2.1 การจัดการโครงสร้างองค์กร

ขอบเขตของคู่มือนี้จะครอบคลุม 2 ส่วนหลักที่สำคัญ ได้แก่ การจัดการโครงสร้างองค์กร ซึ่งเน้นไปที่การเพิ่มข้อมูลสำนักงานสาขา และการแก้ไขข้อมูลบริษัท ซึ่งรวมถึงการอัปเดตที่อยู่, บัญชีธนาคาร, และโลโก้ขององค์กร การปฏิบัติตามขั้นตอนในคู่มือนี้จะช่วยให้ข้อมูลองค์กรในระบบมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันเสมอ เพื่อให้การดำเนินงานในส่วนอื่นๆ เป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนการจัดการโครงสร้างองค์กร

สามารถเข้าสู่หน้าจอสำหรับจัดการโครงสร้างองค์กรได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

2. คลิกที่หัวข้อ "โครงสร้างองค์กร" เพื่อเข้าสู่หน้าหลักของการจัดการ

3. .การเพิ่มข้อมูลสำนักงานสาขา

ในกรณีที่องค์กรมีสำนักงานมากกว่าหนึ่งแห่ง จำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลสาขาเหล่านั้นเข้าไปในระบบ หลังจากกดไอคอน + เพื่อเพิ่มสำนักงานสาขา ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up สำหรับกรอกรายละเอียด ดังนี้

• รหัสสำนักงานสาขา สำหรับใช้ระบุและจำแนกแต่ละสาขาออกจากกัน
• ชื่อสำนักงานสาขา ชื่อของสำนักงานสาขา สามารถกรอกได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
• ที่อยู่สำนักงานสาขา ข้อมูลที่อยู่โดยละเอียดของสำนักงานสาขานั้นๆ เช่น ที่อยู่สาขา A อยู่จังหวัดพิษณุโลก และ สาขา B อยู่กรุงเทพมหานคร เป็นต้น

4. หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม "บันทึก" เพื่อจัดเก็บข้อมูลสาขาใหม่เข้าสู่ระบบ

การแก้ไขข้อมูลบริษัท

ในการเข้าสู่หน้าต่างแก้ไขข้อมูลหลักของบริษัท 

1. ให้คลิกที่ ไอคอนดินสอ ลำดับขั้นที่สอง (ตามรูปภาพที่ 1 ในระบบ) 

2. หลังจากนั้นระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up "ข้อมูลบริษัท" ขึ้นมา ซึ่งข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็น 3 หมวดหมู่หลัก ได้แก่ ที่อยู่บริษัท, บัญชีบริษัทนำจ่าย, และโลโก้

3. การแก้ไขที่อยู่บริษัท

ในหน้าต่าง Pop-up "ข้อมูลบริษัท" ให้คลิกที่แท็บ "ที่อยู่บริษัท" จากนั้นสามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลต่าง ๆ ได้โดยตรง ซึ่งรวมถึง

• เลขที่ผู้เสียภาษีอากร
• ที่อยู่ของอาคาร
• จังหวัดที่ตั้งของบริษัท

การแก้ไข/เพิ่มบัญชีบริษัทนำจ่าย

ส่วนนี้มีไว้สำหรับเพิ่มข้อมูลบัญชีธนาคารที่บริษัทใช้ในการจ่ายเงินให้กับพนักงาน เพื่อให้กระบวนการจ่ายค่าตอบแทนเป็นไปอย่างถูกต้อง

4. คลิกที่แท็บ "บัญชีบริษัทนำจ่าย"

5. คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อเริ่มต้นการกรอกข้อมูลบัญชีใหม่

6. กรอกรายละเอียดข้อมูลบัญชีธนาคารที่ต้องการให้ครบถ้วน

7. คลิกที่ "ไอคอนบันทึก" (รูปแผ่นดิสก์) เพื่อยืนยันและจัดเก็บข้อมูลบัญชี

การแก้ไข/เพิ่มโลโก้บริษัท

การตั้งค่าโลโก้ที่ถูกต้องจะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นทางการขององค์กรในเอกสารต่าง ๆ ที่ออกจากระบบ

8. คลิกที่แท็บ "โลโก้"

9. คลิกที่คำว่า "รูปภาพ" เพื่อเปิดหน้าต่างสำหรับเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของท่าน

เลือกไฟล์รูปภาพโลโก้ที่ต้องการ โดยรูปภาพที่แนะนำควรมีคุณสมบัติดังนี้:

• พื้นหลัง: โปร่งใส เพื่อให้โลโก้สามารถแสดงผลได้อย่างถูกต้องบนเอกสารทางการต่าง ๆ ที่อาจมีพื้นหลังแตกต่างกัน
• รูปทรง: สี่เหลี่ยมจัตุรัส เพื่อป้องกันการบิดเบี้ยวของสัดส่วนเมื่อระบบนำไปใช้งาน
• ขนาดที่แนะนำ: 300x300 พิกเซล หรือ 600x600 พิกเซล เพื่อความคมชัดในทุกมุมมอง

10. หลังจากเลือกไฟล์รูปภาพเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก" ที่อยู่ด้านล่างของหน้าต่างเลือกรูปภาพ

11. จากนั้นให้กดปุ่ม "บันทึก" อีกครั้งเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและเสร็จสิ้นกระบวนการ