บทที่ 6.4 เปลี่ยนกะการทำงานและวันหยุด

เอกสารการเปลี่ยนกะการทำงานและเอกสารเปลี่ยนวันหยุดเป็นเครื่องมือสำหรับจัดการและปรับเปลี่ยนข้อมูลการทำงานของพนักงานในระบบ HumanSoft

• เอกสารการเปลี่ยนกะการทำงาน: ใช้สำหรับการจัดการและปรับเปลี่ยนกะการทำงานของพนักงานจากกะเดิมที่กำหนดในตารางงาน ให้เป็นกะใหม่เฉพาะวันตามความจำเป็น การเปลี่ยนกะนี้ช่วยให้การคิดค่าทำงานล่วงเวลา (OT) และการคำนวณเงินเดือนมีความแม่นยำและตรงกับกะที่ใช้งานจริง
• เอกสารเปลี่ยนวันหยุด: ใช้สำหรับเปลี่ยนวันหยุดของพนักงานจากวันเดิมที่กำหนดไว้ ให้เป็นวันใหม่เป็นการชั่วคราว เช่น เปลี่ยนจากวันอาทิตย์เป็นวันพฤหัสบดีเพื่อเป็นวันหยุดทดแทน

เอกสารทั้งสองประเภทนี้มีขั้นตอนการขอยื่นเอกสารที่เหมือนกัน โดยมีขั้นตอนการเพิ่มเอกสารดังนี้

1. ไปที่ เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2. ไปที่ เมนูจัดการเอกสาร
3. เลือกเมนู จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน หรือ จัดการเปลี่ยนวันหยุด (ในตัวอย่างเลือก จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน)
4. เมื่อเข้าสู่หน้าจอแล้ว ให้ไปที่มุมขวาของจอ และกดที่ ปุ่มเปลี่ยนกะการทำงาน
5. เลือก วันที่ ที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงาน
6. เลือก กะการทำงาน ที่ต้องการเปลี่ยน
7. เลือก พนักงาน ที่ต้องการเปลี่ยนกะ
8. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพประกอบ สามารถแนบเพิ่มเติมได้
9. กด บันทึก เพื่อสร้างเอกสาร รายละเอียดจะแสดงอยู่ที่ด้านล่างของหน้าจอ

ขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร

การอนุมัติเอกสารใช้สำหรับเอกสารที่รอการดำเนินการ โดยมีขั้นตอนดังนี้:

1. กด ย้อนกลับไปที่เมนู
2. ไปที่ สถานการณ์อนุมัติ
3. เลือกสถานะที่ต้องการดู เช่น รออนุมัติ
4. กด ค้นหา ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงาน

ในหน้าการอนุมัตินี้ ผู้มีสิทธิ์สามารถดำเนินการได้หลายอย่าง:

• อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ เอกสารได้ทันที
• กด ตรวจสอบ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม
• ในกรณีที่มีเอกสารหลายฉบับที่ต้องดำเนินการพร้อมกัน สามารถทำได้โดยติ๊กเครื่องหมายถูกที่หน้าแต่ละรายการเพื่อเลือก แล้วกด ดำเนินการพร้อมกัน
• สามารถกดที่ ปุ่มแสดงเพิ่มเติม เพื่อดูรายละเอียดของแต่ละเอกสารก่อน แล้วค่อยเลือกสถานะที่ต้องการ

ข้อจำกัดเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลา (OT)

• หากในวันที่พนักงานขอยื่นเอกสารเปลี่ยนกะการทำงาน มีการยื่นเอกสารทำงานล่วงเวลา (OT) อยู่ ระบบจะไม่สามารถอนุมัติเอกสารเปลี่ยนกะการทำงานได้
• ผู้มีสิทธิ์จะต้องดำเนินการ ลบเอกสารทำงานล่วงเวลา (OT) ออกก่อน เพื่อให้สามารถอนุมัติเอกสารเปลี่ยนกะการทำงานได้

การส่งเอกสารกลับไปแก้ไข

• หากข้อมูลในเอกสารไม่ถูกต้อง ฝ่าย HR หรือผู้มีสิทธิ์สามารถกดปุ่ม ตรวจสอบ เพื่อส่งเอกสารกลับไปให้พนักงานทำการแก้ไข
• เมื่อพนักงานแก้ไขเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้งตามปกติ

การไม่อนุมัติและการลบเอกสาร

• หากกด ไม่อนุมัติ การเปลี่ยนกะการทำงานจะไม่ส่งผลในระบบ และระบบจะยังคงใช้กะเดิมตามตารางงานปกติ
• ผู้มีสิทธิ์สามารถ ลบเอกสารเปลี่ยนกะการทำงาน ออกจากระบบได้ในกรณีที่ไม่ต้องการบันทึกหรือเก็บประวัติการเปลี่ยนกะที่เคยดำเนินการไปแล้ว หากลบเอกสารแล้ว ระบบจะไม่นำการเปลี่ยนแปลงกะนั้นไปใช้ในการคำนวณเวลาหรือบันทึกการทำงานใด ๆ

การจัดการหลังอนุมัติ

• เมื่อกด อนุมัติ และกด บันทึก เรียบร้อยแล้ว เอกสารจะหายไปจากหน้าจอรออนุมัติ

• หากต้องการดูเอกสารที่ได้รับการอนุมัติไปแล้ว สามารถไปเลือกที่สถานะ อนุมัติ และกด ค้นหา