การปรับปรุงประกันสังคมประจำปี

การปรับปรุงประกันสังคมประจำปี คือกระบวนการตรวจสอบและปรับยอดเงินสมทบประกันสังคมที่พนักงานและนายจ้างจ่ายจริงตลอดทั้งปีภาษี (มกราคม - ธันวาคม) เพื่อให้ข้อมูลในระบบมีความถูกต้องตรงตามข้อเท็จจริง สำหรับใช้จัดทำรายงานสรุปประจำปี เช่น สปส. 1-10 และ กท.20 เพื่อนำส่งสำนักงานประกันสังคมตามที่กฎหมายกำหนด

เงื่อนไขการใช้งาน

• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR)
• ดำเนินการผ่าน เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) เพื่อความสะดวกในการจัดการเอกสาร
• ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปิดรอบการคำนวณเงินเดือนครบทุกงวด (ตั้งแต่เดือน 1 ถึง 12) เพื่อให้ยอดสะสมในระบบนิ่งและแม่นยำที่สุดก่อนเริ่มปรับปรุง

ขั้นตอนการดำเนินการปรับปรุงประกันสังคมประจำปี

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือก "ปรับปรุงประกันสังคมประจำปี"

3. ระบุชื่อ เทมเพลต ที่ต้องการใช้ และเลือก ปีภาษี ที่ต้องการปรับปรุงข้อมูล

4. คลิกไอคอน "i" (Information) ท้ายรายการเพื่อเข้าสู่หน้ารายชื่อพนักงาน

5. วิธีการแก้ไขข้อมูล:

• รายบุคคล: คลิกไอคอน "ปากกา" ท้ายชื่อพนักงาน กรอกยอดเงินได้หรือเงินสมทบ แล้วกด "บันทึก"
• หลายรายการ: คลิกปุ่ม "แก้ไขหลายรายการ" เพื่อจัดการข้อมูลพนักงานพร้อมกันบนหน้าเว็บ

6. ตรวจสอบรายการเงินได้ให้สอดคล้องกับแบบยื่น ภ.ง.ด.1ก (หากมีการแก้ไข)

7. เมื่อตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดแล้ว ให้กดปุ่ม "Finish" เพื่อยืนยันการปิดยอดปรับปรุงประจำปี

นำเข้าไฟล์: คลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด Template" เพื่อกรอกข้อมูลใน Excel แล้วอัปโหลดกลับเข้าสู่ระบบ

การจัดการข้อมูล

• ระบบออกแบบมาให้รับค่า "ส่วนต่าง" ดังนั้นห้ามกรอกยอดรวมทั้งหมดใหม่ ให้กรอกเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องการเพิ่มหรือลดจากยอดเดิมที่มีอยู่ในระบบเท่านั้น
• รองรับการดาวน์โหลดรายงานในรูปแบบ PDF และ Excel เพื่อความสะดวกในการนำไปใช้งานต่อ

ระบบจะสรุปยอดเงินสมทบประกันสังคมสะสมทั้งปีที่ถูกต้องที่สุดให้โดยอัตโนมัติ HR สามารถดาวน์โหลดรายงาน กท.20 และรายงานที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปยื่นต่อสำนักงานประกันสังคมได้ทันที ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณด้วยมือ

คำแนะนำ:

• เป็นรายงานสรุปยอดรวมการส่งเงินสมทบรายปีที่สำคัญที่สุด ซึ่งนายจ้างต้องส่งให้สำนักงานประกันสังคม
• หากพบข้อผิดพลาดหลังจากกด Finish ไปแล้ว สามารถกดปุ่ม "Unfinish" เพื่อกลับมาแก้ไขข้อมูลได้ หรือหากต้องการเริ่มใหม่ทั้งหมดสามารถกดปุ่ม "ลบการปรับปรุงประกันสังคม" ได้

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ทำไมยอดในระบบไม่ตรงกับที่จ่ายจริง?

• A: อาจเกิดจากการขยับรอบเงินเดือน หรือมีการจ่ายเงินพิเศษนอกรอบประมวลผลปกติ ฟังก์ชันนี้จึงมีไว้เพื่อให้ HR มา "ตบยอด" ให้ตรงกับหน้าซองเงินเดือนที่จ่ายจริง

Q: ถ้ากด Finish ไปแล้ว ข้อมูลจะถูกล็อกเลยไหม?

• A: ข้อมูลจะถูกบันทึกเป็นสถานะเสร็จสิ้น แต่หากต้องการแก้ไขเพิ่มเติมภายหลัง ท่านยังสามารถใช้คำสั่ง Unfinish เพื่อปลดล็อกและแก้ไขได้

Q: รายงาน กท.20 คืออะไร?

• A: คือแบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปี เพื่อใช้คำนวณเงินสมทบเข้ากองทุนเงินทดแทน ซึ่งต้องยื่นเป็นประจำทุกปี