2.3 การจัดการข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงาน

การกำหนดค่าที่ถูกต้องและสอดคล้องกับโครงสร้างขององค์กรจะช่วยให้การคำนวณค่าตอบแทน, การหักภาษี, และการบริหารจัดการเวลาทำงานของพนักงานแต่ละกลุ่มเป็นไปอย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพสูงสุด เนื่องจากพนักงานในแต่ละรูปแบบการจ้างงานมีการคำนวณที่แตกต่างกัน การตั้งค่านี้จึงเปรียบเสมือนการวางโครงสร้างหลักให้กับระบบทั้งหมด

โดยข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานนี้จะทำหน้าที่เปลี่ยนชื่อกลุ่มประเภทพนักงาน แต่รูปแบบของการคำนวณนั้นจะเป็นค่าพื้นฐานของระบบ HumanSoft ทั้ง 4 ประเภท แม้ว่าจะสามารถตั้งชื่อกลุ่มประเภทพนักงานได้อย่างอิสระ (เช่น "พนักงานออนไซต์") แต่การคำนวณทั้งหมดจะต้องอ้างอิงจาก 1 ใน 4 รูปแบบพื้นฐานนี้เสมอ การเลือกรูปแบบที่ถูกต้องจึงเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุด

1.ประเภทพนักงานรายเดือน

• รูปแบบการคำนวณ: ค่าตอบแทนตามอัตราจ้าง ที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูลพนักงาน โดยระบบจะนับรวมวันหยุดเข้าไปในการคำนวณค่าแรงด้วย
• รูปแบบการคำนวณเวลา: ระบบจะนำข้อมูลการลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานมาใช้ในการคำนวณการขาดงาน, การลา, การมาสาย, และการทำงานล่วงเวลา (OT) ได้อย่างครบถ้วน
• รูปแบบการคำนวณค่าแรงคำนวณจากสูตร: อัตราค่าจ้าง ÷ จำนวนวันทำงานที่ตั้งค่าไว้ในระบบ = ค่าแรงต่อวัน

2.ประเภทพนักงานรายวัน

• รูปแบบการคำนวณ: ค่าตอบแทนตาม วันทำงานจริง เท่านั้น โดยปกติจะไม่นับรวมวันหยุดเข้าไปในค่าแรง อย่างไรก็ตามมีข้อยกเว้นสำหรับวันหยุดนักขัตฤกษ์ ซึ่งองค์กรสามารถตั้งค่าให้ระบบจ่ายค่าแรงในวันดังกล่าวได้
• รูปแบบการคำนวณเวลา: สามารถนำข้อมูลการลงเวลาเข้า-ออกงานมาใช้คำนวณการขาดงาน, การลา, การมาสาย, และการทำงานล่วงเวลา (OT) ได้
• รูปแบบการคำนวณค่าแรงคำนวณจากสูตร: อัตราจ้างต่อวัน x จำนวนวันทำงานจริง

3.ประเภทพนักงานพาร์ทไทม์

• รูปแบบการคำนวณ: ค่าตอบแทนตาม ชั่วโมงการทำงานจริง โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่พนักงานลงเวลาเข้าและออกจากงาน
• รูปแบบการคำนวณเวลา: สามารถคำนวณการทำงานล่วงเวลา (OT) ได้ แต่ ไม่สามารถ คำนวณการขาดงานหรือมาสายได้ เนื่องจากระบบถูกออกแบบมาเพื่อคำนวณค่าจ้างตามชั่วโมงที่ทำงานจริงเท่านั้น
• รูปแบบการคำนวณค่าแรงคำนวณจากสูตร: ค่าแรงรายชั่วโมง x จำนวนชั่วโมงที่ทำงานจริง

4.ประเภทพนักงานเหมาจ่าย

• รูปแบบการคำนวณ: มีลักษณะคล้ายกับพนักงานรายเดือน คือ คำนวณค่าตอบแทนตาม อัตราจ้างที่กำหนดไว้
• รูปแบบการคำนวณเวลา: ข้อแตกต่างสำคัญคือระบบไม่สามารถคำนวณการขาดงานหรือมาสายได้ เนื่องจากไม่มีการนำข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานมาประมวลผลในส่วนนี้ อย่างไรก็ตามระบบยังคงสามารถคำนวณการทำงานล่วงเวลา (OT) และการลาได้ โดยอ้างอิงจากเอกสารที่ได้รับการอนุมัติในระบบ
• รูปแบบการคำนวณค่าแรงคำนวณจากสูตร: อัตราค่าจ้าง ÷ จำนวนวันทำงานที่ตั้งค่าไว้ในระบบ = ค่าแรงต่อวัน

ขั้นตอนการจัดการกลุ่มประเภทพนักงาน (การสร้างกลุ่มประเภทพนักงาน)

1. ไปที่เมนูหลักทางด้านซ้ายของหน้าจอ และเลือกหัวข้อ "ข้อมูลองค์กร"

2. คลิกที่เมนูย่อย "ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงาน"

3. บนหน้าจอหลักของข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงาน ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มประเภทพนักงาน" ซึ่งอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

หลังจากคลิกปุ่ม "เพิ่มประเภทพนักงาน" หน้าต่าง Pop-up สำหรับการตั้งค่าจะปรากฏขึ้น ให้ดำเนินการกำหนดค่าดังนี้

4. การเลือกรูปแบบการคำนวณ: เลือกรูปแบบการคำนวณ 1 ใน 4 ประเภทหลัก ได้แก่

• รายเดือน
• รายวัน
• พาร์ทไทม์
• เหมาจ่าย

5. การตั้งชื่อกลุ่มประเภทพนักงาน: กรอกชื่อกลุ่มที่องค์กรต้องการใช้งานทั้งในช่อง ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ โดยสามารถตั้งชื่อให้สอดคล้องกับโครงสร้างของบริษัทได้ ตัวอย่างเช่น:

• เลือกรูปแบบการคำนวณ: พนักงานรายเดือน
• ตั้งชื่อกลุ่มภาษาไทย: พนักงานออนไซต์

6. การตั้งค่าภาษีและการหัก ณ ที่จ่าย

ในส่วนถัดมา ผู้ดูแลระบบจะต้องกำหนดวิธีการคำนวณภาษีสำหรับพนักงานกลุ่มนี้ โดยแบ่งออกเป็น 2 กรณีหลัก

กรณีที่ 1: การคำนวณภาษีปกติ

• ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง "ภาษี"
• ระบบจะเปิดให้สามารถเลือกประเภทของเงินได้ที่เกี่ยวข้อง เช่น 40(2) หรือ 40(3) จากรายการ

กรณีที่ 2: การหัก ณ ที่จ่าย

• สำคัญ: ต้องนำเครื่องหมายถูกออกจากช่อง "ภาษี" ก่อน เพื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้
• จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง "หัก ณ ที่จ่าย"
•  เลือกอัตราร้อยละที่ต้องการหักจากรายการ (เช่น 0%, 1%, 2%, 3% หรือ 5%)

7.เมื่อตรวจสอบข้อมูลการตั้งค่าทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก" ระบบจะทำการสร้างกลุ่มประเภทพนักงานใหม่