คู่มือการใช้งานจดหมายเตือน บน LINE OA สำหรับพนักงาน
"จดหมายเตือน" คือเมนูย่อยของ "การประเมิน" ที่รวมจดหมายเตือนของพนักงานเองไว้เป็นรายการ พร้อมรายละเอียด รูปภาพประกอบ และไฟล์แนบของแต่ละฉบับ เข้าใช้งานได้จากเมนูลิ้นชักด้านขวา แล้วเลือก "การประเมิน" จากนั้นกด "จดหมายเตือน" คู่มือนี้อธิบายการอ่านรายการ การเปิดรายละเอียดทีละฉบับ การดูรูปภาพแบบเต็มหน้าจอ และการเปิดไฟล์แนบ เป็นหน้าอ่านอย่างเดียว ไม่มีการกรอกหรือแก้ไขข้อมูล
สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้
- อ่านรายการจดหมายเตือน — เรื่องและวันที่ของแต่ละฉบับ
- เปิดรายละเอียดทีละฉบับ — วันที่และเนื้อหาที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้
- ดูรูปภาพประกอบ — แตะเพื่อเปิดแบบเต็มหน้าจอและเลื่อนดูทีละรูป
- เปิดไฟล์แนบ — ไฟล์เอกสารที่แนบมากับจดหมายฉบับนั้น
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน
จำเป็น
- เข้าสู่ระบบผ่าน LINE OA ของ HumanSoft แล้ว ด้วยรหัสพนักงานของตนเอง
- มีจดหมายเตือนของพนักงานในระบบ เมนูเปิดได้ตลอด แต่จะขึ้น "ไม่พบข้อมูล" เมื่อยังไม่มีจดหมายฉบับใด
แนะนำ
- อ่านรายละเอียดให้ครบก่อนทำตามที่จดหมายระบุ เพราะเนื้อหาส่วนสำคัญอยู่ในหน้ารายละเอียด ไม่ใช่หน้ารายการ
- เปิดไฟล์แนบเมื่ออินเทอร์เน็ตเสถียร เพราะไฟล์ถูกเปิดจากระบบ ไม่ได้เก็บไว้ในเครื่อง
ขั้นตอนการใช้งาน
อ่านจดหมายเตือนของตนเอง 4 ขั้นตอน
- เปิดเมนูลิ้นชักด้านขวา กด "การประเมิน" แล้วกด "จดหมายเตือน" ระบบเปิดรายการจดหมายเตือนของพนักงาน
- อ่านแต่ละแถว จะเห็นเรื่องของจดหมายและวันที่ของจดหมายฉบับนั้น
- แตะที่แถว เพื่อเปิดรายละเอียด ซึ่งแสดงบรรทัด "วันที่" และหัวข้อ "รายละเอียด" พร้อมเนื้อหาที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้
- เปิดรูปภาพหรือไฟล์แนบ — แตะรูปในหัวข้อ "รูปภาพ" เพื่อดูแบบเต็มหน้าจอและเลื่อนดูทีละรูป หรือแตะชื่อไฟล์ในหัวข้อ "ไฟล์" เพื่อเปิดเอกสาร
คำแนะนำ: จดหมายบางฉบับมีเฉพาะเนื้อหา ไม่มีรูปภาพหรือไฟล์แนบ หัวข้อที่ไม่มีข้อมูลจะไม่แสดงในหน้ารายละเอียด
ข้อควรรู้และข้อจำกัด
กฎที่ระบบใช้แสดงข้อมูลในหน้านี้
- รายการแสดงเฉพาะจดหมายเตือนของพนักงานเอง ไม่สามารถดูจดหมายของพนักงานคนอื่นจากเมนูนี้ได้
- หัวข้อ "รูปภาพ" และ "ไฟล์" จะขึ้นเฉพาะเมื่อจดหมายฉบับนั้นมีไฟล์แนบจริง ไฟล์ที่ไม่มีที่เก็บในระบบจะถูกข้ามไป
- ถ้าจดหมายฉบับนั้นไม่มีทั้งเนื้อหา รูปภาพ และไฟล์แนบ หน้ารายละเอียดจะขึ้น "ไม่พบข้อมูล"
- รูปภาพเปิดแบบเต็มหน้าจอได้และเลื่อนดูทีละรูปเป็นวงรอบ เลื่อนถึงรูปสุดท้ายแล้วจะกลับมารูปแรก
- ไฟล์แนบถูกเปิดจากระบบผ่านลิงก์ จึงต้องมีอินเทอร์เน็ตตอนกดเปิด และไฟล์จะเปิดในหน้าต่างของ LINE หรือแอปที่รองรับชนิดไฟล์นั้น
- หน้านี้เป็นหน้าอ่านอย่างเดียว ไม่มีปุ่มตอบกลับ รับทราบ หรือแก้ไขจดหมาย
คำแนะนำเพิ่มเติม
คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเตือน
- ข้อมูลทั้งหมดมาจากที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้ในระบบหลังบ้าน หากพบข้อมูลผิดให้ติดต่อฝ่ายบุคคล
- การเปิดอ่านในเมนูนี้ไม่ถือเป็นการลงนามรับทราบ การรับทราบตามระเบียบยังทำตามขั้นตอนของบริษัท
- หากเพิ่งได้รับแจ้งว่ามีจดหมายฉบับใหม่แต่ยังไม่เห็นในรายการ ให้ย้อนกลับไปหน้าการประเมินแล้วเข้าเมนูนี้อีกครั้ง
ข้อควรระวัง: อย่าสรุปเนื้อหาจดหมายจากหน้ารายการเพียงอย่างเดียว เพราะหน้ารายการแสดงแต่เรื่องกับวันที่ รายละเอียดและหลักฐานประกอบอยู่ในหน้ารายละเอียด
สรุป: พนักงานอ่านจดหมายเตือนของตนเองได้ครบทุกฉบับ พร้อมรูปภาพและไฟล์แนบ จาก LINE OA โดยไม่ต้องเข้าระบบหลังบ้าน
ข้อมูลที่แสดงในเมนูจดหมายเตือน
เมื่อเปิดเมนูจดหมายเตือน จะเห็นข้อมูลตามนี้
- รายการจดหมายเตือน เรียงตามที่ระบบส่งมา แต่ละแถวแสดงเรื่องและวันที่
- หน้ารายละเอียด เมื่อแตะที่แถว แสดงบรรทัด "วันที่" และหัวข้อ "รายละเอียด" พร้อมเนื้อหาเต็ม
- หัวข้อ "รูปภาพ" แสดงรูปย่อที่แตะเพื่อดูแบบเต็มหน้าจอได้ (เฉพาะฉบับที่มีรูป)
- หัวข้อ "ไฟล์" แสดงชื่อไฟล์แนบพร้อมคำว่า "เปิดไฟล์" (เฉพาะฉบับที่มีไฟล์)
ข้อควรระวัง: ถ้าหน้ารายการขึ้นว่า "ไม่พบข้อมูล" แปลว่าพนักงานยังไม่มีจดหมายเตือนในระบบ ซึ่งเป็นสถานะปกติ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ถาม: เปิดเมนูจดหมายเตือนแล้วขึ้นว่าไม่พบข้อมูล เพราะอะไร?
ตอบ: พนักงานยังไม่มีจดหมายเตือนในระบบ ซึ่งเป็นสถานะปกติ ถ้าได้รับแจ้งว่ามีจดหมายแล้วแต่ไม่เห็น ให้ย้อนกลับไปหน้าการประเมินแล้วเข้าเมนูนี้อีกครั้ง หรือสอบถามฝ่ายบุคคล
ถาม: จดหมายเตือนที่แนบไฟล์มา เปิดดูได้จากที่ไหน?
ตอบ: แตะที่แถวของจดหมายฉบับนั้นเพื่อเปิดหน้ารายละเอียด แล้วแตะชื่อไฟล์ในหัวข้อ "ไฟล์" ระบบจะเปิดเอกสารให้ ต้องมีอินเทอร์เน็ตตอนกดเปิด
ถาม: หน้ารายละเอียดจดหมายเตือนไม่มีหัวข้อ "รูปภาพ" เลย ผิดหรือไม่?
ตอบ: ไม่ผิด หัวข้อนี้ขึ้นเฉพาะเมื่อจดหมายฉบับนั้นมีรูปแนบจริง ฉบับที่ไม่มีรูปจะไม่แสดงหัวข้อนี้
ถาม: เนื้อหาในจดหมายเตือนไม่ถูกต้อง แก้จากแอปได้ไหม?
ตอบ: ไม่ได้ เมนูนี้เป็นหน้าอ่านอย่างเดียว ข้อมูลมาจากที่ฝ่ายบุคคลบันทึกไว้ในระบบหลังบ้าน ให้ติดต่อฝ่ายบุคคลเพื่อแก้ที่ต้นทาง
ถาม: เปิดอ่านจดหมายเตือนในแอปแล้วถือว่ารับทราบแล้วหรือไม่?
ตอบ: ไม่ถือเป็นการลงนามรับทราบ เมนูนี้ไม่มีปุ่มรับทราบหรือตอบกลับ การรับทราบตามระเบียบยังต้องทำตามขั้นตอนของบริษัท
ถาม: ดูจดหมายเตือนของลูกทีมจากเมนูนี้ได้ไหม?
ตอบ: ไม่ได้ เมนูนี้แสดงเฉพาะจดหมายของพนักงานเอง การดูจดหมายของพนักงานคนอื่นต้องทำผ่านระบบหลังบ้านตามสิทธิ์ที่ได้รับ
