สำหรับ เอกสารรับรองเงินเดือน สามารถแก้ไขได้เฉพาะชื่อผู้มีอำนาจ, ตำแหน่ง, และหัวข้อเอกสาร
• สำหรับ เอกสารรับรองการทำงาน สามารถระบุระยะเวลาเพิ่มเติมได้ในหน้านี้

7. เมื่อแก้ไขข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้กด บันทึก และยืนยันการบันทึกเอกสาร

การอนุมัติและการส่งเอกสาร

เมื่อเอกสารถูกบันทึกและอนุมัติแล้ว เอกสารจะหายไปจากสถานะ "รออนุมัติ"

1. HR ต้องกลับไปเลือกสถานะ อนุมัติ และกด ค้นหา อีกครั้ง เพื่อดูเอกสารที่อนุมัติแล้ว

2. HR สามารถกดไอคอนสีฟ้าเพื่อเข้าไปตรวจสอบข้อมูล หรือกดแก้ไขได้

3. การแก้ไขเอกสารที่ได้รับการอนุมัติแล้ว:

• สำหรับ เอกสารรับรองเงินเดือน สามารถแก้ไขได้เฉพาะชื่อผู้มีอำนาจ, ตำแหน่ง, หัวเอกสาร, และวันที่
• หนังสือรับรองเงินเดือนบางฉบับอาจไม่มีระยะเวลาของวันที่ให้แก้ไข

4. หลังจากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถกดบันทึก หรือกดปิดหากไม่ต้องการแก้ไข

ขั้นตอนการส่งมอบเอกสาร

1. ต้องกดปุ่ม send หรือ ปุ่มส่งเอกสาร เพื่อส่งเอกสารให้พนักงานผ่านระบบ
2. หากยังไม่กดส่งเอกสาร พนักงานจะเห็นสถานะเป็น "อนุมัติ" แต่จะไม่สามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (PDF Document) ได้
3. การกดส่งเอกสารนี้จะทำให้พนักงานสามารถกดดาวน์โหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และกดยืนยันรับเอกสารได้
4. เมื่อดำเนินการครบถ้วนตามขั้นตอนเหล่านี้ ก็จะสามารถออกเอกสารรับรองเงินเดือนและเอกสารรับรองการทำงานได้อย่างสมบูรณ์

บทสรุป 

การออกเอกสารรับรองเงินเดือนและเอกสารรับรองการทำงานในระบบ HumanSoft ต้องอาศัยการดำเนินการที่เป็นระบบโดยฝ่ายบุคคล โดยเริ่มจากการยื่นคำขอในเมนูประมวลผลเงินเดือน ผ่านขั้นตอนการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลเฉพาะส่วน และสิ้นสุดด้วยการอนุมัติ ความเข้าใจในความแตกต่างของการแก้ไขข้อมูลระหว่างเอกสารทั้งสองประเภทเป็นสิ่งสำคัญ และเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดเอกสารที่อนุมัติแล้วได้ทันที ฝ่ายบุคคลต้องไม่ลืมที่จะดำเนินการขั้นสุดท้ายคือ การกดปุ่มส่งเอกสาร ผ่านระบบ