Summary
+บทที่ 7.4 การจัดการข้อมูลโควตาการลา
หน้าที่หลักของฟังก์ชันนี้ประกอบด้วย
- ตรวจสอบ: เข้าถึงและตรวจสอบประวัติการใช้โควตาการลาของพนักงานแต่ละคน เพื่อทำความเข้าใจสถานะปัจจุบัน
- เพิ่มข้อมูล: บันทึกข้อมูลการลาที่เกิดขึ้นนอกระบบ (Manual Entry) เพื่อความสมบูรณ์ของข้อมูล
- แก้ไขและลบ : ปรับปรุงหรือนำรายการการลาที่ไม่ถูกต้องออกจากระบบ
ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลโควตาการลา (แบบ Manual)
- ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ
- เลือกเมนู "จัดการโควตาการลา"
- หลังจากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม "ค้นหา" เพื่อให้ระบบแสดงข้อมูลพนักงานทั้งหมดในหน้าจอ
- หลังจากนั้น สามารถเลือกพนักงานเป้าหมายที่ต้องการจัดการข้อมูล เช่น คุณสมศักดิ์ และเลือกประเภทการลาที่ต้องการตรวจสอบหรือแก้ไข เช่น ลาอบรม
- เมื่อคลิกไปที่ประเภทการลานั้นๆ แล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว
- การเพิ่มข้อมูลโควตา คลิกปุ่ม "เพิ่มข้อมูลการลา" ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
- เลือก วันที่ พนักงานที่ต้องการทำการลา
- เลือก ปี ของพนักงานที่ต้องการทำการลา
- เลือก หน่วย ของการลาให้ถูกต้อง ระหว่าง "วัน" หรือ "ชั่วโมง"
- ระบุ จำนวน วัน
- กดปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการตัดโควตาออกจากระบบ
ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลโควตาการลา
- เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว ให้คลิกที่ไอคอน รูปดินสอ (แก้ไข) ท้ายรายการการลาที่ต้องการปรับปรุง
- ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ต้องการ เช่น เปลี่ยนปีโควตาจากปีปัจจุบันเป็นปี 2024 สำหรับการลาที่เกิดขึ้นในปีที่แล้ว
- กดปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการแก้ไขข้อมูล
ขั้นตอนการลบข้อมูลโควตาการลา
- เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดการใช้โควตาของพนักงานคนดังกล่าว ให้คลิกที่ไอคอน รูปดินสอ (แก้ไข) ท้ายรายการการลาที่ต้องการปรับปรุง
- เลือกคำสั่ง "ลบ" เพื่อนำรายการนั้นออกจากประวัติ
ข้อควรระวังสำหรับการลบข้อมูลโควตาการลา:
การลบโควตาที่มาจากแหล่งข้อมูลประเภท Calculate (เกิดจากการยื่นเอกสารผ่านระบบ) จะเป็นการ "ลบชั่วคราว" เท่านั้น หากเอกสารการลาฉบับนั้นถูกนำมาคำนวณในระบบอีกครั้ง (โดยพนักงาน, หัวหน้างาน, หรือ HR) ข้อมูลการใช้โควตานั้นจะกลับมาปรากฏในระบบอีกครั้งโดยอัตโนมัติ
การตรวจสอบช่องทางของสถานะโควตาการลา
ช่องทาง Import: ข้อมูลโควต้าการลาที่ถูกนำเข้าสู่ระบบโดยตรง
ช่องทาง Calculation: โควตาที่เกิดจากการยื่นเอกสารการลาผ่านระบบโดยพนักงาน ซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือ HR และถูกคำนวณเข้าระบบเรียบร้อยแล้ว
ช่องทาง Simulate: โควตาจากการยื่นเอกสารการลาที่ยังอยู่ระหว่างรอการอนุมัติ และยังไม่ถูกคำนวณเข้าระบบอย่างเป็นทางการ
ช่องทาง Manual: โควตาการลาของพนักงานที่ถูกแก้ไขโดย HR หรือผู้ดูแลระบบ
บทสรุป
การจัดการโควตาการลาเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งในการดูแลสิทธิ์การลาของพนักงานให้เป็นไปอย่างเหมาะสมและถูกต้องตามนโยบายของบริษัท ตั้งแต่การเข้าถึงระบบ การตรวจสอบสถานะ ไปจนถึงการเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลการใช้โควตาอย่างละเอียด
