บทที่ 6.5 เบิกเงินล่วงหน้า

การเบิกเงินล่วงหน้าคือเอกสารที่ใช้สำหรับบันทึกและขออนุมัติการเบิกเงินของพนักงาน ก่อนที่จะถึงรอบการจ่ายเงินเดือนตามปกติ ในมุมมองของฝ่าย HR หรือผู้มีสิทธิ์ จะสามารถจัดการข้อมูลยอดเงินที่ต้องการเบิกให้พนักงานได้ โดยต้องให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท

การเพิ่มเอกสารเพื่อขออนุมัติเงินเบิกล่วงหน้ามีขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน
2. เลือกเมนู จัดการเอกสาร
3. ไปที่ เอกสารเบิกเงินล่วงหน้า
4. กดปุ่ม ขอเงินเบิกล่วงหน้า ซึ่งอยู่ที่มุมขวา
5. เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการเบิกล่วงหน้า
6. เลือกเดือนและวันที่ (ข้อมูลนี้จะปรากฏขึ้นมาโดยอัตโนมัติ)
7. กรอก วงเงินที่ต้องการเบิก
8. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด บันทึก และกด ยืนยัน

คำแนะนำ: ระบบจะไม่สามารถทำการเบิกเงินล่วงหน้าได้ หากยังไม่มีการตั้งค่าวงเงินหรือเงื่อนไขการคำนวณไว้ในระบบก่อน หากต้องการตั้งค่าวงเงินเบิกล่วงหน้าเพิ่มเติม สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อรับคำแนะนำ

การตรวจสอบและดำเนินการเอกสารหลังยื่นเรื่อง

เมื่อกดขออนุมัติยอดเงินเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะเข้าสู่สถานะ รออนุมัติ

การตรวจสอบเอกสารที่รออนุมัติ

สามารถตรวจสอบเอกสารที่รออนุมัติได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกเดือนที่เราเบิกเงินล่วงหน้า
2. เลือกสถานะ รออนุมัติ
3. กด ค้นหา จะพบกับเอกสารที่รอการอนุมัติอยู่ ในกรณีที่มีเอกสารหลายฉบับที่ต้องดำเนินการ สามารถติ๊กเครื่องหมายถูกหน้าแต่ละรายการได้

การดำเนินการกับเอกสาร

HR หรือผู้มีสิทธิ์สามารถเลือกดำเนินการกับเอกสารที่รออนุมัติได้หลากหลายสถานะ:

• อนุมัติ / ไม่อนุมัติ
• ตรวจสอบ
• เลือกกดปุ่ม แสดงข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อดูรายละเอียดของแต่ละเอกสารก่อน แล้วจึงค่อยเลือกสถานะที่ต้องการ

การแก้ไขข้อมูล

หากข้อมูลในเอกสารไม่ถูกต้อง HR หรือผู้มีสิทธิ์สามารถกดปุ่ม แก้ไข เพื่อปรับปรุงยอดเงิน หลังจากแก้ไขยอดเงินแล้ว ให้กดบันทึก เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้น เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่ตามปกติอีกครั้ง

การยกเลิกการเบิก

• •หากกด ไม่อนุมัติ ยอดเงินจะไม่เข้าที่พนักงาน และจะไม่ถูกนำไปหักในระบบ.
• สามารถเลือก ลบเอกสารเบิกเงินล่วงหน้า ออกจากระบบได้ ซึ่งในกรณีนี้เอกสารจะไม่เข้าสู่ระบบ
• เมื่อมีการดำเนินการดังกล่าวแล้ว (อนุมัติ, ไม่อนุมัติ, ลบ) ระบบจะไม่นำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในการคำนวณใด ๆ อีก

บทสรุป

กระบวนการเบิกเงินล่วงหน้าในโปรแกรม HumanSoft เป็นการจัดการยอดเงินล่วงหน้าให้แก่พนักงานที่เริ่มต้นโดยฝ่าย HR ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดก่อนการยื่นเรื่องคือการตั้งค่าวงเงินเบิกในระบบให้เรียบร้อย เมื่อเอกสารเข้าสู่สถานะรออนุมัติ ผู้มีสิทธิ์จะต้องตรวจสอบความถูกต้องและดำเนินการอนุมัติ ข้อควรระวัง ในการใช้โปรแกรมส่วนนี้คือ หากเอกสารเบิกเงินล่วงหน้าได้รับการอนุมัติแล้ว จะไม่มีสิทธิ์ในการลบ แก้ไข หรือยกเลิกเอกสารดังกล่าวได้อีก ดังนั้น การตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้องก่อนกดอนุมัติจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง