ระบบ HumanSoft ไม่ได้คำนวณภาษีด้วยวิธีเดียว นอกจากการคำนวณแบบสะสมรายปีที่ประมาณรายได้ทั้งปีแล้วเฉลี่ยกลับมาเป็นภาษีรายเดือน ยังมีการคำนวณอีกแบบที่ง่ายกว่ามาก คือหักภาษี ณ ที่จ่ายจากยอดในงวดนั้นด้วยอัตราคงที่ ไม่ต้องประมาณรายได้ทั้งปี และไม่มีค่าลดหย่อนเข้ามาเกี่ยวข้องเลย

บทเรียนนี้จะอธิบายว่าการคำนวณแบบ ภ.ง.ด.3 ของระบบทำงานอย่างไร ต่างจาก ภ.ง.ด.1 ตรงไหน มีสองรูปแบบให้เลือกอะไรบ้าง สองรูปแบบนั้นต่างกันที่ฐานการคำนวณอย่างไร และตั้งค่าได้ที่ไหน

เมื่อเรียนจบบทนี้ จะเลือกรูปแบบให้ตรงกับเงื่อนไขขององค์กรได้ และรู้ว่าต้องตรวจอะไรก่อนยืนยันการจ่ายทุกครั้ง

1. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3) คืออะไร

ภ.ง.ด.3 คือภาษีที่บริษัทหักไว้ตอนจ่ายเงิน แล้วนำส่งกรมสรรพากรในนามของผู้รับเงิน จากนั้นจึงออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับเงินเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ในระบบ HumanSoft การคำนวณแบบนี้ใช้กับคนที่มีข้อมูลอยู่ในเมนู “ข้อมูลพนักงาน” แล้วเท่านั้น และต้องเลือกรูปแบบการคำนวณภาษีไว้ในข้อมูลของคนนั้นก่อน

ต่างจาก ภ.ง.ด.1 อย่างไร

ข้อควรรู้ ความต่างที่สำคัญที่สุดคือ ภ.ง.ด.1 คิดจากภาพรวมทั้งปีของคนคนนั้น จึงต้องใช้ทั้งค่าลดหย่อน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และประกันสังคมประกอบ ส่วน ภ.ง.ด.3 คิดจากยอดในงวดนั้นตรง ๆ ไม่มีรายการเหล่านั้นเข้ามาเกี่ยวข้องเลย

2. อัตราภาษีที่ระบบรองรับ

ระบบรองรับการหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละ 3 และใช้ได้เฉพาะในงวดปกติ

เมื่อเลือกประเภทรายได้แล้ว ระบบจะล็อกอัตราให้อัตโนมัติ ผู้ใช้งานไม่ต้องกรอกอัตราเอง

ข้อควรรู้ เพราะระบบล็อกอัตราให้ สิ่งที่ต้องระวังจึงไม่ใช่การกรอกอัตราผิด แต่เป็นการเลือกประเภทรายได้และเลือกรูปแบบการคำนวณให้ถูกตั้งแต่แรก

3. สองรูปแบบการคำนวณ ต่างกันที่ฐานการคำนวณ

ระบบให้เลือกรูปแบบการคำนวณได้สองแบบ เพื่อให้ตรงกับเงื่อนไขของแต่ละองค์กร ทั้งสองแบบใช้อัตราร้อยละ 3 เหมือนกัน ต่างกันที่ว่าจะนำอะไรมารวมเป็นฐานก่อนคูณ

ตั้งค่าได้ที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” โดยเลือกรูปแบบการคำนวณภาษีให้แต่ละคน

ข้อควรระวัง สองรูปแบบนี้ไม่ได้ต่างกันแค่ชื่อ แต่ให้ยอดภาษีคนละจำนวน เพราะฐานที่นำมาคูณต่างกัน แบบรวมเงินเดือนจะได้ยอดภาษีสูงกว่าเสมอเมื่อคนนั้นมีเงินเดือนอยู่ด้วย ให้เลือกให้ตรงกับเงื่อนไขขององค์กรตั้งแต่ตอนบันทึกข้อมูลเข้าระบบครั้งแรก

ข้อควรระวัง รูปแบบนี้ตั้งไว้ที่ข้อมูลของแต่ละคน ไม่ได้เลือกใหม่ทุกครั้งที่บันทึกรายการ ถ้าตั้งไว้ผิด ทุกงวดของคนนั้นจะคำนวณผิดตามไปด้วย

4. เอกสารที่ระบบจัดทำให้

1. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับมอบให้ผู้รับเงิน
2. ไฟล์สำหรับนำส่งกรมสรรพากร

5. สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนยืนยันการจ่ายเงิน

1. ตรวจสอบว่าผู้รับเงินมีข้อมูลอยู่ในเมนู “ข้อมูลพนักงาน” แล้ว
2. ตรวจสอบว่ารูปแบบการคำนวณที่ตั้งไว้ ตรงกับเงื่อนไขขององค์กร
3. ตรวจสอบประเภทของรายได้ที่เลือก
4. ตรวจสอบยอดเงิน ยอดภาษีที่หัก และเอกสารที่ระบบจัดทำ ก่อนยืนยันการจ่ายทุกครั้ง

เคล็ดลับ ข้อ 4 คือด่านสุดท้ายที่แก้ได้ง่ายที่สุด เมื่อยืนยันการจ่ายและออกเอกสารไปแล้ว การแก้จะกระทบทั้งยอดที่จ่ายให้ผู้รับเงินและยอดที่นำส่งกรมสรรพากร

สรุป

• ภ.ง.ด.3 คือภาษีที่หักไว้ตอนจ่ายเงิน แล้วนำส่งกรมสรรพากรในนามของผู้รับเงิน
• ใช้กับคนที่มีข้อมูลอยู่ในเมนู “ข้อมูลพนักงาน” และตั้งรูปแบบการคำนวณภาษีไว้แล้ว
• ระบบรองรับอัตราร้อยละ 3 เฉพาะในงวดปกติ และล็อกอัตราให้อัตโนมัติเมื่อเลือกประเภทรายได้
• ต่างจาก ภ.ง.ด.1 ตรงที่ไม่มีค่าลดหย่อน ไม่ต้องประมาณรายได้ทั้งปี และคูณอัตราครั้งเดียวจบ
• สองรูปแบบต่างกันที่ฐานการคำนวณ แบบรวมเงินเดือนนำเงินเดือนมารวมด้วย ส่วนแบบไม่รวมเงินเดือนใช้เฉพาะรายรับและรายจ่าย
• ตรวจการตั้งค่า ประเภทรายได้ และเอกสารให้ครบก่อนยืนยันการจ่ายทุกครั้ง