สรุปเนื้อหา
+การกรอกรายรับรายจ่าย
เราจะมาเรียนรู้วิธีการบันทึกรายรับและรายจ่ายในงวดพิเศษ ซึ่งระบบรองรับการบันทึกข้อมูล 2 รูปแบบ
1.การกรอกรายรับรายจ่ายในงวดพิเศษ
1.มาที่งวดพิเศษที่ทำการสร้างขึ้นมา หรือต้องการแก้ไขข้อมูล
2.ต่อมาให้กดที่ “ไอคอนดินสอ” เพื่อทำการแก้ไข
3.หลังจากนั้นมาเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ และกรอกจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับ
4.หากต้องการคำนวณภาษีในงวดพิเศษด้วย สามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณภาษี ภงด.1 หรือหัก ณ ที่จ่าย อย่างใดอย่างหนึ่ง
5.หลักจากนั้นตรวจสอบจำนวนเงินคงเหลือที่พนักงานจะได้รับจากงวดพิเศษที่คอลัมน์ คงเหลือ
6.กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี)
7.เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น ให้ทำการกด “บันทึก”
2.การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel
1.มาที่งวดพิเศษที่ทำการสร้างขึ้นมา หรือต้องการแก้ไขข้อมูล
2.กด แก้ไข
3.กดที่ปุ่ม Template (สีฟ้า) เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel.
4.หลังจากนั้นจะได้รับไฟล์ “นำเข้าข้อมูลงวดพิเศษ.xlxs” เพื่อนำไปกรอกจำนวนเงินที่พนักงาจะได้รับ ในรายการรายรับรายจ่ายที่ต้องการ
5. หากต้องการคำนวณภาษีในงวดพิเศษด้วย สามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณภาษี ภงด.1 หรือหัก ณ ที่จ่าย อย่างใดอย่างหนึ่ง
6. กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี)
7. ตรวจสอบความถูกต้องให้เรียบร้อย บันทึกไฟล์
8. หลังจากนั้นกลับมาที่งวดพิเศษในระบบ กดปุ่ม เลือกไฟล์ เพื่อนำเข้าข้อมูล
9. เมื่อนำเข้าไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะมีหน้าแสดงข้อมูลตัวอย่าง (Preview) เพื่อยืนยันการนำเข้าข้อมูล
10. สุดท้ายกดปุ่มยืนยันนำเข้าข้อมูล (สีฟ้า) จากจำนวนรายการที่สามารถนำข้อมูลเข้าสู่ระบบได้
11.หากนำเข้าข้อมูลใหม่โดยใช้ รหัสพนักงานเดิม
ข้อควรระวัง:
1. ข้อมูลที่เคยบันทึกไว้ จะถือว่าเป็นการอัปเดตข้อมูล และ แทนที่ข้อมูลเดิมด้วยข้อมูลล่าสุด
โดยอัตโนมัติ ดังนั้น ก่อนนำเข้าไฟล์ทุกครั้ง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่ต้องการอัปเดตจริง
2. กรณีที่หากในไฟล์นำเข้าข้อมูลไม่ได้ระบุจำนวนเงิน หรือปล่อยช่องจำนวนเงินว่าง ระบบจะ ไม่ล้างข้อมูลเดิม แต่จะคงจำนวนเงินเดิมไว้เหมือนเดิม ดังนั้น หากต้องการแก้ไขจำนวนเงิน ต้องระบุจำนวนเงินใหม่ให้ครบทุกครั้ง
3. หากพบว่านำเข้าข้อมูลผิดเป็นจำนวนมาก ไม่แนะนำให้แก้ไขทีละรายการ แต่ควรล้างข้อมูลเดิม โดยนำเข้าไฟล์ที่กำหนดจำนวนเงินเป็น 0 เพื่อล้างข้อมูลเดิมก่อน จากนั้นจึงนำเข้าไฟล์ที่ถูกต้องอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น