การตั้งค่าประเภทการลา
การตั้งค่าประเภทการลา เป็นการค่าเงื่อนไขในการลาแต่ละประเภทสำหรับพนักงานในบริษัท ซึ่งเงื่อนไขการลาแต่ละประเภทนั้นจะมีเงื่อนไขในการลาไม่เหมือนกัน หรือเงื่อนไขในการได้รับสิทธิการลาหรือโควต้าการลา ที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ล่ะประเภท อีกทั้งสามารถกำหนดการตั้งค่าเงื่อนไขให้มีความสอดคล้องกับนโยบายของแต่บริษัทได้
การตั้งค่าประเภทการลา
การตั้งค่าเงื่อนไขของการลาแต่ละประเภท ให้มาที่เมนูตั้งค่า เลือกตั้งค่าการคำนวณ และเลือกเมนูตั้งค่าประเภทการลา จากนั้นกดที่รูปปากกาแก้ไข ของการลาแต่ละประเภทที่ต้องการ
หากต้องการเพิ่มประเภทการลาขึ้นมาใหม่ให้ทำการกดเปลี่ยนสถานะ N เป็น Y ในประเภทการลาที่ถูกปิดใช้งานอยู่และทำการกด ตกลง
เมื่อทำการกดแก้ไขแล้วจะเข้ามาที่หน้าตั้งค่าประเภทการลาเพื่อตั้งค่าเงื่อนไขในการลา
1.ชื่อการลา/ชื่อการลา (Eng)
จะเป็นการกำหนดชื่อการลาของประเภทนี้ขึ้นมาเพื่อให้แสดงบนระบบและแอปพลิเคชันของพนักงาน
ส่วนชื่อภาษาอังกฤษจะแสดงต่อเมื่อทำการเปลี่ยนภาษาที่โปรแกรมหรือแอปพลิเคชันเป็นภาษาอังกฤษ
2.กำหนดลาล่วงหน้า (วัน)
เป็นกำหนดว่า หากจะขอลางานประเภทนี้จะต้องขอลาล่วงหน้ากี่วัน
หากใส่เป็น 0 พนักงานจะสามารถขอเอกสารเข้ามาได้เลย รวมถึงยังสามารถขอเอกสารการลาย้อนหลังได้อีกด้วย
3.จำนวนวันที่สามารถลาติดต่อกันได้สูงสุด (วัน)
เป็นการกำหนดว่า การลาประเภทนี้สามารถลาติดต่อกันสุดกี่วัน ในการลา 1 ครั้ง
4.จำนวนปีสะสม (ปี)
จะเป็นการสะสมโควต้าการลาหากมีโควต้าการลาคงเหลือจะสามารถนำไปสะสมในปีถัดไปได้
เช่น หากใส่ 1 ปี โควตาคงเหลือในปีปัจจุบันจะไม่ถูกนำไปสะสมในปีถัดไป หากต้องการให้สะสมโควตาคงเหลือจะต้องใส่ 2 ปีขึ้นไป
5.ห้ามลาเกินโควตา
- สถานะ Y หากพนักงานใช้โควตาครบตามที่ได้รับจะไม่สามารถขอการลาเข้ามาได้
- สถานะ N พนักงานจะสามารถขอการลาเกินโควต้าที่พนักงานได้รับได้
6.สะสมวันหยุด
กรณีที่พนักงานลาคร่อมวันหยุด จะให้นำวันหยุดไปตัดโควตาหรือไม่ เช่น วันหยุดของพนักงานคือวันอาทิตย์
- หากเลือกสถานะ Y และพนักงานของลา ในวันเสาร์, วันอาทิตย์ และวันจันทร์ ระบบจะคำนวณ โควตาการลา = 3 วัน
- หากเลือกสถานะ N และพนักงานของลา ในวันเสาร์, วันอาทิตย์ และวันจันทร์ ระบบจะคำนวณ โควตาการลา = 2 วัน
7. การปัดเศษชั่วโมง
Ex. พนักงานลางานไป 2 ชั่วโมง 15 นาที (ชั่วโมงการทำงาน 8 ชม./วัน)
- ไม่ปัดเศษ ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 2 ชั่วโมง 15 นาที
- ปัดให้เต็มครึ่งชั่วโมง ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 2 ชั่วโมง 30 นาที
- ปัดให้ครึ่งวัน/ เต็มวัน ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 4 ชั่วโมง
- ปัดให้เต็มชั่วโมง ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 3 ชั่วโมง
8.เพศ
Ex.ลาคลอดได้เฉพาะเพศหญิง / ลาเกณฑ์ทหารได้เฉพาะเพศชาย
9. นับอายุงานจากวันที่
วันที่เริ่มงาน คือ ให้ระบบเริ่มคำนวณโควตาให้กับพนักงาน โดยนับจากวันที่เริ่มงานของพนักงาน
วันที่บรรจุ คือ พนักงานจะต้องทำงานถึงวันที่บรรจุที่กำหนดไว้ถึงจะได้รับโควตาการลา
10.เฉลี่ยโควตา
สามารถเลือกได้ 3 ประเภทคือ ไม่เฉลี่ย, เฉลี่ยในไตรมาส และเฉลี่ยในปี สามารถดูวิธีการเฉลี่ยนโควตาและการคำนวณแต่ประเภทที่ได้ ที่นี่
11.การแสดงผลโควต้า
จะเป็นการแสดงผลที่เมนูจัดการโควตาการลา วันจะให้แสดงเป็น วัน หรือ ชั่วโมง ของการลานั้น ๆ
การกำหนดโควตาการลา ที่พนักงานจะได้รับ
ส่วนต่อมาจะเป็นการตั้งค่าการหักหรือปรับเงิน รวมทั้งการกำหนดโควตาต่อปี ให้กับพนักงานแต่ละประเภท ซึ่งจะมีพนักงาน 3 ประเภท คือ พนักงานประจำ, พนักงานรายวัน และพนักงานเหมาจ่าย
1.ค่าปรับ
Ex. กรณีพนักงานลาแบบไม่ได้รับค่าจ้างต้องใส่เรทค่าปรับไว้เพื่อนำไปหักออกจากค่าจ้างรายเดือนโดยคิดเป็นจำนวนเท่าของค่าแรงต่อวัน
2.นำไปคำนวณกับภาษี, ประกันสังคม หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
Ex. ระบบจะนำเอาค่าจ้างที่ถูกหัก ไปหักออกจากยอดเงินที่จะนำไปคำนวณประกันสังคมหรือภาษี ตามที่ได้เลือกไว้
3.ตัดโควตาจากวันหยุดพิเศษ
Ex. กรณีพนักงานลาแบบไม่ได้รับค่าจ้าง ต้องใส่เรทค่าปรับไว้เพื่อนำไปหักออกจากโควต้าวันหยุดพิเศษโดยคิดเป็นจำนวนเท่าค่าแรงรายวันของพนักงาน
*หมายเหตุ : หากเลือกใช้เงื่อนไขนี้จะไม่สามารถใช้เงื่อนไขค่าปรับได้ สามารถดูการตั้งค่าการตั้งค่าวันหยุดพิเศษที่นี่
ขั้นตอนถัดมาจะเป็นการตั้งค่าระยะเวลาการทำงาน(เดือน) ที่ได้รับโควตา และโควต้าที่ได้รับของพนักงานต่อปี
Ex.วันที่เริ่มงานงานขอพนักงาน คือ 01/08/2023 โดยเลือกการตั้งค่าเป็น นับอายุงานจากวันที่วันทิ่เริ่มงาน
ตั้งค่า ระยะเวลาทำงาน 0 เดือน พนักงานจะได้รับโควตา 10 วัน/ปี
พนักงานจะได้รับโควต้าการลาในปีนี้เท่ากับ 4 วัน เนื่องจากมีการตั้งค่าให้เฉลี่ยโควตาในปี
สรุปได้ว่า การตั้งค่าประเภทการลาแต่ละประเภทเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากในการขอเอกสารการลาของพนักงาน ซึ่งจะต้องทำการตั้งค่าเงื่อนไขของประเภทการลา และกำหนดโควต้าการให้กับพนักงานให้เรียบร้อยก่อน ที่จะให้พนักงานขอเอกสารการลาเข้ามาในระบบ
เพราะการตั้งค่าเงื่อนไขต่าง ๆ มีผลต่อการคำนวณ ชั่วโมงการลางาน การได้รับเงินหรือการหักเงินของพนักงาน อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าเงื่อนไขประเภทการลาให้ตัดโควต้าจากการสะสมวันหยุดพิเศษไว้อีกด้วย
*หมายเหตุ : หากมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้วค่าต่าง ๆ ของแต่ละประเภทการลาจะต้องทำการกด คืนค่าตั้งต้น ของการลาประเภทนั้นด้วยที่เมนูจัดการโควตาการลาด้วย