การเปลี่ยนกะการทำงานเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นในทุกองค์กร แต่ถ้าพนักงานเปลี่ยนกะไม่ถูกวิธี หรือยื่นเอกสารผิดลำดับขั้นตอน ระบบ HumanSoft จะคำนวณเวลาทำงานและโอทีผิดพลาดทันที บทความนี้จะพาไปดู 2 ข้อผิดพลาดหลักที่พบบ่อยที่สุดเรื่อง "เอกสารเปลี่ยนกะการทำงาน" พร้อมวิธีแก้ไข และกฎเหล็กที่ต้องจำให้ขึ้นใจ

1. เปลี่ยนกะการทำงานจริง แต่ไม่มีเอกสารในระบบ

พนักงานมีการเปลี่ยนกะการทำงานจริง แต่ไม่ได้ยื่นเอกสารขอเปลี่ยนกะเข้าระบบ ผลคือข้อมูลการลงเวลาทำงาน รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่ยื่นในวันนั้น จะไม่สัมพันธ์กับกะการทำงานเดิมที่บันทึกไว้ในระบบ ทำให้ระบบประมวลผลเวลาทำงานผิดพลาดทั้งวัน

วิธีแก้ไข

• HR ตรวจสอบและแจ้งเตือนให้พนักงานยื่นเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานให้ครบถ้วน

• หากเป็นกรณีฉุกเฉิน HR สามารถเข้าไปดำเนินการปรับเปลี่ยนกะการทำงานให้พนักงานได้โดยตรงผ่านหน้าเว็บหลังบ้าน

2. ขอเอกสารโอทีก่อนขอเปลี่ยนกะ (ทำให้ขอเปลี่ยนกะไม่ได้)

ข้อผิดพลาดนี้พบบ่อยมาก คือพนักงานยื่นขอเอกสารโอทีไปก่อน โดยยังไม่ได้ยื่นขอเปลี่ยนกะการทำงานให้เรียบร้อย การทำแบบนี้จะทำให้ระบบไม่อนุญาตให้ขอเอกสารเปลี่ยนกะของวันนั้นได้อีก เพราะกะการทำงานเดิมถูกผูกไว้กับเอกสารโอทีที่ยื่นไปแล้ว เมื่อพนักงานย้อนกลับมาขอเปลี่ยนกะภายหลัง ระบบจะขึ้นข้อความแจ้งเตือนปฏิเสธทันที

วิธีแก้ไข (ทำตามลำดับนี้)

1. เข้าไปที่เมนูจัดการเอกสารโอที แล้ว ลบเอกสารโอที ของวันนั้นออกก่อน

2. ให้พนักงานยื่นขอ เอกสารเปลี่ยนกะการทำงาน ใหม่ให้เรียบร้อย

3. รออนุมัติเอกสารเปลี่ยนกะจนสำเร็จ

4. เมื่อกะการทำงานใหม่ได้รับการอนุมัติแล้ว จึงให้พนักงานยื่นขอ เอกสารโอที กลับเข้ามาใหม่อีกครั้ง

กฎเหล็ก: ลำดับขั้นตอนการยื่นเอกสารที่ถูกต้อง

เพื่อไม่ให้เจอปัญหานี้ซ้ำอีก ให้จำลำดับขั้นตอนที่ถูกต้องไว้เสมอ:

ยื่นขอเปลี่ยนกะการทำงาน ➔ รออนุมัติเปลี่ยนกะ ➔ จึงยื่นขอเอกสารโอที

พูดง่ายๆ คือ "เปลี่ยนกะให้สำเร็จก่อน แล้วค่อยขอโอทีทีหลัง" เสมอ หากทำตามลำดับนี้ ระบบจะประมวลผลชั่วโมงการทำงานและชั่วโมงโอทีตามกะการทำงานใหม่ได้อย่างแม่นยำ ไม่มีข้อผิดพลาด

สรุปส่งท้าย

ก่อนอนุมัติหรือยื่นเอกสารเปลี่ยนกะการทำงานทุกครั้ง แนะนำให้ตรวจสอบ:

1. กะการทำงานที่บันทึกในระบบตรงกับที่พนักงานทำงานจริงหรือไม่
2. มีการยื่นเอกสารโอทีค้างอยู่ในวันนั้นหรือไม่ ถ้ามีให้ลบออกก่อนเสมอ
3. ลำดับการยื่นเอกสารเป็นไปตามกฎเหล็ก: เปลี่ยนกะก่อน ➔ ขอโอทีทีหลัง

เพียงตรวจสอบกะการทำงานให้สัมพันธ์กับเวลาจริง และจำลำดับการยื่นเอกสารให้ถูกต้อง การปิดงวดเงินเดือนก็จะเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำในทุกเดือน