โครงสร้างองค์กร
โครงสร้างองค์กร คือการกำหนดแผนผังและลำดับชั้นบริหารภายในบริษัท เพื่อระบุว่าองค์กรประกอบด้วยกี่สาขา แผนก หรือหน่วยงานใดบ้าง รวมถึงเป็นที่สำหรับใส่ข้อมูลสำคัญของบริษัท เช่น ที่อยู่, ข้อมูลบัญชีธนาคาร และโลโก้ โดยระบบ HumanSoft รองรับการจัดโครงสร้างได้สูงสุดถึง 5 ระดับ ดังนี้: บริษัท, สำนักงานสาขา, แผนก, ฝ่ายงาน และหน่วยงาน
เงื่อนไขการใช้งาน
- ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin)
- เตรียมข้อมูลพื้นฐานของบริษัทให้พร้อม (ที่อยู่, เลขผู้เสียภาษี, โลโก้, ข้อมูลบัญชีธนาคาร)
- วางแผนผังโครงสร้างแต่ละระดับไว้ล่วงหน้าเพื่อให้การคีย์ข้อมูลรวดเร็วขึ้น
ขั้นตอนการเริ่มสร้างโครงสร้างองค์กร
1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือก "ตั้งค่าเริ่มต้น"
3. คลิกเลือก "โครงสร้างองค์กร" ในส่วนของข้อมูลองค์กร
4. คลิกสัญลักษณ์ "+" (เพิ่ม) เพื่อสร้างส่วนงานที่ต้องการ
5. กรอกข้อมูลตามหัวข้อที่ระบบกำหนดให้ครบถ้วน (ชื่อไทย/อังกฤษ, รหัสส่วนงาน, ที่อยู่)
6. ตรวจสอบความถูกต้องและกดปุ่ม "บันทึก"
การจัดการข้อมูล
- รหัสโครงสร้าง: ต้องกำหนดให้ไม่ซ้ำกัน เพื่อป้องกันการสับสนของข้อมูลในระบบและรายงาน
- ลำดับชั้น: การเพิ่มระดับที่เล็กลงไป (เช่น แผนก) จะต้องระบุภายใต้โครงสร้างที่ใหญ่กว่าเสมอ (เช่น สำนักงานสาขา)
หากต้องการดูวิธีเชื่อมโยงโครงสร้างองค์กรกับ "โครงสร้างตำแหน่ง" สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์ด้านล่าง:
- [คลิกที่นี่] เพื่อดูคู่มือโครงสร้างองค์กรอย่างละเอียด
- [คลิกที่นี่] เพื่อดูคู่มือโครงสร้างองค์กรและโครงสร้างตำแหน่งอย่างละเอียด
คำแนะนำ:
- หากลบโครงสร้างใดๆ ออกจากระบบ พนักงานที่เคยอยู่ในโครงสร้างนั้นจะกลายเป็น "พนักงานที่ไม่มีสังกัด" ทันที และคุณจะต้องเข้าไปกำหนดโครงสร้างใหม่ให้พนักงานเหล่านั้นรายคน
- สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลาโดยคลิกไอคอน "รูปปากกา" * โลโก้บริษัท: ควรใช้ไฟล์ภาพที่มีความละเอียดเหมาะสมเพื่อให้แสดงผลบนสลิปเงินเดือนได้อย่างสวยงาม
องค์กรจะมีแผนผังที่ชัดเจน ข้อมูลบริษัทจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติในรายงานภาษี, รายงานประกันสังคม, และสลิปเงินเดือนของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้การดึงรายงานสรุปผลรายแผนกมีความแม่นยำ
FAQ (คำถามที่พบบ่อย)
Q: โครงสร้างองค์กรเรียงลำดับจากอะไร?
- A: โครงสร้างองค์กร จะเรียงลำดับจากภาพรวมที่ใหญ่ที่สุดไปยังหน่วยงานที่เล็กที่สุด ซึ่งเป็นการกำหนดโครงสร้างภายในของบริษัท ว่าประกอบไปด้วยสำนักงานสาขาอะไรบ้าง ในแต่ละสาขา มีฝ่ายงาน หรือหน่วยงานใดบ้าง
Q: เมื่อแก้ไขโครงสร้างองค์กร มีกระทบอย่างไรบ้าง?
- A: เมื่อทำการลบ/แก้ไข โครงสร้างองค์กร หรือ โครงสร้างตำแหน่ง สิ่งหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นได้ คือ รายชื่อพนักงานอาจตกหล่นไปอยู่ที่หน้า "นำเข้าข้อมูลพนักงาน"
Q: สามารถเพิ่มบัญชีของ "บริษัทนำจ่าย" ในโครงสร้างองค์กรได้อย่างไร?
- A: การเพิ่มบัญชีบริษัทนำจ่าย สามารถดำเนินการได้ โดยคลิกที่ไอคอน "ปากกาแก้ไข" ด้านหลังชื่อบริษัทที่ต้องการเพิ่มบัญชี
