การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน

ปรับเงินเดือนพนักงาน ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการกำหนดวันที่มีผลและยอดเงินเดือนใหม่ รวมถึงการปรับเปลี่ยนประเภทพนักงาน โดยรองรับทั้งการปรับเงินเดือนล่วงหน้า การปรับระหว่างรอบเดือน หรือการปรับที่มีผลทันที ระบบจะทำการบันทึกประวัติการปรับปรุงข้อมูลเพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าในแต่ละรอบเดือนมีการปรับเปลี่ยนข้อมูลพนักงานท่านใดและมีผลตั้งแต่วันที่เท่าใด โดยกระบวนการของแต่ละขั้นตอน มีรายละเอียดดังนี้

1. ขั้นตอนการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"

ก่อนดำเนินการนำเข้าข้อมูล แนะนำให้ตรวจสอบการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน" เพื่อให้ระบบใช้เป็นตัวหารในการคำนวณค่าแรงต่อวันได้อย่างถูกต้องตามนโยบายบริษัท โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"

2. ไปที่เมนู "ตั้งค่าทั่วไป"

3. เลือกเมนูย่อยที่ "คำนวณเงินเดือน"

4. ตรวจสอบหรือระบุจำนวนวันในหัวข้อ "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน" (เพื่อใช้เป็นฐานในการหารค่าแรงรายวัน)

5. คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันข้อมูล

2. ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต การปรับเงินเดือนพนักงาน

การดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตเพื่อนำมาจัดเตรียมข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. ไปที่เมนู "ปรับเงินเดือนพนักงาน"

3. เลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการดำเนินการ

4. คลิกปุ่ม "เพิ่มรอบปรับเงินเดือน" และกดยืนยัน

5. จากนั้นหน้าจอจะแสดงหน้าต่าง ให้ระบุ "ชื่อรอบ" เพื่อใช้อ้างอิงการปรับปรุงข้อมูล และคลิก "บันทึก"

6. คลิกสัญลักษณ์ "รูปปากกา (Edit)" เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการรอบนั้น ๆ

7. คลิกปุ่ม "Template" เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel สำหรับกรอกข้อมูล

3. ข้อควรทราบ และข้อควระวังในการกรอกข้อมูลไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูล ปรับเงินเดือนพนักงาน

โปรดระบุข้อมูลในไฟล์ Excel ตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการประมวลผล ดังนี้

1. ประเภทพนักงานเก่า: ข้อมูลเดิมในระบบ (ห้ามแก้ไขส่วนนี้)

2. กลุ่มประเภทพนักงานใหม่: ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานที่จะมีผลโดยอ้างอิงตาม "มีผลวันที่" โดยระบบจะให้เลือกข้อมูลจาก Drop-down List โดยมีให้เลือกดังนี้

• 01-พนักงานรายเดือน
• 02-พนักงานรายวัน
• 03-พาร์ทไทม์
• 04-เหมาจ่าย
• หากไม่ระบุ: จะอ้างอิงข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานเก่า
• หากระบุไม่ถูกต้อง: เช่น ประเภทพนักงานใหม่เป็น 01-พนักงานรายเดือน แต่ระบุกลุ่มประเภทเป็น ET0010 (ของพนักงานเหมาจ่าย) จะส่งผลให้การคำนวณไม่ถูกต้องได้

3. ประเภทพนักงานใหม่: ระบุรหัสประเภทพนักงานใหม่ หากเว้นว่างระบบจะอ้างอิงข้อมูลเดิม และหากกรอกเป็นรหัสประเภทที่ไม่มีในระบบ จะเป็นการอ้างอิงประเภทพนักงานเก่า

4. เงินเดือนเดิม: ฐานเงินเดือนปัจจุบันก่อนการปรับปรุง (ดึงข้อมูลอัตโนมัติ)

5. เงินเดือนใหม่: ระบุจำนวนเงินเดือนใหม่ที่ต้องการปรับปรุง

6. มีผลวันที่: ระบุวันที่มีผลในรูปแบบ ค.ศ. YYYY-MM-DD (เช่น 2026-04-10)

7. หมายเหตุ: ระบุเหตุผลการปรับเงินเดือนเพื่อใช้ในการอ้างอิงประวัติ

ข้อควรระวัง: ห้ามแก้ไขหรือลบคอลัมน์สีเทา โดยเด็ดขาด เนื่องจากเป็นส่วนที่ระบบใช้ในการตรวจสอบความเชื่อมโยงของข้อมูล

4. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

เมื่อเตรียมไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

1. กลับไปที่เมนู "ปรับเงินเดือนพนักงาน" และเลือกปุ่ม เลือกไฟล์" ในรอบที่สร้างไว้

2. คลิกปุ่ม "Upload" เพื่อส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ

3. ตรวจสอบสถานะการนำเข้า (จำนวนรายการที่สำเร็จและรายการที่ผิดพลาด)

4. เมื่อข้อมูลแสดงผลถูกต้องสมบูรณ์ ให้คลิกปุ่ม Finish เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

ข้อควรระวัง ในการนำเข้าไฟล์ปรับเงินเดือน

ระบบจะยึดข้อมูลล่าสุดจากไฟล์ Excel ที่อัปโหลดเข้ามาทันที หากท่านสร้างรอบการปรับปรุงไว้แล้ว และมีการอัปโหลดไฟล์ใหม่โดยไม่ได้ระบุชื่อพนักงานบางท่านที่เคยมีอยู่ในรอบนั้น ข้อมูลการปรับเงินเดือนของพนักงานท่านดังกล่าวจะถูกล้างค่า ออกจากรอบนั้นทันที

• ตัวอย่างเช่น: มีการปรับเงินเดือนพนักงานรหัสพนักงาน 680013 ไว้ก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าไม่ได้กรอกข้อมูลปรับเงินเดือนของพนักงานรหัสพนักงาน 680013 จะส่งผลให้ข้อมูลการปรับเงินเดือนของพนักงานรหัส 680013 หายไป

ในไฟล์เทมเพลต ข้อมูลพนักงานรหัสพนักงาน 680013 ไม่ได้กรอกข้อมูลไว้ หลังจากทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานรหัส 680013 จะถูกล้างค่าตามไฟล์เทมเพลตที่ไม่มีการระบุข้อมูล

หลักการคำนวณเงินเดือนของพนักงานปรับเงินเดือน

ระบบจะใช้หลักการคำนวณแบบสัดส่วน โดยอ้างอิงจาก "จำนวนวันทำงานกรณีพนักงานปรับเงินเดือน" (ตัวอย่างนี้กำหนดไว้ที่ 30 วัน)

กรณีที่ 1: ปรับเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบคำนวณ

• เงินเดือนเดิม: 15,000 บาท | เงินเดือนใหม่: 20,000 บาท
• ผลลัพธ์: เมื่อปรับเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบการคำนวณพนักงานจะได้รับเงินเดือนเรทใหม่เต็มจำนวนคือ 20,000 บาท

กรณีที่ 2: ปรับเงินเดือนระหว่างรอบคำนวณ

• เงินเดือนเดิม: 15,000 บาท | เงินเดือนใหม่: 20,000 บาท
• รอบการคำนวณ: 26/07 - 25/08 | วันที่มีผลปรับ: 01/08
• ช่วงที่ 1 (26/07 - 31/07 = 6 วัน): ใช้เรทเดิม

อัตราค่าแรงต่อวัน = 15,000 ÷ 30 = 500 บาท/วัน

รายได้ช่วงแรก = 500 x 6 = 3,000 บาท

• ช่วงที่ 2 (01/08 - 25/08 = 25 วัน): ใช้เรทใหม่

อัตราค่าแรงต่อวัน = 20,000 ÷ 30 = 666.67 บาท/วัน

รายได้ช่วงแรก = 666.67 x 25 = 16,666.75 บาท

• รวมรายได้ทั้งเดือน: 3,000 + 16,666.75 = 19,666.75 บาท

หลักการคำนวณเอกสารโอที และ เอกสารการลาของพนักงานปรับเงินเดือน

• รอบการคำนวณเงินเดือน: 26/07/2023 – 25/08/2023
• วันที่มีผลปรับอัตราเงินเดือน: 01/08/2023
• อัตราเงินเดือนเดิม: 15,000 บาท (ฐานคำนวณค่าแรงรายวัน = 500 บาท)
• อัตราเงินเดือนใหม่: 20,000 บาท (ฐานคำนวณค่าแรงรายวัน = 666.67 บาท)

1. การคำนวณค่าล่วงเวลา

ตัวอย่าง: พนักงานทำโอทีล่วงเวลา (อัตรา 1.5 เท่า) จำนวน 2 ชั่วโมง 30 นาที

กรณีที่ 1: การปฏิบัติงานก่อนวันที่มีผลปรับเงินเดือน

• วันที่ปฏิบัติงาน: 31/07/2023
• วิธีการคำนวณ: ใช้อัตราเงินเดือนเดิมในการคำนวณ

-ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 500 ÷ 8 = 62.5 บาท  

-นำค่าแรงต่อชั่วโมง 62.5 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 93.75 บาท

-จะได้ 93.75 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 234.38 บาท

กรณีที่ 2: การปฏิบัติงานหลังวันที่มีผลปรับเงินเดือน

• วันที่ปฏิบัติงาน: 05/08/2023
• วิธีการคำนวณ: ใช้อัตราเงินเดือนใหม่ในการคำนวณ

-ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 666.67 ÷ 8 = 83.34 บาท

-นำค่าแรงต่อชั่วโมง 83.34 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 125 บาท

-จะได้ 125 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 312.50 บาท

• สรุปยอดเงินค่าล่วงเวลาในรอบเดือนนี้: 234.38 + 312.50 = 546.88 บาท

2. การคำนวณรายการหักเงินจากการลา

ตัวอย่าง: พนักงานลากิจโดยไม่รับค่าจ้าง (หัก 1 เท่าของค่าแรงรายวัน)

1. การลาในวันที่ 31/07/2023 (ก่อนวันปรับเงินเดือน):

คำนวณจากเรทเดิม: 15000 ÷ 30 = 500 บาท/วัน

2. การลาในวันที่ 05/08/2023 (หลังวันปรับเงินเดือน):

คำนวณจากเรทใหม่: 20,000 ÷ 30 วัน = 666.67 บาท/วัน

• สรุปยอดรวมรายการหักเงินจากการลาในรอบเดือนนี้: 500 + 666.67 = 1,166.67 บาท

ดังนั้น การคำนวณเอกสารโอทีและเอกสารการลาของพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน จะเป็นการคิดคำนวณ 2 เรท คือ เรทเงินเดือนเดิมก่อนวันที่มีผล และ เรทเงินเดือนใหม่หลังวันที่มีผล