การสร้างรายชื่อพนักงานในรอบการคำนวณ

ภาพรวม

การสร้างรายชื่อพนักงานในรอบการคำนวณ คือ การเพิ่มรายชื่อพนักงานเข้ามาในรอบการคำนวณเงินเดือนที่เปิดไว้แล้ว ทำได้ที่ปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ในหน้ารายชื่อพนักงานของรอบนั้น โดยเลือกได้ 2 แบบ คือ "สร้างรายชื่อ (Only Active)" สำหรับดึงพนักงานที่ยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่เข้ามาทั้งหมด และ "สร้างรายชื่อ (Inactive)" สำหรับเลือกพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้วกลับเข้ามาคำนวณเงินเดือนเป็นรายคน คู่มือนี้สำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล (HR) ที่ดูแลการคำนวณเงินเดือนผ่านแอปพลิเคชัน HumanSoft for HR

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• ดูรายชื่อพนักงานในรอบเดือน — เห็นจำนวนพนักงานที่อยู่ในรอบการคำนวณ พร้อมค้นหาและกรองตามโครงสร้างองค์กร
• สร้างรายชื่อ (Only Active) — ให้ระบบดึงพนักงานที่ยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่เข้ามาในรอบการคำนวณให้ทั้งหมด
• สร้างรายชื่อ (Inactive) — เลือกพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้วเป็นรายคน แล้วนำกลับเข้ามาคำนวณเงินเดือนในรอบนี้
• ตรวจสอบผลหลังสร้างรายชื่อ — ยืนยันว่าจำนวนพนักงานในรอบเพิ่มขึ้นครบก่อนเริ่มคำนวณเงินเดือน

หมายเหตุ: การสร้างรายชื่อเป็นการเพิ่มพนักงานเข้ามาในรอบการคำนวณเท่านั้น ยังไม่ใช่การคำนวณเงินเดือน และแอปพลิเคชันลบรายชื่อพนักงานออกจากรอบการคำนวณไม่ได้ หากต้องการลบ ต้องทำที่ระบบเว็บ

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

สิ่งที่จำเป็น

• เข้าสู่ระบบแอปพลิเคชัน HumanSoft for HR เรียบร้อยแล้ว
• มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูเงินเดือน หากไม่มีสิทธิ์ ระบบจะแสดงข้อความ "คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูนี้"
• มีสิทธิ์ "สร้างรายชื่อ" ในหมวดสิทธิ์การคำนวณเงินเดือน เพิ่มจากสิทธิ์เข้าถึงเมนู
• เดือนที่ต้องการมีรอบการคำนวณเงินเดือนเปิดอยู่แล้ว หากยังไม่มี ให้สร้างรอบการคำนวณของเดือนนั้นก่อน
• รอบการคำนวณของเดือนนั้นยังไม่ปิดงวดบัญชี

สิ่งที่แนะนำ

• ทราบไว้ก่อนว่าจะนำพนักงานกลุ่มใดเข้ามา เพราะการนำพนักงานที่พ้นสภาพแล้วกลับเข้ารอบ ต้องเลือกเป็นรายคน
• หากองค์กรมีพนักงานจำนวนมาก ให้เตรียมเงื่อนไขการกรอง เช่น สาขา ฝ่าย แผนก ส่วน หรือตำแหน่ง ไว้ล่วงหน้า จะค้นหาพนักงานที่ต้องการได้เร็วขึ้น

หมายเหตุ: สิทธิ์เข้าถึงเมนูเงินเดือน กับสิทธิ์ "สร้างรายชื่อ" แยกกัน ไม่ได้มาพร้อมกัน มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูจะเห็นรายชื่อพนักงานในรอบได้ แต่ไม่เห็นปุ่ม "สร้างรายชื่อ" · ผู้ดูแลระบบขององค์กรเป็นผู้กำหนดสิทธิ์นี้ให้

ขั้นตอนการเปิดหน้ารายชื่อพนักงานในรอบเดือน

เริ่มจากเมนูเงินเดือน เลือกรอบการคำนวณที่ต้องการ แล้วเข้าไปที่รายชื่อพนักงานของรอบนั้น

1. กดแท็บ "เงินเดือน" บนแถบเมนูด้านล่าง
2. กดที่รอบการคำนวณของเดือนที่ต้องการ
3. ดูหัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" พร้อมจำนวนพนักงานในวงเล็บ และปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ทางขวา

หน้าที่เปิดขึ้นคือ "รายชื่อพนักงานในรอบเดือน" แถบด้านบนของหน้าจอแสดงชื่อเดือนของรอบ ถัดลงมาเป็นส่วนสรุปยอดของรอบและจำนวนเอกสาร แล้วจึงเป็นหัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" ช่องค้นหา และรายชื่อพนักงานที่อยู่ในรอบ

ด้านบนของหน้าจอมีแถบเลือกงวดสำหรับดูข้อมูลแยกตามงวด ปกติจะมี "รวมทุกงวด" และ "งวดเต็ม" และหากองค์กรตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้ จะมี "งวดที่ 1" "งวดที่ 2" เพิ่มขึ้นมาตามจำนวนงวดที่ตั้งไว้ การเลือกงวดมีผลกับข้อมูลที่แสดงเท่านั้น ไม่มีผลต่อรายชื่อที่ระบบจะสร้าง

ขั้นตอนการสร้างรายชื่อ (Only Active)

ใช้เมื่อต้องการให้ระบบดึงพนักงานที่ยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่เข้ามาในรอบการคำนวณนี้ให้ทั้งหมด

1. กดปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ทางขวาของหัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" แล้วเลือก "สร้างรายชื่อ (Only Active)"
2. อ่านข้อความยืนยันที่ระบบแสดงว่าจะทำอะไรกับรอบการคำนวณนี้
3. กดปุ่ม "ยืนยัน"

เมื่อกดปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ระบบจะแสดงหน้าต่าง "สร้างรายชื่อพนักงาน" ให้เลือก 2 รายการ

เมื่อเลือก "สร้างรายชื่อ (Only Active)" ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่า "ระบบจะสร้างรายชื่อพนักงานที่ยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่ เข้ามาคำนวณเงินเดือน ในรอบการคำนวณนี้" ตรวจสอบข้อความให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "ยืนยัน" แต่หากไม่ต้องการสร้างรายชื่อ ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

หลังกดปุ่ม "ยืนยัน" ระบบจะแสดงแถบสถานะ "กำลังสร้างรายชื่อ..." ที่ด้านล่างของหน้าจอ และดึงรายชื่อพนักงานเข้ามาให้อัตโนมัติ

ตัวอย่างในภาพเป็นรอบการคำนวณที่ยังไม่มีรายชื่อพนักงาน จำนวนที่หัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" จึงแสดงเป็น (0)

ขั้นตอนการสร้างรายชื่อ (Inactive)

ใช้เมื่อต้องการนำพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้ว กลับเข้ามาคำนวณเงินเดือนในรอบนี้ เช่น ต้องจ่ายค่าจ้างงวดสุดท้ายให้พนักงานที่ลาออกไปแล้ว

เริ่มจากกดปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ทางขวาของหัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" แล้วเลือก "สร้างรายชื่อ (Inactive)" ระบบจะเปิดหน้าต่าง "เลือกพนักงาน" ซึ่งแสดงเฉพาะพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้ว จากนั้นทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ค้นหาหรือกรองพนักงานที่ต้องการนำเข้า
2. เลือกพนักงานที่ต้องการ โดยกดที่รายชื่อ หรือกด "เลือกทั้งหมด"
3. กดปุ่ม "นำเข้า" พร้อมจำนวนคนที่เลือกไว้
4. อ่านข้อความยืนยัน แล้วกดปุ่ม "ยืนยัน"

พนักงานในหน้าต่างนี้สังเกตได้จากวงสีแดงรอบรูปโปรไฟล์พร้อมป้าย "ลาออก" และมีวันที่ลาออกกำกับไว้ใต้รายชื่อเป็นตัวอักษรสีแดง ต่างจากพนักงานที่ยังปฏิบัติงานอยู่ซึ่งเป็นวงสีเขียว

ช่องค้นหาใช้ค้นได้จากรหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล และชื่อเล่น ส่วนไอคอนตัวกรองข้างช่องค้นหาใช้กรองตามโครงสร้างองค์กร ได้แก่ สาขา ฝ่าย แผนก ส่วน และตำแหน่ง

บรรทัด "เลือกทั้งหมด" จะเลือกเฉพาะพนักงานที่แสดงอยู่ในหน้าจอขณะนั้น หากมีการค้นหาหรือกรองไว้ ส่วนข้อความ "ทั้งหมด ... คน" ทางขวาคือจำนวนพนักงานที่แสดงอยู่ตามเงื่อนไขปัจจุบัน

ปุ่มด้านล่างจะแสดงจำนวนที่เลือกไว้ เช่น "นำเข้า 3 คน" และกดได้ต่อเมื่อเลือกพนักงานอย่างน้อย 1 คน เมื่อกดแล้ว ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่า "ระบบจะสร้างรายชื่อพนักงานที่เลือก ... คน กลับมาคำนวณเงินเดือน ในรอบการคำนวณนี้" ตรวจสอบจำนวนให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "ยืนยัน" แต่หากไม่ต้องการสร้างรายชื่อ ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

ผลลัพธ์เมื่อสร้างรายชื่อสำเร็จ

หลังกดปุ่ม "ยืนยัน" ระบบจะแสดงความคืบหน้าที่ด้านล่างของหน้าจอ แล้วโหลดรายชื่อพนักงานในรอบใหม่ให้เอง ตรวจข้อมูล 2 ส่วนนี้ก่อนเริ่มคำนวณเงินเดือน

1. แถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าจอ — แสดง "สร้างรายชื่อสำเร็จ" เมื่อเลือกแบบ Only Active และแสดง "นำเข้าสำเร็จ" เมื่อเลือกแบบ Inactive จากนั้นแถบจะหายไปเอง
2. จำนวนพนักงานในรอบเดือน — ตัวเลขในวงเล็บท้ายหัวข้อ "พนักงานในรอบเดือน" และรายชื่อด้านล่างจะอัปเดตตามรายชื่อที่เพิ่มเข้ามา

ระหว่างที่ระบบกำลังทำงาน แถบสถานะจะแสดงเป็น "กำลังสร้างรายชื่อ..." หรือ "กำลังนำเข้ารายชื่อพนักงาน..." ตามแบบที่เลือกไว้ ในช่วงนี้ยังไม่ต้องทำอะไร

การสร้างรายชื่อแบบ Only Active ทำงานเป็นงานเบื้องหลัง รายชื่อจึงอาจยังไม่ขึ้นครบทันทีที่แถบสถานะแสดงว่าสำเร็จ ให้ดึงหน้าจอลงเพื่อโหลดข้อมูลใหม่อีกครั้ง ตัวเลขจะขึ้นครบเมื่อระบบดึงรายชื่อเสร็จ

กดที่รายชื่อพนักงานเพื่อเปิดข้อมูลเงินเดือนของพนักงานคนนั้น และจัดการข้อมูลในรอบต่อได้

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

กฎที่ระบบบังคับใช้เมื่อสร้างรายชื่อพนักงานในรอบการคำนวณ

ข้อควรระวัง: แอปพลิเคชันลบรายชื่อพนักงานออกจากรอบการคำนวณไม่ได้ หากนำพนักงานเข้ารอบผิดคนหรือผิดรอบ ต้องให้ผู้ดูแลระบบลบให้ที่ระบบเว็บ จึงควรตรวจสอบรอบเดือนที่แถบด้านบนของหน้าจอ และตรวจรายชื่อที่เลือกไว้ให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "ยืนยัน" ทุกครั้ง

คำแนะนำเพิ่มเติม

รายละเอียดการใช้งานที่ควรรู้

• การสร้างรายชื่อเป็นการเพิ่มพนักงานเข้ามาในรอบการคำนวณเท่านั้น ไม่ใช่การคำนวณเงินเดือน ยอดเงินของพนักงานที่เพิ่งเพิ่มเข้ามาจึงยังเป็นค่าเริ่มต้นจนกว่าจะสั่งคำนวณ
• เมื่อสร้างรายชื่อสำเร็จ ระบบจะสร้างข้อมูลรายวันของพนักงานคนนั้นในรอบให้ด้วย จึงตรวจสอบเวลาการทำงานและจัดการเอกสารของพนักงานได้
• พนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานแล้วจะไม่ถูกดึงเข้ามาจากการสร้างรายชื่อแบบ Only Active ต้องใช้แบบ Inactive และเลือกเป็นรายคน
• สามารถดึงหน้าจอลงบนรายชื่อพนักงานในรอบเพื่อโหลดข้อมูลใหม่จากระบบได้
• วันที่ทุกจุดในแอปพลิเคชันแสดงเป็นปีคริสต์ศักราช (ค.ศ.)

เคล็ดลับการใช้งาน

คำแนะนำ: ตรวจสอบชื่อเดือนที่แถบด้านบนของหน้าจอให้ตรงกับรอบที่ต้องการก่อนกดปุ่ม "สร้างรายชื่อ" ทุกครั้ง เพราะระบบจะเพิ่มรายชื่อเข้ารอบที่กำลังเปิดอยู่

คำแนะนำ: เมื่อนำพนักงานที่พ้นสภาพแล้วกลับเข้ารอบ ให้ใช้ตัวกรองหรือช่องค้นหาช่วยจำกัดรายชื่อก่อนกด "เลือกทั้งหมด" เพื่อไม่ให้นำพนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาในรอบ

สรุป: เจ้าหน้าที่ HR เพิ่มรายชื่อพนักงานเข้ารอบการคำนวณเงินเดือนได้เองจากแอปในมือ ทั้งการดึงพนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่เข้ามาทั้งหมด และการเลือกพนักงานที่พ้นสภาพแล้วกลับเข้ามาเป็นรายคน พร้อมคำนวณเงินเดือนต่อได้

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: "สร้างรายชื่อ (Only Active)" กับ "สร้างรายชื่อ (Inactive)" ต่างกันอย่างไร?

ตอบ: "สร้างรายชื่อ (Only Active)" ให้ระบบดึงพนักงานที่ยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่เข้ามาในรอบการคำนวณให้ทั้งหมดโดยไม่ต้องเลือกเอง ส่วน "สร้างรายชื่อ (Inactive)" ใช้กับพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้ว และต้องเลือกเป็นรายคนก่อนนำเข้า จึงเหมาะกับกรณีที่ยังต้องจ่ายค่าจ้างงวดสุดท้ายให้พนักงานที่ลาออกไปแล้ว

ถาม: เปิดหน้ารายชื่อพนักงานแล้วไม่เห็นปุ่ม "สร้างรายชื่อ" เกิดจากอะไร?

ตอบ: ปุ่มนี้แสดงเฉพาะผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ "สร้างรายชื่อ" ในหมวดสิทธิ์การคำนวณเงินเดือน ซึ่งแยกจากสิทธิ์เข้าถึงเมนูเงินเดือน กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรเพื่อขอเพิ่มสิทธิ์นี้

ถาม: เห็นปุ่ม "สร้างรายชื่อ" แต่เป็นสีจางและกดไม่ได้?

ตอบ: กรณีนี้รอบการคำนวณของเดือนนั้นปิดงวดบัญชีไปแล้ว จึงแก้ไขข้อมูลในรอบไม่ได้ สังเกตได้จากแถบแจ้ง "ปิดงวดบัญชีแล้ว" ที่ด้านบนของหน้าจอ หากต้องการเพิ่มรายชื่อเข้ารอบนั้น ต้องให้ผู้ดูแลระบบเปิดงวดบัญชีให้ก่อนที่ระบบเว็บ

ถาม: กด "สร้างรายชื่อ (Only Active)" สำเร็จแล้ว แต่จำนวนพนักงานยังไม่เพิ่ม?

ตอบ: การสร้างรายชื่อแบบ Only Active ทำงานเป็นงานเบื้องหลัง รายชื่อจึงทยอยเข้ามาหลังจากแถบสถานะแสดงว่าสำเร็จ ให้ดึงหน้าจอลงเพื่อโหลดข้อมูลใหม่อีกครั้ง หากผ่านไปแล้วจำนวนยังเท่าเดิม แปลว่าพนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่มีรายชื่อครบในรอบนั้นแล้ว

ถาม: ไม่พบพนักงานที่ต้องการในหน้าต่าง "เลือกพนักงาน" ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: หน้าต่างนี้แสดงเฉพาะพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานไปแล้วเท่านั้น หากพนักงานคนนั้นยังคงสถานะปฏิบัติงานอยู่ ให้ใช้ "สร้างรายชื่อ (Only Active)" แทน และหากค้นหาไว้หรือกรองไว้ ให้ล้างเงื่อนไขการค้นหาและตัวกรองก่อน แล้วจึงค้นหาใหม่อีกครั้ง

ถาม: นำเข้าพนักงานหลายคน แต่ได้ไม่ครบตามจำนวนที่เลือก?

ตอบ: ระบบนำเข้าทีละคน หากพนักงานคนใดมีรายชื่ออยู่ในรอบการคำนวณนี้อยู่แล้ว ระบบจะข้ามคนนั้นไปและทำคนถัดไปต่อ จึงได้จำนวนไม่ครบตามที่เลือกไว้ ให้ตรวจสอบรายชื่อในรอบอีกครั้งหลังนำเข้าเสร็จ

ถาม: กดยืนยันแล้วระบบแจ้ง "สร้างรายชื่อไม่สำเร็จ" เกิดจากอะไร?

ตอบ: ระบบใช้ข้อความนี้ทั้งแบบ Only Active และแบบ Inactive จึงต้องดูว่ากดมาจากแบบใด

• แบบ Only Active — พบเมื่อระบบกำลังสร้างรายชื่อของเดือนเดียวกันค้างอยู่ ให้รอจนรอบเดิมทำงานเสร็จ แล้วดึงหน้าจอลงเพื่อโหลดข้อมูลใหม่ก่อนลองอีกครั้ง
• แบบ Inactive — พบเมื่อระบบนำเข้าไม่สำเร็จเลยสักคน กรณีที่พบคือรอบการคำนวณของเดือนนั้นไม่ได้เปิดอยู่แล้ว ให้กลับไปที่เมนูเงินเดือนเพื่อตรวจสอบว่ารอบเดือนนั้นยังเปิดอยู่ แล้วลองใหม่อีกครั้ง

หากยังพบข้อความเดิม กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กร

ถาม: ลบรายชื่อพนักงานออกจากรอบการคำนวณผ่านแอปพลิเคชันได้หรือไม่?

ตอบ: ไม่ได้ แอปพลิเคชันเพิ่มรายชื่อพนักงานเข้ารอบการคำนวณได้เท่านั้น การลบรายชื่อพนักงานออกจากรอบต้องทำที่ระบบเว็บ