จัดการโควตาการลา
การจัดการโควตาการลา เป็นเมนูเพื่อทำการเพิ่ม/แก้ไข หรือตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดโควตาการลาของพนักงาน ทั้งการเพิ่มโควตาการลา การตรวจสอบโควตาการลา การรีเซตโควตาการลา (กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่า) และการคำนวณโควตาการลา โดยการจัดการโควตาการลาในระบบของ HumanSoft สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอน ดังนี้
- วิธีการเพิ่มโควตาการลา
- วิธีการตรวจสอบโควตาการลา
- วิธีการรีเซตโควตาการลา กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ตั้งค่าประเภทการลา
- วิธีการคำนวณโควตาการลา กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี
1. วิธีการเพิ่มโควตาการลา
การเพิ่มโควตาการลา เป็นการเพิ่มจำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับ โดยสามารถแก้ไขเป็นรายบุคคลหรือทั้งองค์กรได้เลย และวิธีการเพิ่มโควตาการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2. ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”
3. เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี
4. กรณีที่ต้องการเพิ่มโควตาทั้งองค์กร สามารถเลือกที่ “ค้นหา” ได้เลย
5. หลังจากนั้นเลือก “แก้ไข” โควตาการลาให้กับพนักงานที่ต้องการทำการแก้ไข
6. ระบุยอดโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับ
7. เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
2. วิธีการตรวจสอบโควตาการลา
วิธีการตรวจสอบโควตาการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2. ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”
3. เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการตรวจสอบโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี
4. หลังจากนั้นเลือก “ค้นหา” เพื่อทำการค้นหาข้อมูลตามความต้องการ
5. จากนั้นข้อมูลตารางโควตาการลาแต่ละประเภทจะปรากฏขึ้นมา
3. วิธีการรีเซตโควตาการลา กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ตั้งค่าประเภทการลา
การรีเซตโควตาการลาจะเป็นการล้างค่ายอดที่มีการกรอก Manual ให้พนักงานและคำนวณยอดตามการตั้งค่าในระบบ สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน
2. ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”
3. เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี
4. เลือกที่ “ค้นหา”
5. หลังจากนั้นเลือก “แก้ไข” โควตาการลาให้กับพนักงานที่ต้องการทำการรีเซต
6.เลือกประเภทการลาที่ต้องการรีเซต สามารถรีเซตได้ทุกประเภท หรือรีเซตประเภทใดประเภทหนึ่งได้
7.เลือก “คืนค่าตั้งต้น”
4. วิธีการคำนวณโควตาการลา กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี
ระบบ HumanSoft มีหลักการคำนวณโควตาการลา Pro Rate 2 แบบ ดังนี้
- Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่เริ่มงาน
- Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่บรรจุ
โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. เข้าสู่เมนู “ตั้งค่า”
2. เลือกที่ “ตั้งค่าการคำนวณ” แล้วเลือก “ตั้งค่าประเภทการลา”
3. เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าประเภทการลาแล้ว ให้เลือกที่สัญลักษณ์ “รูปดินสอ” ในประเภทการลาที่ต้องการแก้ไข
4. เลือก “นับอายุงานจากวันที่...” เพื่อระบุว่าจะให้คำนวณโควตาการลาจาก
- วันที่เริ่มงาน
- วันที่บรรจุ
5. เฉลี่ยโควตา
หลักการเฉลี่ยในไตรมาส
ไตรมาส คือ ช่วง 3 เดือนของรอบปี ถ้าแบ่งเวลา 1 ปี ออกเป็นช่วงไตรมาสจะได้ทั้งหมด 4 ไตรมาส
- ไตรมาสที่ 1 เดือนที่ 1-3 (มกราคม-มีนาคม)
- ไตรมาสที่ 2 เดือนที่ 4-6 (เมษายน-มิถุนายน)
- ไตรมาสที่ 3 เดือนที่ 7-9 (กรกฎาคม-กันยายน)
- ไตรมาสที่ 4 เดือนที่ 10-12 (ตุลาคม-ธันวาคม)
กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาส ระบบจะประมวลผลว่าเงื่อนไขการตั้งค่าวันที่เริ่มงานหรือวันที่บรรจุว่าอยู่ในไตรมาสไหน และนำมาคำนวณโควตาอีกครั้ง
วิธีการคำนวณ
โควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส
จากนั้นนำ ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส x ไตรมาสของพนักงานที่ตรงเงื่อนไขถึงไตรมาสสุดท้าย
ตัวอย่างเช่น
พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และมีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปีได้รับโควตา 365 วัน)
- นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 1
โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25
ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25 x 4 (ไตรมาสที่ 1 – 4 ) = 365
ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 365 วัน
- นับจากวันที่บรรจุ วันที่ 1/6/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 2
โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25
ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25 x 3 (ไตรมาสที่ 2 – 4 ) = 273.75 ปัดเศษเป็น 275
ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 275 วัน
หลักการเฉลี่ยในปี
กรณีตั้งค่าเปิดฟังก์ชัน “คำนวณถึงวันปัจจุบัน” ระบบจะคำนวณโควตาที่พนักงานจะได้รับในวันต้นรอบปีโควตาถึง ณ วันปัจจุบันที่คำนวณ
วิธีการคำนวณ
365 วัน - จำนวนวันที่พนักงานยังไม่เริ่มงาน หรือ บรรจุ = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน
จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนั้น
ตัวอย่างเช่น
พนักงาน เริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และ มีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควตา 365 วัน)
- นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023
365 วัน - 60 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/3/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน
จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 305 วัน
- นับจากวันที่บรรจุ วันที่ 1/6/2023
365 วัน - 213 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/6/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน
จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 213 วัน
กรณีตั้งค่าฟังก์ชัน “คำนวณถึงวันปัจจุบัน”
ฟังก์ชัน “คำนวณถึงวันปัจจุบัน” จะเป็นการคำนวณโควตาการลาของพนักงานตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงวันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา
วิธีการคำนวณ
ตรวจสอบว่า จำนวนวันตั้งแต่วันที่เริ่มงาน หรือ บรรจุ ถึง วันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา มีจำนวนทั้งหมดกี่วัน = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน
จากนั้นนำ จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน
ตัวอย่างเช่น
พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 วันที่บรรจุ 1/6/2023 และปัจจุบันเป็นวันที่ 19/7/2024 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควต้า 365 วัน)
- นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023
จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/3/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน
จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 140 วัน
- นับจากวันที่บรรจุ วันที่ 1/6/2023
จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/6/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน
จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน
จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 48 วัน
