บทที่ 8.2 การจัดการวันทำงาน-วันหยุดและการนำเข้า

ขั้นตอนการจัดการวันทำงาน-วันหยุดโดยตรงผ่านระบบ

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

2. เลือก "จัดการเวลา" และเลือกที่หัวข้อ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

3. เมื่อเข้าสู่หน้าจอหลัก ให้เลือกแท็บ จัดการวันหยุด

4. การค้นหาและกรองข้อมูลพนักงาน เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลพนักงานที่ต้องการแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ดังนี้

• โครงสร้างองค์กร: ใช้สำหรับกรองและแสดงข้อมูลพนักงานตามหน่วยงานต่างๆ เช่น สาขา, แผนก, หรือฝ่ายงาน เหมาะสำหรับการแก้ไขข้อมูลพนักงานเป็นกลุ่มย่อยตามโครงสร้างขององค์กร
• ตำแหน่ง: ใช้สำหรับค้นหาและเลือกพนักงานที่ต้องการแก้ไขตามตำแหน่งงานของพนักงาน
• พนักงาน: ใช้สำหรับค้นหาและเลือกพนักงานที่ต้องการแก้ไขเป็นรายบุคคลโดยเฉพาะ เหมาะสำหรับการแก้ไขข้อมูลแบบเจาะจงรายคน
• ไม่ระบุเงื่อนไข (ค้นหาทั้งหมด): หากคลิกปุ่ม "ค้นหา" โดยไม่เลือกเงื่อนไขในตัวกรองใดๆ ระบบจะแสดงข้อมูลกะการทำงานของพนักงานทั้งหมดในบริษัท

5. เมื่อเลือกพนักงานที่ต้องการแก้ไขกะการทำงานเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ช่อง "กรุณาเลือกวันทำงาน - วัหยุด" ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up ขึ้นมาให้เลือก

• วันทำงาน
• วันหยุดนักขัตฤกษ์
• วันหยุดพนักงาน
• วันหยุดพิเศษ

6. หลังจากเลือกวันทำงาน-วันหยุดแล้ว จะมีไอคอน "ลูกศรหมุนวน" ปรากฏขึ้นในแถวของพนักงาน ให้คลิกที่ไอคอนนี้เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงสำหรับวันนั้น

7. เมื่อเปลี่ยนวันหยุด-วันทำงานใหม่แล้ว จะปรากฏ "แถบสีส้ม" ด้านหลังวันที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ยืนยันว่าการแก้ไขได้ถูกเตรียมไว้เพื่อรอการบันทึก

8. หากต้องการกำหนดวันหยุด-วันทำงานเดียวกันให้กับพนักงานทุกคนที่แสดงผลอยู่บนหน้าจอสำหรับวันใดวันหนึ่ง ให้คลิกที่ไอคอน "ลูกศรหมุนวน" ซึ่งอยู่ใน แถวหัวตาราง ของคอลัมน์วันที่นั้นๆ

9. หลังจากทำการแก้ไขข้อมูลทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว คลิกที่ปุ่ม บันทึก เพื่อให้ข้อมูลใหม่ถูกปรับปรุงในระบบอย่างสมบูรณ์

ขั้นตอนการจัดการวันทำงาน-วันหยุดผ่านการนำเข้าไฟล์

การเตรียมไฟล์ Template สำหรับการนำเข้า

1. ที่หน้าจัดการวันทำงาน ให้คลิกปุ่ม "Template" ซึ่งอยู่บริเวณด้านล่างของหน้าจอ เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Microsoft Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูล

2. เมื่อเปิดไฟล์ Template จะพบข้อมูล 3 ส่วนหลักได้แก่ 

• รหัสพนักงาน
• ชื่อพนักงาน
•  โซนของวันที่และวันทำงานและวันหยุด ซึ่งเป็นพื้นที่สำหรับกรอกหรือแก้ไขข้อมูล

3. ในไฟล์ Excel ให้ระบุพนักงานและวันที่ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง 

4. คลิกโดยตรงในเซลล์ที่ตรงกับพนักงานและวันที่ที่ต้องการแก้ไข โดยแต่ละเซลล์จะมีเมนูแบบดรอปดาวน์ (Drop-down) ที่รวบรวมวันทำงาน-วันหยุดทั้งหมดที่มีอยู่ ให้เลือกที่ต้องการจากรายการนี้ 

5. ดำเนินการแก้ไขข้อมูลให้ครบถ้วน จากนั้น บันทึก (Save) ไฟล์ Excel ดังกล่าวลงในคอมพิวเตอร์

การอัปโหลดไฟล์เข้าระบบ

1. หลังจากนั้นให้กลับมาที่หน้าจัดการวันหยุดของระบบ และคลิกที่ปุ่ม "เลือกไฟล์"
2. ค้นหาและเลือกไฟล์ Excel ที่ได้แก้ไขและบันทึกไว้
3. คลิกที่ปุ่ม "อัปโหลด" เพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้าข้อมูล

เมื่อระบบประมวลผลเสร็จสิ้น จะมีหน้าต่าง Pop-up แสดงข้อความ "สำเร็จ" ปรากฏขึ้น พร้อมสรุปผลลัพธ์ว่ามีข้อมูลที่นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และมีข้อมูลที่ผิดพลาดกี่รายการ ซึ่งเป็นการยืนยันว่ากระบวนการอัปโหลดเสร็จสมบูรณ์

การตรวจสอบประวัติการนำเข้า

หากหน้าต่าง Pop-up ยืนยันผล แจ้งว่ามีบางระเบียนข้อมูลเกิดข้อผิดพลาด เมนู "ประวัติการนำเข้า" คือเครื่องมือหลักสำหรับวินิจฉัยปัญหา โดยจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าข้อมูลของพนักงานคนใดที่นำเข้าไม่สำเร็จและสาเหตุคืออะไร ทำให้สามารถแก้ไขและอัปโหลดข้อมูลใหม่ได้อย่างรวดเร็ว โดยคลิกเลือกที่ “ประวัติการนำเข้า”