บทที่ 7.4 การจัดการข้อมูลโควตาการลา

หน้าที่หลักของฟังก์ชันนี้ประกอบด้วย

• ตรวจสอบ: เข้าถึงและตรวจสอบประวัติการใช้โควตาการลาของพนักงานแต่ละคน เพื่อทำความเข้าใจสถานะปัจจุบัน
• เพิ่มข้อมูล: บันทึกข้อมูลการลาที่เกิดขึ้นนอกระบบ (Manual Entry) เพื่อความสมบูรณ์ของข้อมูล
• แก้ไขและลบ : ปรับปรุงหรือนำรายการการลาที่ไม่ถูกต้องออกจากระบบ

ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลโควตาการลา (แบบ Manual)

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ
2. เลือกเมนู "จัดการโควตาการลา" 
3. หลังจากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม "ค้นหา" เพื่อให้ระบบแสดงข้อมูลพนักงานทั้งหมดในหน้าจอ
4. หลังจากนั้น สามารถเลือกพนักงานเป้าหมายที่ต้องการจัดการข้อมูล เช่น คุณสมศักดิ์ และเลือกประเภทการลาที่ต้องการตรวจสอบหรือแก้ไข เช่น ลาอบรม
5. เมื่อคลิกไปที่ประเภทการลานั้นๆ แล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว
6. การเพิ่มข้อมูลโควตา คลิกปุ่ม "เพิ่มข้อมูลการลา" ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
7. เลือก วันที่ พนักงานที่ต้องการทำการลา
8. เลือก ปี ของพนักงานที่ต้องการทำการลา
9. เลือก หน่วย ของการลาให้ถูกต้อง ระหว่าง "วัน" หรือ "ชั่วโมง"
10. ระบุ จำนวน วัน
11. กดปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการตัดโควตาออกจากระบบ

ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลโควตาการลา 

1. เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว ให้คลิกที่ไอคอน รูปดินสอ (แก้ไข) ท้ายรายการการลาที่ต้องการปรับปรุง
2. ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ต้องการ เช่น เปลี่ยนปีโควตาจากปีปัจจุบันเป็นปี 2024 สำหรับการลาที่เกิดขึ้นในปีที่แล้ว
3. กดปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการแก้ไขข้อมูล

ขั้นตอนการลบข้อมูลโควตาการลา

1. เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว ให้คลิกที่ไอคอน รูปดินสอ (แก้ไข) ท้ายรายการการลาที่ต้องการปรับปรุง
2. เลือกคำสั่ง "ลบ" เพื่อนำรายการนั้นออกจากประวัติ

ข้อควรระวังสำหรับการลบข้อมูลโควตาการลา: 

การลบโควตาที่มาจากแหล่งข้อมูลประเภท Calculate (เกิดจากการยื่นเอกสารผ่านระบบ) จะเป็นการ "ลบชั่วคราว" เท่านั้น หากเอกสารการลาฉบับนั้นถูกนำมาคำนวณในระบบอีกครั้ง (โดยพนักงาน, หัวหน้างาน, หรือ HR) ข้อมูลการใช้โควตานั้นจะกลับมาปรากฏในระบบอีกครั้งโดยอัตโนมัติ

การตรวจสอบช่องทางของสถานะโควตาการลา

ช่องทาง Import: ข้อมูลโควต้าการลาที่ถูกนำเข้าสู่ระบบโดยตรง

ช่องทาง Calculation: โควตาที่เกิดจากการยื่นเอกสารการลาผ่านระบบโดยพนักงาน ซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือ HR และถูกคำนวณเข้าระบบเรียบร้อยแล้ว

ช่องทาง Simulate: โควตาจากการยื่นเอกสารการลาที่ยังอยู่ระหว่างรอการอนุมัติ และยังไม่ถูกคำนวณเข้าระบบอย่างเป็นทางการ

ช่องทาง Manual: โควตาการลาของพนักงานที่ถูกแก้ไขโดย HR หรือผู้ดูแลระบบ

บทสรุป

การจัดการโควตาการลาเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งในการดูแลสิทธิ์การลาของพนักงานให้เป็นไปอย่างเหมาะสมและถูกต้องตามนโยบายของบริษัท ตั้งแต่การเข้าถึงระบบ การตรวจสอบสถานะ ไปจนถึงการเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลการใช้โควตาอย่างละเอียด