ข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีเป็นเรื่องเฉพาะตัวของพนักงานแต่ละคน ทั้งสถานะครอบครัว ประกันที่ทำไว้ กองทุนที่ลงทุน ไปจนถึงเงินบริจาค คนที่รู้ข้อมูลเหล่านี้ดีที่สุดคือเจ้าตัว การให้ฝ่ายบุคคลรวบรวมและกรอกแทนทั้งบริษัทจึงใช้เวลามาก และมีโอกาสตกหล่นระหว่างทาง

ระบบ HumanSoft เปิดให้พนักงานบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีของตนเองได้โดยตรง ผ่าน 3 ช่องทาง คือระบบ HRS ทางเว็บ แอปพลิเคชัน HumanSoft และ Line OA บทเรียนนี้จะพาไปดูขั้นตอนของทั้งสามช่องทาง พร้อมข้อควรระวังก่อนกดบันทึก

เมื่อเรียนจบบทนี้ จะแนะนำพนักงานให้บันทึกข้อมูลเองได้ครบทุกช่องทาง และรู้ว่าต้องย้ำเรื่องใดเพื่อไม่ให้ข้อมูลไปอยู่ผิดปีภาษี

การบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีด้วยตัวพนักงานเอง

1. สามช่องทางที่พนักงานบันทึกข้อมูลได้เอง

ทั้งสามช่องทางบันทึกข้อมูลหมวดเดียวกัน และข้อมูลเข้าไปอยู่ที่เดียวกัน พนักงานเลือกช่องทางใดก็ได้ตามความสะดวก

ข้อควรรู้ ชื่อเมนูในแต่ละช่องทางไม่เหมือนกัน ในแอปพลิเคชันใช้ชื่อ “ลดหย่อนภาษี” ส่วนใน Line OA ใช้ชื่อ “ประมาณการลดหย่อนภาษี” เวลาแนะนำพนักงานทางโทรศัพท์ ให้ถามก่อนว่าเขาเปิดจากช่องทางไหน จะได้บอกชื่อเมนูให้ตรง

2. หมวดข้อมูลที่ต้องระบุ

ทุกช่องทางใช้หมวดข้อมูลชุดเดียวกัน 6 หมวด

• สถานะ เช่น โสด หรือสมรส
• ค่าลดหย่อนส่วนตัวและครอบครัว
• ประกัน
• เงินออมและการลงทุน
• สินทรัพย์และมาตรการนโยบายภาครัฐ
• เงินบริจาค

ไม่จำเป็นต้องระบุครบทุกหมวด ให้ระบุเฉพาะหมวดที่ตนเองมีสิทธิ์จริง

3. ช่องทางที่ 1 ระบบ HRS ทางเว็บ

1. เข้าสู่ระบบ HRS ทางเว็บ
2. เข้าเมนู “ข้อมูลของท่าน”
3. เลือก “ข้อมูลส่วนตัว”
4. เปิดแถบ “ภาษี”
5. เลือกปีภาษีที่ต้องการบันทึก
6. กดปุ่ม “แก้ไข”
7. กดปุ่ม “แก้ไข” อีกครั้ง เพื่อเข้าสู่หน้าบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษี
8. ระบุข้อมูลตามหมวดในหัวข้อ 2
9. กดปุ่ม “บันทึก” เพื่ออัปเดตข้อมูลของปีภาษีที่เลือกไว้

ข้อควรระวัง ปีภาษีที่เลือกไว้ในข้อ 5 คือปีที่ข้อมูลจะถูกบันทึกลงไป หากเลือกผิด ข้อมูลจะไปอยู่คนละปีกับที่ต้องการ และจะไม่ถูกนำไปใช้คำนวณภาษีของปีปัจจุบัน

4. ช่องทางที่ 2 แอปพลิเคชัน HumanSoft

1. เข้าใช้งานแอปพลิเคชัน HumanSoft
2. กดไอคอนขีดสามขีด
3. เลือกเมนู “ภาษี”
4. เลือก “ลดหย่อนภาษี”
5. กดปุ่ม “+ ลดหย่อนภาษี” เพื่อเพิ่มข้อมูล
6. ระบุข้อมูลตามหมวดในหัวข้อ 2
7. กดปุ่ม “บันทึก” เพื่ออัปเดตข้อมูลของปีปัจจุบัน

ข้อควรรู้ ช่องทางนี้เพิ่มข้อมูลของปีปัจจุบัน ต่างจากการบันทึกผ่านเว็บที่เลือกปีภาษีได้เองในขั้นตอนแรก หากพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูลของปีอื่น ให้ใช้ช่องทางเว็บแทน

5. ช่องทางที่ 3 Line OA

1. เข้าสู่ Line OA บัญชี @app.humansoft
2. กดไอคอนขีดสามขีด
3. เลือกเมนู “ภาษี”
4. เลือก “ประมาณการลดหย่อนภาษี”
5. กดปุ่ม “+ ประมาณการลดหย่อนภาษี” เพื่อเพิ่มข้อมูล
6. ระบุข้อมูลตามหมวดในหัวข้อ 2
7. กดปุ่ม “บันทึก” เพื่ออัปเดตข้อมูลของปีปัจจุบัน

ข้อควรรู้ ขั้นตอนของช่องทางนี้เหมือนกับแอปพลิเคชันทุกประการ ต่างกันที่ชื่อเมนูและชื่อปุ่มซึ่งใช้คำว่า ประมาณการลดหย่อนภาษี

6. ข้อควรระวังก่อนบันทึก

1. ตรวจสอบปีภาษีให้ถูกต้องก่อนกดบันทึก เพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปคำนวณภาษีของปีที่ต้องการ
2. อัปเดตข้อมูลทุกครั้งเมื่อค่าลดหย่อนเปลี่ยนแปลงระหว่างปี เช่น ทำประกันเพิ่ม หรือมีบุตรเพิ่ม
3. ตรวจสอบเอกสารประกอบให้ครบถ้วนก่อนส่งให้ฝ่ายบุคคล

หมายเหตุ การต้องแนบหรือส่งเอกสารประกอบหรือไม่ ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัท

สรุป

• พนักงานบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีของตนเองได้ 3 ช่องทาง คือระบบ HRS ทางเว็บ แอปพลิเคชัน HumanSoft และ Line OA
• ทุกช่องทางใช้หมวดข้อมูลชุดเดียวกัน 6 หมวด และข้อมูลเข้าไปอยู่ที่เดียวกัน
• ช่องทางเว็บเลือกปีภาษีได้เองก่อนบันทึก ส่วนแอปพลิเคชันและ Line OA บันทึกเข้าปีปัจจุบัน
• เรื่องที่ต้องย้ำกับพนักงานมากที่สุดคือการเลือกปีภาษีให้ถูก และการกลับมาอัปเดตเมื่อข้อมูลเปลี่ยนระหว่างปี