โปรแกรมบริหารงานบุคคลคืออะไร? ช่วยงาน HR อย่างไร 

โปรแกรม HR คือระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลพนักงาน เวลา ลา เงินเดือน เอกสาร และงานบุคคลในระบบเดียว ช่วยลดการคีย์ข้อมูลและงานซ้ำของ HR ขณะที่พนักงานสามารถทำรายการบางอย่างด้วยตนเอง เช่น ลงเวลา ยื่นลา ตรวจข้อมูล และดูสลิปเงินเดือน ตามฟังก์ชันที่องค์กรเลือกใช้ 

 

โปรแกรม HR คืออะไร? 

โปรแกรม HR หรือโปรแกรมบริหารงานบุคคล คือระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน การลงเวลา การลา เงินเดือน ไปจนถึงการประเมิน การสรรหา และการพัฒนาบุคลากรตามความสามารถของแต่ละระบบ

 

จุดสำคัญของโปรแกรม HR คือช่วยนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบเดียว ลดการจัดเก็บข้อมูลแยกหลายไฟล์ และช่วยให้ HR พนักงาน รวมถึงหัวหน้างานทำงานร่วมกันได้เป็นระบบมากขึ้น

 

โปรแกรม HR มีความสำคัญต่อ HR อย่างไร?

โปรแกรมบริหารงานบุคคล ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการข้อมูล การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลงานพนักงาน ดังนี้

 

1. จัดเก็บข้อมูลพนักงานเป็นระบบ

โปรแกรม HR ช่วยรวบรวมข้อมูลพนักงานไว้ในระบบเดียว เช่น

• ข้อมูลส่วนตัว

• ตำแหน่งและแผนก

• เงินเดือน

• ประวัติการทำงาน

• ประวัติการศึกษา

• การฝึกอบรม

• ข้อมูลภาษีและกองทุน

ทำให้ HR ค้นหา แก้ไข และตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกกว่าการจัดเก็บแยกหลายไฟล์

 

2. ช่วยจัดการเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม

ระบบ HR ที่มี Payroll สามารถช่วยนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาประมวลผล เช่น

• เงินเดือน

• OT

• รายได้และรายหัก

• โบนัส

• ภาษี

• ประกันสังคม

• กองทุน

• สลิปเงินเดือน

ช่วยลดขั้นตอนการสร้างสูตรและการคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง โดย HR ยังคงต้องตรวจสอบข้อมูลก่อนปิดงวด

 

3. จัดการเวลา กะ ลา และ OT

ข้อมูลเวลาทำงานเป็นต้นทางสำคัญของ Payroll ระบบ HR จึงช่วยรวบรวมข้อมูล เช่น

• เวลาเข้า–ออก

• กะการทำงาน

• วันหยุด

• การลา

• OT

• มาสายหรือกลับก่อน

หากข้อมูลเชื่อมต่อกัน HR จะลดขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งก่อนคำนวณเงินเดือน

 

4. ช่วยจัดการการประเมินพนักงาน

โปรแกรม HR บางระบบรองรับการสร้างแบบประเมินและจัดเก็บผลประเมินของพนักงาน ช่วยให้ข้อมูลผลงานอยู่ในระบบและสามารถนำไปใช้ประกอบการพัฒนาบุคลากรได้

 

5. ช่วยจัดการ Recruitment และ Onboarding

ระบบ HR ที่มี Recruitment สามารถช่วยจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครและติดตามกระบวนการรับพนักงานใหม่ รวมถึงส่งต่อข้อมูลเข้าสู่ขั้นตอน Onboarding ได้ตามฟังก์ชันของระบบ

 

6. ช่วยจัดทำรายงาน HR

เมื่อข้อมูลพนักงานอยู่ในระบบเดียว HR สามารถดึงรายงานที่เกี่ยวข้องมาใช้ตรวจสอบหรือประกอบการตัดสินใจได้ง่ายกว่าการรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์

 

โปรแกรม HR มีประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร?

โปรแกรม HR ไม่ได้ช่วยเฉพาะฝ่ายบุคคล แต่ยังช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำรายการบางอย่างด้วยตนเอง

 

1. ยื่นลาและเอกสารออนไลน์

พนักงานสามารถส่งคำขอผ่านระบบแทนการใช้กระดาษหรือส่งข้อความหา HR เช่น ลางาน OT หรือเอกสารต่าง ๆ ตามฟังก์ชันที่องค์กรใช้งาน

 

2. ตรวจสอบเวลาทำงานได้ง่ายขึ้น

พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงาน การลา หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้จากระบบ ลดการสอบถาม HR ทุกครั้งที่ต้องการตรวจข้อมูล

 

3. ดูสลิปเงินเดือนออนไลน์

ระบบที่มี E-Slip ช่วยให้พนักงานเปิดดูสลิปเงินเดือนของตนเองผ่านช่องทางที่ระบบรองรับ ลดขั้นตอนที่ HR ต้องจัดส่งสลิปทีละคน

 

4. ทำรายการ HR ด้วยตนเอง

หากระบบรองรับ Employee Self-Service พนักงานสามารถทำรายการพื้นฐานได้เอง ทำให้ HR ไม่จำเป็นต้องเป็นคนกลางของทุกคำขอ

 

เปรียบเทียบการทำงานแบบเดิมกับการใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคล

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• ระบบ HR ของ HumanSoft มีขั้นตอนการบริการอย่างไร?
• รวมฟังก์ชันเด็ด ของโปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่ HR ต้องใช้
• โปรแกรม HR สำเร็จรูป ตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาช่วยเหลืองาน HR
• โปรแกรม HRM: เครื่องมือสำคัญในการจัดการทรัพยากรมนุษย์
• คำนวณเวลาทำงานง่าย ๆ ด้วยโปรแกรม HR ออนไลน์
• 7 ฟังก์ชันโปรแกรม HR ที่ตอบโจทย์ ในธุรกิจประเภทออฟฟิศ