นอกจากเรื่อง "เอกสารการลา" แล้ว อีกหนึ่งจุดที่ทำให้ยอดเงินเดือนพนักงานคลาดเคลื่อนได้ง่ายที่สุดก็คือ "เอกสารโอที" (การทำงานล่วงเวลา) เพราะเกี่ยวข้องกับทั้งการลงเวลาทำงาน ประเภทของวัน และการตั้งค่าต่างๆ ในระบบพร้อมกัน หากตรวจสอบไม่ครบทุกจุด อาจทำให้พนักงานได้รับเงินโอทีขาดหรือเกินความเป็นจริงได้

บทความนี้จะพาไปดู 4 เคสที่พบบ่อยที่สุดเรื่องเอกสารโอทีในระบบ HumanSoft พร้อมวิธีตรวจสอบและแก้ไขทีละขั้นตอน

1. ขอโอทีไม่ครอบคลุมเวลาที่ทำงานจริง

พนักงานยื่นเอกสารขอโอทีเข้ามาแล้ว แต่พอระบบคำนวณออกมากลับได้ชั่วโมงโอทีไม่ครบตามที่ทำงานจริง

วิธีตรวจสอบและแก้ไข

1. ให้ HR เข้าไปตรวจสอบการตั้งค่าระบบที่เมนู "กำหนดชั่วโมงโอทีสูงสุด" ก่อน ว่าตั้งเพดานจำกัดไว้กี่ชั่วโมง

2. ปรับแก้ไขค่าดังกล่าวให้ครอบคลุมกับเวลาการทำงานจริงของพนักงาน

3. หากยังมีชั่วโมงที่ขาดอยู่ ให้แนะนำพนักงานยื่น เอกสารโอทีเพิ่มเติม ในส่วนของชั่วโมงที่ยังขาดไป

4. เมื่อปรับชั่วโมงโอทีครอบคลุมแล้ว ให้ไปที่หน้า คำนวณเงินเดือนรายบุคคล เลือกพนักงานที่ต้องการปรับปรุงข้อมูล จากนั้นไปที่ตารางการทำงาน แล้วกด "คำนวณวันนี้" อีกครั้ง รอให้ระบบประมวลผลจนเสร็จสิ้น ระบบจะคิดชั่วโมงโอทีให้ตรงตามเวลาทำงานจริง

2. ขอโอทีแต่ไม่มีการลงเวลาทำงานจริง

พนักงานส่งเอกสารขอโอทีเข้ามาในระบบ แต่เมื่อตรวจสอบแล้วกลับไม่พบ การลงเวลาทำงาน ในช่วงเวลาดังกล่าวเลย ทำให้ระบบไม่สามารถประมวลผลคำนวณโอทีให้ได้

วิธีตรวจสอบและแก้ไข เมื่อ HR ตรวจสอบและยืนยันแล้วว่าพนักงานไม่ได้ทำโอทีจริงตามที่ยื่นขอมา สามารถเข้าไปกด "ไม่อนุมัติเอกสาร" หรือ "ลบเอกสาร" ฉบับนั้นออกได้ทันที

3. ขอเอกสารโอทีผิดประเภท

เคสนี้มักเกิดในวันหยุด ที่พนักงานมีทั้งช่วงเวลาทำงานปกติ (Holiday Regular) และช่วงเวลาล่วงเวลาในวันหยุด (Holiday OT) อยู่ในวันเดียวกัน แต่กลับเลือกประเภทเอกสารสลับกัน ส่งผลให้พนักงานได้รับเงินมากกว่าความเป็นจริง

ตัวอย่าง

• ขอโอที 08:30–17:30 น. เลือกประเภทเป็น "โอทีคูณสาม" → เอกสารฉบับนี้ ผิด ต้องส่งกลับให้พนักงานแก้ไข

• ขอโอที 17:30–22:30 น. เลือกประเภทเป็น "โอทีคูณสาม" → เอกสารฉบับนี้ ถูกต้อง อนุมัติได้ทันที

วิธีตรวจสอบและแก้ไข ให้ HR เข้าไปตรวจสอบการตั้งค่าประเภทโอทีในระบบว่าแต่ละประเภทถูกนำไปใช้กับวันประเภทไหน หรือช่วงเวลาใดบ้าง เพื่อแจ้งเตือนและช่วยพนักงานเลือกประเภทเอกสารให้ถูกต้องสอดคล้องกับวันทำงานจริง

4. เข้าใจหลักการคำนวณเอกสารโอทีของระบบ

หลายคนยังไม่ทราบว่าระบบ HumanSoft คำนวณชั่วโมงโอทีจากอะไรบ้าง หลักการคือระบบจะพิจารณา 3 เงื่อนไข ที่ต้องสัมพันธ์กันพร้อมกัน:

1. การลงเวลาทำงาน (เวลาที่พนักงานลงเวลาเข้า-ออกงานจริง)

2. ช่วงเวลาที่ขอเอกสารโอที

3. การตั้งค่าสูงสุดประจำกะการทำงาน

ระบบจะดึงเฉพาะ ส่วนที่ทับซ้อนกัน ของทั้ง 3 เงื่อนไขนี้มาคำนวณเป็นชั่วโมงโอที แล้วคูณกับอัตราค่าจ้างโอทีให้อัตโนมัติ ถ้าจุดใดจุดหนึ่งไม่สัมพันธ์กัน โอทีก็จะไม่ถูกคำนวณ

ตัวอย่างการคำนวณ

• การลงเวลาทำงาน: 08:30–22:30 น.

• ช่วงเวลาที่ขอเอกสารโอที: 17:30–22:30 น.

• การตั้งค่าสูงสุดประจำกะ: ตั้งไว้ตามจริง (ไม่จำกัด)

เมื่อทั้ง 3 เงื่อนไขทับซ้อนกันในช่วง 17:30–22:30 น. ระบบจะคำนวณชั่วโมงโอทีทั้งหมดได้ 5 ชั่วโมง

สรุปส่งท้าย

ก่อนอนุมัติเอกสารโอทีทุกครั้ง แนะนำให้ตรวจสอบ 3 จุดหลักนี้เสมอ:

หากเข้าใจหลักการทับซ้อนของทั้ง 3 เงื่อนไขนี้ เพียงเท่านี้การจัดการเอกสารโอทีก็จะถูกต้องแม่นยำ และช่วยให้พนักงานได้รับค่าโอทีตรงตามความเป็นจริงทุกเดือน