สรุปเนื้อหา
+การกรอกรายรับรายจ่าย
เราจะมาเรียนรู้วิธีการบันทึกรายรับและรายจ่ายในงวดพิเศษ ซึ่งระบบรองรับการบันทึกข้อมูล 2 รูปแบบ
1.การกรอกรายรับรายจ่ายในงวดพิเศษ
1.มาที่งวดพิเศษที่ทำการสร้างขึ้นมา หรือต้องการแก้ไขข้อมูล
2.ต่อมาให้กดที่ “ไอคอนดินสอ” เพื่อทำการแก้ไข
3.หลังจากนั้นมาเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ และกรอกจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับ
4.หากต้องการคำนวณภาษีในงวดพิเศษด้วย สามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณภาษี ภงด.1 หรือหัก ณ ที่จ่าย อย่างใดอย่างหนึ่ง
5.หลักจากนั้นตรวจสอบจำนวนเงินคงเหลือที่พนักงานจะได้รับจากงวดพิเศษที่คอลัมน์ คงเหลือ
6.กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี)
7.เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น ให้ทำการกด “บันทึก”
2.การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel
1.มาที่งวดพิเศษที่ทำการสร้างขึ้นมา หรือต้องการแก้ไขข้อมูล
2.กด แก้ไข
3.กดที่ปุ่ม Template (สีฟ้า) เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel.
4.หลังจากนั้นจะได้รับไฟล์ “นำเข้าข้อมูลงวดพิเศษ.xlxs” เพื่อนำไปกรอกจำนวนเงินที่พนักงาจะได้รับ ในรายการรายรับรายจ่ายที่ต้องการ
5. หากต้องการคำนวณภาษีในงวดพิเศษด้วย สามารถเลือกได้ว่าจะคำนวณภาษี ภงด.1 หรือหัก ณ ที่จ่าย อย่างใดอย่างหนึ่ง
6. กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี)
7. ตรวจสอบความถูกต้องให้เรียบร้อย บันทึกไฟล์
8. หลังจากนั้นกลับมาที่งวดพิเศษในระบบ กดปุ่ม เลือกไฟล์ เพื่อนำเข้าข้อมูล
9. เมื่อนำเข้าไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะมีหน้าแสดงข้อมูลตัวอย่าง (Preview) เพื่อยืนยันการนำเข้าข้อมูล
10. สุดท้ายกดปุ่มยืนยันนำเข้าข้อมูล (สีฟ้า) จากจำนวนรายการที่สามารถนำข้อมูลเข้าสู่ระบบได้
1.หากนำเข้าข้อมูลใหม่โดยใช้ รหัสพนักงานเดิม
ข้อควรระวัง
1. ข้อมูลที่เคยบันทึกไว้ จะถือว่าเป็นการอัปเดตข้อมูล และ แทนที่ข้อมูลเดิมด้วยข้อมูลล่าสุด
โดยอัตโนมัติ ดังนั้น ก่อนนำเข้าไฟล์ทุกครั้ง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่ต้องการอัปเดตจริง
2. กรณีที่หากในไฟล์นำเข้าข้อมูลไม่ได้ระบุจำนวนเงิน หรือปล่อยช่องจำนวนเงินว่าง ระบบจะ ไม่ล้างข้อมูลเดิม แต่จะคงจำนวนเงินเดิมไว้เหมือนเดิม ดังนั้น หากต้องการแก้ไขจำนวนเงิน ต้องระบุจำนวนเงินใหม่ให้ครบทุกครั้ง
3. หากพบว่านำเข้าข้อมูลผิดเป็นจำนวนมาก ไม่แนะนำให้แก้ไขทีละรายการ แต่ควรล้างข้อมูลเดิม โดยนำเข้าไฟล์ที่กำหนดจำนวนเงินเป็น 0 เพื่อล้างข้อมูลเดิมก่อน จากนั้นจึงนำเข้าไฟล์ที่ถูกต้องอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น
