จัดการโควตาการลา

เมนู "จัดการโควตาการลา" ใน HumanSoft ใช้ตรวจสอบและแก้ไขจำนวนโควตาการลาของพนักงาน รวมถึงคืนค่าตั้งต้นเพื่อให้ระบบคำนวณโควตาตามเงื่อนไขใน "ตั้งค่าประเภทการลา"

คู่มือนี้ครอบคลุมการเพิ่มโควตาการลา การตรวจสอบโควตา การคืนค่าตั้งต้น และหลักการคำนวณโควตาตามสัดส่วน (Pro Rate) แบบเฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ตรวจสอบพนักงานและปีที่ต้องการจัดการโควตาการลา
• หากต้องการเพิ่มหรือแก้ไขโควตา ให้เตรียมจำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับ
• หากต้องการคืนค่าตั้งต้น ให้ตรวจสอบเงื่อนไขใน “ตั้งค่าประเภทการลา” ก่อน
• หากใช้การคำนวณตามสัดส่วน ให้ตรวจสอบ “วันที่เริ่มงาน” หรือ “วันที่บรรจุ” ของพนักงานให้ตรงกับวันที่ที่ใช้คำนวณ

1. วิธีการเพิ่มโควตาการลา

การเพิ่มโควตาการลา เป็นการเพิ่มจำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับ โดยสามารถแก้ไขเป็นรายบุคคลหรือทั้งองค์กรได้เลย และวิธีการเพิ่มโควตาการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2.ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี

4.กรณีที่ต้องการเพิ่มโควตาทั้งองค์กร สามารถเลือกที่ "ค้นหา" ได้เลย

5.หลังจากนั้นเลือก "แก้ไข" โควตาการลาให้กับพนักงานที่ต้องการทำการแก้ไข

6.ระบุยอดโควตาการลาที่พนักงานจะได้รับ

7.เลือก "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

2. วิธีการตรวจสอบโควตาการลา

วิธีการตรวจสอบโควตาการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2.ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการตรวจสอบโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี

4.หลังจากนั้นเลือก "ค้นหา" เพื่อทำการค้นหาข้อมูลตามความต้องการ

5.จากนั้นข้อมูลตารางโควตาการลาแต่ละประเภทจะปรากฏขึ้นมา

3. วิธีการรีเซตโควตาการลา กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ตั้งค่าประเภทการลา

การรีเซตโควตาการลาจะเป็นการล้างค่ายอดที่มีการกรอก Manual ให้พนักงานและคำนวณยอดตามการตั้งค่าในระบบ สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2.ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"

3.เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการโควตาการลา ให้เลือกเงื่อนไขข้อมูลที่ต้องการจัดการโควตาการลาให้ โดยสามารถเลือกโครงสร้างองค์กร, ตำแหน่ง, พนักงานและปี

4.เลือกที่ "ค้นหา"

5.หลังจากนั้นเลือก "แก้ไข" โควตาการลาให้กับพนักงานที่ต้องการทำการรีเซต

6.เลือกประเภทการลาที่ต้องการรีเซต สามารถรีเซตได้ทุกประเภท หรือรีเซตประเภทใดประเภทหนึ่งได้

7.เลือก "คืนค่าตั้งต้น"

4. วิธีการคำนวณโควตาการลา กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี

ระบบ HumanSoft มีหลักการคำนวณโควตาการลา Pro Rate 2 แบบ ดังนี้

1. Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่เริ่มงาน

2. Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่บรรจุ

โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"

2.เลือกที่ "ตั้งค่าการคำนวณ" แล้วเลือก "ตั้งค่าประเภทการลา"

3.เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าประเภทการลาแล้ว ให้เลือกที่สัญลักษณ์ "รูปดินสอ" ในประเภทการลาที่ต้องการแก้ไข

4.เลือก "นับอายุงานจากวันที่..." เพื่อระบุว่าจะให้คำนวณโควตาการลาจาก

• • วันที่เริ่มงาน
  • วันที่บรรจุ

5.เฉลี่ยโควตา: หลักการเฉลี่ยในไตรมาส

ไตรมาส คือ ช่วง 3 เดือนของรอบปี ถ้าแบ่งเวลา 1 ปี ออกเป็นช่วงไตรมาสจะได้ทั้งหมด 4 ไตรมาส

• • ไตรมาสที่ 1 เดือนที่ 1-3 (มกราคม-มีนาคม)
  • ไตรมาสที่ 2 เดือนที่ 4-6 (เมษายน-มิถุนายน)
  • ไตรมาสที่ 3 เดือนที่ 7-9  (กรกฎาคม-กันยายน)
  • ไตรมาสที่ 4 เดือนที่ 10-12 (ตุลาคม-ธันวาคม)

กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาส ระบบจะประมวลผลว่าเงื่อนไขการตั้งค่าวันที่เริ่มงานหรือวันที่บรรจุว่าอยู่ในไตรมาสไหน และนำมาคำนวณโควตาอีกครั้ง

วิธีการคำนวณ

• โควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส
• จากนั้นนำ ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส x ไตรมาสของพนักงานที่ตรงเงื่อนไขถึงไตรมาสสุดท้าย

ตัวอย่างเช่น

พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และมีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปีได้รับโควตา 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 1
  • โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25
  • ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25  x 4 (ไตรมาสที่ 1 – 4 ) = 365
  • ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 365 วัน

• นับจากวันที่บรรจุ วันที่ 1/6/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 2
  • โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25
  • ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25  x 3 (ไตรมาสที่ 2 – 4 ) = 273.75 ปัดเศษเป็น 275
  • ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 275 วัน

หลักการเฉลี่ยในปี

กรณีตั้งค่าเปิดฟังก์ชัน “คำนวณถึงวันปัจจุบัน” ระบบจะคำนวณโควตาที่พนักงานจะได้รับในวันต้นรอบปีโควตาถึง ณ วันปัจจุบันที่คำนวณ 

วิธีการคำนวณ

• 365 วัน - จำนวนวันที่พนักงานยังไม่เริ่มงาน หรือ บรรจุ = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา
• จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 
• จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน  = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนั้น

ตัวอย่างเช่น 

พนักงาน เริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และ มีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควต้า 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023  
  • 365 วัน  - 60 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/3/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน
  • จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน
  • จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน  x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 305 วัน 

• นับจากวันที่บรรจุ  วันที่ 1/6/2023 
  • 365 วัน  - 213 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/6/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน
  • จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 
  • จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน  x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 213 วัน

กรณีตั้งค่าฟังก์ชัน "คำนวณถึงวันปัจจุบัน"

ฟังก์ชัน "คำนวณถึงวันปัจจุบัน" จะเป็นการคำนวณโควตาการลาของพนักงานตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงวันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา

วิธีการคำนวณ

• ตรวจสอบว่า จำนวนวันตั้งแต่วันที่เริ่มงาน หรือ บรรจุ ถึง วันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา มีจำนวนทั้งหมดกี่วัน = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน
• จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน
• จากนั้นนำ จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น 

พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 วันที่บรรจุ 1/6/2023  และปัจจุบันเป็นวันที่ 19/7/2024 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควต้า 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023 
  • จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/3/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน 
  • จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 
  • จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 140 วัน

• นับจากวันที่บรรจุ  วันที่ 1/6/2023 
  • จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/6/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน 
  • จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 
  • จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 48 วัน

คำแนะนำ:

• ตรวจสอบปีและรายชื่อพนักงานก่อนแก้ไขหรือคืนค่าตั้งต้นทุกครั้ง
• ก่อนคืนค่าตั้งต้น ให้ตรวจสอบเงื่อนไขประเภทการลา เพราะจำนวนโควตาที่กรอกเองจะถูกล้าง
• หลังแก้ไขหรือคืนค่าตั้งต้น ให้ค้นหาพนักงานและตรวจสอบจำนวนโควตาอีกครั้ง

ผลลัพธ์หลังใช้งาน

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ต้องการตรวจสอบโควตาการลาของพนักงานต้องทำอย่างไร?

• A: ไปที่ "การประมวลผลเงินเดือน" > "จัดการโควตาการลา" เลือกเงื่อนไขค้นหาและปี แล้วคลิก "ค้นหา" ระบบจะแสดงโควตาการลาแต่ละประเภทในตาราง

Q: "คืนค่าตั้งต้น" ต่างจากการแก้ไขโควตาอย่างไร?

• A: การแก้ไขโควตาเป็นการกรอกจำนวนโควตาด้วยตนเอง ส่วน "คืนค่าตั้งต้น" จะล้างจำนวนที่กรอกเองในประเภทการลาที่เลือก และให้ระบบคำนวณใหม่ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้

Q: คืนค่าตั้งต้นเฉพาะบางประเภทการลาได้หรือไม่?

• A: ได้ ในหน้าแก้ไขโควตาของพนักงาน ให้เลือกเฉพาะประเภทการลาที่ต้องการ แล้วคลิก "คืนค่าตั้งต้น" หรือเลือกทุกประเภทหากต้องการคืนค่าตั้งต้นทั้งหมด