บทที่ 7.1 การตั้งค่าประเภทการลา

ขั้นตอนการตั้งค่าประเภทการลา

เพื่อให้สามารถเข้าถึงหน้าจอ "ตั้งค่าประเภทการลา" ได้อย่างถูกต้อง ผู้ใช้ต้องปฏิบัติตามลำดับขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

2. เลือกหัวข้อ "ตั้งค่าการคำนวณ"

3. จากนั้น คลิกเลือกเมนู "ตั้งค่าประเภทการลา" เพื่อเข้าสู่หน้าจอหลัก

4. หน้าจอหลักในการจัดการประเภทการลาทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการควบคุมภาพรวมของการลาทั้งหมดที่มีในระบบ 

5. จากหน้านี้ ผู้ใช้สามารถผู้ใช้สามารถเปิดหรือปิดการใช้งานประเภทการลาได้โดยตรง เพียงคลิกที่ปุ่มสถานะ "เปิด" หรือ "ปิด"

6. หากต้องการกำหนดหรือแก้ไขเงื่อนไขเฉพาะของการลาแต่ละประเภท ให้คลิกที่ ไอคอนรูปดินสอ (แก้ไข) ซึ่งอยู่ทางด้านขวามือของรายการนั้นๆ ระบบจะนำท่านเข้าสู่หน้าจอการตั้งค่าโดยละเอียด

7. เมื่อเข้าสู่หน้ากำหนดเงื่อนไขเฉพาะของการลา ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ได้ดังนี้

การกำหนดเงื่อนไขและรายละเอียดของประเภทการลา

• ชื่อการลา: กำหนดชื่อของประเภทการลา โดยต้องระบุทั้งฉบับ ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ เพื่อรองรับการแสดงผลในระบบสองภาษา
• กำหนดลาล่วงหน้า (วัน): ระบุจำนวนวันขั้นต่ำที่พนักงานต้องยื่นเอกสารลาก่อนวันที่จะเริ่มลาจริง ตัวอย่างเช่น หากกำหนดค่าเป็น 3 พนักงานจะต้องส่งใบลาล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วัน
• กำหนดลาย้อนหลัง (วัน): ระบุจำนวนวันสูงสุดที่พนักงานสามารถยื่นเอกสารลาย้อนหลังได้หลังจากวันที่ลาไปแล้ว
• จำนวนปีสะสม: หากต้องการยกยอดวันลาคงเหลือจากปีก่อนหน้ามาใช้ในปีปัจจุบัน โดยค่าตั้งต้นคือ 1 (พิจารณาโควต้าเฉพาะปีปัจจุบัน) หากต้องการให้ระบบยกยอดวันลาจากปีก่อนหน้ามารวมด้วย จะต้องระบุค่าเป็น 2
• จำนวนวันที่สามารถลาติดต่อกันได้สูงสุด (วัน): เป็นการกำหนดจำนวนวันลาต่อเนื่องสูงสุดที่พนักงานสามารถยื่นได้ในเอกสารฉบับเดียว โดยการนับวันต่อเนื่องนี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่า "นับลาเฉพาะวันทำงาน" ประกอบกันด้วย
• นับลาเฉพาะวันทำงาน: หาก เปิดใช้งาน ตัวเลือกนี้ เมื่อพนักงานยื่นลาต่อเนื่องข้ามวันหยุด (เช่น ลาวันศุกร์ถึงวันจันทร์) ระบบจะนับและหักโควต้าเฉพาะวันที่เป็นวันทำงานเท่านั้น โดยไม่นับรวมวันหยุด
• ห้ามลาเกินโควตา: เป็นการเปิดหรือปิดการควบคุมการลาเกินสิทธิ์ 
•  หาก เปิดใช้งาน พนักงานจะไม่สามารถยื่นเอกสารลาเป็นจำนวนวันที่เกินกว่าโควต้าคงเหลือของตนเองได้
• หาก ปิดใช้งาน พนักงานจะสามารถยื่นเอกสารลาเกินโควตาที่ได้รับได้ ซึ่งอาจใช้ในกรณีที่บริษัทมีนโยบายอนุญาตให้ลาโดยไม่รับค่าจ้าง (Unpaid Leave) หลังจากใช้โควต้าปกติหมดแล้ว

เช่น พนักงานได้รับโควตาการลา 3 วัน หากมีการเปิดฟังก์ชัน “ห้ามลาเกินโควตาไว้” พนักงานจะไม่สามารถยื่นเอกสารเกิน 3 วันได้  

• สะสมวันหยุด: หาก เปิดใช้งาน การลาที่เกิดขึ้นในช่วงวันหยุด (เช่น วันหยุดนักขัตฤกษ์) จะถูกนับและหักออกจากโควตาของพนักงาน หาก ปิดใช้งาน ระบบจะไม่หักโควตาสำหรับวันหยุดที่อยู่ระหว่างช่วงเวลาที่ลา
• คำนวณจนถึงวันปัจจุบัน: หากเปิดใช้งาน ระบบจะคำนวณโควตาเฉลี่ยของพนักงานนับจากวันที่เริ่มต้น จนถึงวันปัจจุบัน (ซึ่งอยู่กับการตั้งเงื่อนไขในฟังก์ชันเฉลี่ยโควตาด้วย) เช่น หากมีการเปิดเฉลี่ยในปีไว้ และวันที่ปัจุบัน คือ วันที่ 14/07/2025 ระบบจึงคำนวณตั้งแต่ต้นปีจนถึงวันที่ปัจจุบัน (14/07/2025)
• คำนวณจนถึงวันที่ลาออก: หากเปิดใช้งาน ระบบจะคำนวณโควตาเฉลี่ยของพนักงานจนถึงวันที่มีผลลาออกอย่างเป็นทางการ
• การปัดเศษชั่วโมง: กำหนดกฎการปัดเศษสำหรับกรณีการลาเป็นรายชั่วโมง โดยสามารถตั้งค่าได้ 4 รูปแบบดังนี้
• ไม่ปัดเศษ: ระบบจะคำนวณตามเวลาจริง ไม่มีการปัดเศษ
• ปัดให้เต็มครึ่งชั่วโมง: เศษของนาทีจะถูกปัดขึ้นเป็นครึ่งชั่วโมง (เช่น ลา 2 ชั่วโมง 15 นาที จะถูกปัดเป็น 2 ชั่วโมง 30 นาที)
• ปัดให้ครึ่งวันเต็มวัน: การลาเป็นชั่วโมงจะถูกปัดขึ้นเป็นครึ่งวัน (4 ชั่วโมง) หรือเต็มวัน (เช่น ลา 2 ชั่วโมง จะถูกปัดเป็น 4 ชั่วโมง)
• ปัดให้เต็มชั่วโมง: เศษของนาทีจะถูกปัดขึ้นเป็นชั่วโมงถัดไป (เช่น ลา 2 ชั่วโมง 1 นาที จะถูกปัดเป็น 3 ชั่วโมง)
• เพศ: จำกัดสิทธิ์การใช้ประเภทการลานี้ให้เฉพาะเจาะจงกับเพศได้ โดยมีตัวเลือกคือ ทั้งหมด, เพศหญิง, หรือ เพศชาย (เช่น การลาคลอดสำหรับเพศหญิง หรือการลาเกณฑ์ทหารสำหรับเพศชาย)
• นับอายุงานจากวันที่: เลือกว่าระบบจะเริ่มนับอายุงานของพนักงานเพื่อใช้ในการคำนวณโควต้าเฉลี่ยจาก วันที่เริ่มงาน หรือ วันที่บรรจุ 
• เฉลี่ยโควตา: เป็นการกำหนดวิธีการให้โควตาแก่พนักงาน โดยแบ่งเป็น
• ไม่เฉลี่ย: พนักงานจะได้รับโควต้าเต็มจำนวนทันที โดยไม่มีการคำนวณตามสัดส่วน
• เฉลี่ยในไตรมาส: ระบบจะคำนวณโควตาตามสัดส่วนเป็นรายไตรมาส
• เฉลี่ยในปี: ระบบจะคำนวณโควตาตามสัดส่วนของระยะเวลาที่ทำงานภายในปีนั้นๆ
• การปัดเศษจำนวนเงิน: สำหรับการลาประเภทหักค่าจ้าง หากเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ ระบบจะปัดเศษทศนิยมของจำนวนเงินที่ถูกหักขึ้นเป็นจำนวนเต็ม (เช่น ยอดหัก 200.75 บาท จะถูกปัดเป็น 201 บาท)
• การแสดงผลโควตา: เลือกว่าจะให้ระบบแสดงผลหน่วยของโควตาการลาเป็น วัน หรือ ชั่วโมง
• ปัดเศษการให้โควตา: เป็นการปัดเศษโควตาที่พนักงานจะได้รับตามระบบ หรือหากต้องการกำหนดช่วงของการปัดเอง สามารถเลือกกำหนดเงื่อนไขเองได้สูงสุด 3 เงื่อนไข
• วิธีการคำนวณโควตาการลา: สามารถเลือกได้ว่าไห้ระบบคำนวณโควตาการลาตามการตั้งค่า หรือสูตรการคำนวณพิเศษ(กรณีพิเศษเฉพาะสำหรับบางองค์กร หากต้องการใช้งานฟังก์ชันนี้ ขอแนะนำให้ติดต่อเจ้าหน้าที่ HumanSoft เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม )
• การตั้งค่าโควตาแยกกลุ่มพนักงาน: โดยสามารถกำหนดได้ว่าการลาประเภทนี้ สามารถใช้งานได้กับเฉพาะประเภทพนักงานรายเดือน รายวัน หรือเหมาจ่าย 
• ตัวอย่าง: พนักงานรายเดือน เพื่อเข้าสู่หน้าจอการตั้งค่าโควตาเฉพาะสำหรับกลุ่มนั้น จะมีเงื่อนไขเพิ่มเติมดังนี้
• ค่าปรับ: การหักค่าจ้าง โดยระบุเป็นจำนวนเท่า ระบุเป็น 1 เท่า สำหรับการลาประเภทไม่ได้รับค่าจ้าง และ ระบุเป็น 0 สำหรับการลาประเภทที่พนักงานยังคงได้รับค่าจ้างตามปกติ
• นำไปคำนวณกลับ: ตัวเลือกนี้ใช้กำหนดว่ายอดเงินค่าจ้างที่ถูกหักไปจากการลา จะยังคงถูกนำไปใช้เป็นฐานในการคำนวณรายการอื่นๆ เช่น ประกันสังคม, ภาษี, หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือไม่
• ระยะเวลาทำงาน, โควตา, เพิ่มโควตา: เป็นการกำหนดโควตาตามอายุงานแบบขั้นบันได ส่วนนี้ช่วยให้สามารถกำหนดจำนวนวันลาที่พนักงานจะได้รับตามอายุงานเป็นลำดับขั้นได้
• ให้กรอกข้อมูลในช่อง "ระยะเวลาทำงาน (เดือน)" ควบคู่กับจำนวนโควตาในช่อง "โควตา" (หน่วยเป็นวันหรือชั่วโมง ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า "การแสดงผลโควตา" ที่กำหนดไว้)

8. หลังจากตรวจสอบและกำหนดค่าเงื่อนไขทั้งหมดของประเภทการลาเรียบร้อยแล้ว คลิกที่ปุ่ม "บันทึก"