ทุกต้นปี ฝ่ายบุคคลต้องรวบรวมเอกสารลดหย่อนภาษีจากพนักงานทั้งบริษัท ทั้งข้อมูลครอบครัว ประกัน กองทุน ไปจนถึงเงินบริจาค ข้อมูลชุดนี้คือสิ่งที่ระบบใช้คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงานแต่ละคน หากบันทึกไม่ครบ ยอดภาษีที่หักในสลิปเงินเดือนก็จะไม่ตรงกับสิทธิที่พนักงานมีอยู่จริง

บทเรียนนี้จะพาไปบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีในระบบ HumanSoft ทั้งสองวิธี คือการเพิ่มข้อมูลให้พนักงานรายบุคคล และการนำเข้าข้อมูลพร้อมกันทั้งองค์กรด้วยไฟล์เอกซ์เซล พร้อมข้อควรรู้เรื่องการแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าไปแล้ว

1. ค่าลดหย่อนภาษีคืออะไร

ค่าลดหย่อนภาษี คือสิทธิที่กฎหมายกำหนดให้ผู้มีเงินได้นำมาหักออกจากรายได้ ทำให้เงินได้สุทธิที่ใช้คำนวณภาษีลดลง ผลคือพนักงานเสียภาษีตามสิทธิที่ตนเองมีอยู่จริง

ในระบบ HumanSoft ฝ่ายบุคคลเป็นผู้บันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีให้พนักงานโดยตรง เพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปใช้คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ข้อควรรู้ หากไม่ได้บันทึกข้อมูลส่วนนี้ ระบบจะคำนวณภาษีจากข้อมูลเท่าที่มีอยู่ ยอดภาษีที่ได้จึงอาจสูงกว่าสิทธิจริงของพนักงาน ควรบันทึกให้ครบก่อนคำนวณเงินเดือนของงวดนั้น

2. สองวิธีในการบันทึกข้อมูล

การเพิ่มข้อมูลรายการลดหย่อนภาษีให้พนักงาน ทำได้ 2 วิธี

วิธี เหมาะกับ

1. เพิ่มข้อมูลให้พนักงานรายบุคคล เพิ่มหรือแก้ไขทีละคน เช่น พนักงานเข้าใหม่ หรือพนักงานส่งเอกสารเพิ่มระหว่างปี

2. นำเข้าข้อมูลพร้อมกันทั้งองค์กร บันทึกให้พนักงานจำนวนมากพร้อมกันในรอบเดียว เช่น ตอนเก็บเอกสารต้นปี

ข้อควรรู้ ไม่ว่าจะบันทึกด้วยวิธีใด การแก้ไขข้อมูลภายหลังต้องทำที่ข้อมูลของพนักงานรายบุคคลเสมอ รายละเอียดอยู่ในหัวข้อ 5

3. วิธีที่ 1 การเพิ่มข้อมูลให้พนักงานรายบุคคล

เหมาะกับกรณีที่ต้องการเพิ่มหรือแก้ไขค่าลดหย่อนภาษีให้พนักงานทีละคน

เข้าเมนู “ข้อมูลองค์กร”
เลือก “ข้อมูลพนักงาน”
เลือกพนักงานที่ต้องการบันทึกข้อมูล
เปิดแถบ “ภาษี”
เลือกปีภาษีที่ต้องการบันทึก
กดปุ่ม “แก้ไข”
กดปุ่ม “แก้ไข” อีกครั้ง เพื่อเข้าสู่หน้ากรอกข้อมูลลดหย่อนภาษี
ระบุข้อมูลตามหมวดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนนั้น โดยมี 6 หมวด ได้แก่

สถานะ

ค่าลดหย่อนส่วนตัวและครอบครัว

ประกัน

เงินออมและการลงทุน

สินทรัพย์และมาตรการนโยบายภาครัฐ

เงินบริจาค

กดปุ่ม “บันทึก” เพื่ออัปเดตข้อมูลของปีภาษีที่เลือกไว้

ข้อควรระวัง ข้อมูลจะถูกบันทึกเข้ากับปีภาษีที่เลือกไว้ในข้อ 5 เท่านั้น ไม่ได้ถูกนำไปใช้ต่อในปีถัดไปโดยอัตโนมัติ หากเลือกปีผิด ข้อมูลจะไปอยู่คนละปีกับที่ต้องการ

เคล็ดลับ ไม่จำเป็นต้องกรอกครบทุกหมวด ให้กรอกเฉพาะหมวดที่พนักงานมีสิทธิ์จริง และไล่ตามลำดับหมวดบนหน้าจอ เพราะเอกสารที่พนักงานส่งมามักปะปนกันมาเป็นชุด การไล่ตามหมวดช่วยไม่ให้ตกหล่น

4. วิธีที่ 2 การนำเข้าข้อมูลพร้อมกันทั้งองค์กร

เหมาะกับองค์กรที่ต้องการบันทึกข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีให้พนักงานจำนวนมากพร้อมกัน ช่วยลดเวลาเมื่อเทียบกับการเข้าไปกรอกทีละคน

เข้าเมนู “ข้อมูลองค์กร”

เลือก “ข้อมูลพนักงาน”

เข้าเมนูย่อย “ลดหย่อนภาษี”

เลือกตัวกรองโครงสร้างองค์กร ในส่วนที่ 1 ของหน้า

เลือกปีภาษีที่ต้องการบันทึก

กดดาวน์โหลดแบบฟอร์ม ระบบจะดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์เอกซ์เซล

ระบุข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีของพนักงานแต่ละคนลงในไฟล์

บันทึกไฟล์

เลือกไฟล์ที่ระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

กดอัปโหลดไฟล์ เป็นอันเสร็จสิ้น

ข้อควรระวัง ตัวกรองโครงสร้างองค์กรในข้อ 4 เป็นตัวกำหนดว่ารายชื่อพนักงานกลุ่มใดจะปรากฏในไฟล์ที่ดาวน์โหลด หากเลือกกว้างเกินไปจะได้รายชื่อที่ไม่เกี่ยวข้องติดมาด้วย หากเลือกแคบเกินไปจะไม่มีรายชื่อของคนที่ต้องการบันทึก ให้เลือกตัวกรองและปีภาษีให้เรียบร้อยก่อนกดดาวน์โหลดทุกครั้ง

เคล็ดลับ ตรวจทานข้อมูลในไฟล์ให้เรียบร้อยก่อนอัปโหลด เพราะการแก้ไขหลังนำเข้าต้องกลับไปทำทีละคน ซึ่งใช้เวลามากกว่าการตรวจไฟล์ในรอบเดียว

5. การแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าไปแล้ว

หากนำเข้าข้อมูลไม่ถูกต้องและต้องการแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าไปในครั้งนั้น ให้กลับไปลบข้อมูลที่ข้อมูลลดหย่อนภาษีของพนักงานรายบุคคลเท่านั้น

เข้าถึงได้ตามขั้นตอนข้อ 1 ถึงข้อ 7 ของหัวข้อ 3

ข้อควรระวัง นี่คือจุดที่พลาดกันบ่อยที่สุดของบทนี้ เพราะผู้ใช้งานมักเข้าใจว่าการอัปโหลดไฟล์ชุดใหม่ทับลงไปจะแก้ข้อมูลเดิมให้เอง

สรุป

ข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีคือข้อมูลตั้งต้นที่ระบบใช้คำนวณภาษีของพนักงาน ยิ่งบันทึกครบ ยอดภาษีในสลิปเงินเดือนยิ่งตรงกับสิทธิจริง

เลือกวิธีตามขนาดของงาน ทำทีละคนใช้วิธีที่ 1 ทำหลายคนพร้อมกันใช้วิธีที่ 2

ข้อมูลผูกกับปีภาษีที่เลือกไว้ ขึ้นปีใหม่ต้องเข้าไปตรวจสอบและบันทึกใหม่

การแก้ไขข้อมูลภายหลัง ไม่ว่าจะบันทึกมาด้วยวิธีใด ต้องทำที่ข้อมูลของพนักงานรายบุคคลเสมอ