การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงาน

การบริหารจัดการหนี้สินและเงินประกันผ่านระบบ HumanSoft ออกแบบมาเพื่อให้ฝ่ายบุคคล (HR) สามารถติดตามยอดค้างชำระและหักเงินพนักงานโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดจนกว่าจะครบตามจำนวนงวด นอกจากนี้ยังรองรับการนำเข้าข้อมูล เงินประกันการทำงาน เพื่อใช้ตรวจสอบยอดเงินสะสมที่พนักงานชำระมาแล้ว ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะแสดงผลสรุปโดยอัตโนมัติเมื่อพนักงานดำเนินการลาออก

ระบบแบ่งวิธีการดำเนินการออกเป็น 2 ส่วนหลัก ดังนี้:

1. ขั้นตอนการนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน

2. ขั้นตอนการนำเข้าเงินประกันการทำงาน

1. ขั้นตอนการนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน

ใช้สำหรับการนำเข้าข้อมูลภาระหนี้สินที่ต้องการให้ระบบดำเนินการหักจากเงินเดือนเป็นงวด ๆ

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท "นำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน"

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินดือน"

2. ไปที่เมนู "จัดการหนี้สินพนักงาน"

3. เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการหนี้สินพนักงาน ให้เลือก "นำเข้าข้อมูล"

4. หลังจากนั้น เลือก "ดาวน์โหลด" เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลหนี้สินพนักงานให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลจัดการหนี้สินพนักงาน

1. เลขอ้างอิง: ลำดับเอกสารหรือรหัสแยกภาระหนี้สินรายบุคคล หากหนี้สินหนึ่งรายการมีหลายงวด ให้ใช้เลขเดียวกันในทุกแถว เช่น เลขอ้างอิง 1 ของนาย A หากมีข้อมูลภาระหนี้สินทั้งหมด 5 แถว จะต้องกรอกเลขอ้างอิงเป็น 1 ทั้ง 5 แถว

2. รหัสพนักงาน: ระบุรหัสพนักงานที่ต้องการนำเข้าข้อมูล (จำเป็น)

3. ชื่อ-นามสกุล: ชื่อของพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน ในส่วนของช่องชื่อจะกรอกหรือไม่กรอกก็ได้หลังจากนำเข้าไปแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลชื่อจากรหัสพนักงานมาแสดงให้

4. งวดที่: งวดที่จะหักเงินพนักงาน

5. รหัสประเภท: รหัสอ้างอิงของภาระหนี้สินที่จะทำการนำเข้า

6. ปี-เดือน: ปี-เดือน ที่ต้องการหักภาระหนี้สินในงวดนั้น ๆ โดยแนะนำให้กรอก "ปี-เดือน" ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น "YYYY-MM" เช่น "2023-08"

7. วันที่: วันที่เริ่มทำสัญญาภาระหนี้สิน โดยแนะนำให้กรอก ข้อมูลรูปแบบ "DD-MM-YYYY" เช่น "20-08-2023"

8. เงินต้น: จำนวนเงินก่อนที่จะคำนวณกับดอกเบี้ยในการหักงวดนั้น ๆ หากกรอก 0 หรือ ค่าว่าง ระบบจะนำเข้ายอดเป็น 0 ให้ จะไม่คำนวณอัตโนมัติให้เหมือนกับที่เพิ่มจากหน้าระบบ

9. เริ่มหักเดือน: ให้ใส่ ปี-เดือน ที่จะเริ่มทำการหักภาระหนี้สิน โดยแนะนำให้กรอก "ปี-เดือน" ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น "YYYY-MM" เช่น "2023-08"

10. ดอกเบี้ย: จำนวนดอกเบี้ยที่จะหักในแต่ละงวดโดยให้ระบุเป็นจำนวนบาท

11. จำนวนเงินทั้งหมด: จำนวนเงินหักในแต่ละงวดที่รวมดอกเบี้ยแล้ว โดยรวมกันทุกงวดเป็นจำนวนเท่าใด

12. รวมเป็นเงิน: จำนวนเงินต้น+ดอกเบี้ย = รวมเป็นเงินในแต่ละงวด

13. เงินดาวน์: จำนวนเงินที่พนักงานได้จ่ายมาเป็นเงินส่วนแรกในภาระหนี้สินรายการนี้แล้ว

14. สถานะ: สถานะการชำระของงวดนั้นว่ามีการชำระไปแล้วหรือยัง โดยแบ่งสถานะเป็น 2 สถานะ ได้ดังนี้

• Y = ชำระแล้ว
• N = ยังไม่ได้ชำระ

15. ยอดกู้: จำนวนเงินทั้งหมด-เงินดาว = ยอดกู้ ที่พนักงานได้กู้ไป

16. ดอกเบี้ย: อัตราดอกเบี้ยที่หักคิดเป็นกี่ % หรือมูลค่าดอกเบี้ย หากไม่มีให้ใส่ 0

17. รูปแบบดอกเบี้ย: รูปแบบการคิดดอกเบี้ย โดยหลักการคำนวณดอกเบี้ย แยกเป็น 3 รูปแบบดังนี้

• 1.ต้นลดดอกลด
• 2.ดอกเบี้ยคงที่
• 3.กำหนดมูลค่าดอกเบี้ย

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือก "เลือกไฟล์" เพื่อนำเข้าข้อมูล

2. เลือก "อัพโหลด"

3. เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้

4. นอกจากนั้นเมื่ออัพโหลดไฟล์ภาระหนี้สินเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะสามารถมาตรวจสอบข้อมูลการจัดการหนี้สินพนักงานได้จากการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel พร้อมทั้งสามารถแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าในระบบได้เลย

วิธีคิดดอกเบี้ยของระบบ HumanSoft

ระบบรองรับการคำนวณดอกเบี้ย 3 รูปแบบ ดังนี้:

1. วิธีคิดแบบ "ดอกเบี้ยคงที่"

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% ชำระ 12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

• เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
• ดอกเบี้ย 10,000 × 6 % = ดอกบี้ย 600 บาท/งวด
• ค่างวด 833.33 + 600 = 1,433.33 บาท/งวด

2. วิธีคิดแบบ "กำหนดมูลค่า"

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 1,000 บาท ชำระ  12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

• เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
• ดอกเบี้ย 1,000 หาร 12 = ดอกบี้ย 83.33 บาท/งวด
• ค่างวด 833.33 + 83.33 = 916.66 บาท/งวด

3. วิธีคิดแบบ “ต้นลด ดอกลด”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% (ต้นลด ดอกลด) มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

• เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด
• ดอกเบี้ย เงินต้นคงเหลือ × 6% (ในงวดแรก × 6% ได้เลย )
• งวดต่อไป ต้องลบเงินต้นที่จ่ายไปแล้วก่อนนำไป × 6% เช่น

งวดที่ 1:  833.33 + (10,000 × 6% ) = 600

= 833.33 + 600 = 1,433.33

งวดที่ 2:  833.33 + (10,000 - 833.33 = 9,166.67) × 6% = 550

= 833.33 + 550 = 1,383.33

งวดที่ 3: 833.33 + (9,166.67 - 833.33 = 8,333.34) × 6% = 500

= 833.33 + 500 = 1,333.33

2. ขั้นตอนการนำเข้าเงินประกันการทำงาน

ใช้สำหรับบันทึกประวัติการส่งเงินประกัน เพื่อเก็บเป็นยอดสะสมและตรวจสอบเมื่อพนักงานสิ้นสุดสถานะการจ้างงาน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าเงินประกันการทำงาน”

1. เข้าสู่เมนู "ข้อมูลองค์กร"

2. ไปที่เมนู "ข้อมูลพนักงาน"

3. ไปที่เมนูย่อยและเลือก "เงินประกันการทำงาน"

4. หลังจากนั้น เลือก "ดาวน์โหลด" เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลเงินประกันการทำงานให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลเงินประกันการทำงาน

1. การกรอกยอดเงิน: หากกรอกยอดใดและนำเข้าระบบจะเป็นการนำเข้ายอดที่กรอกเข้าในรอบเดือนที่นำเข้าให้ กรณีที่หากรอบเดือนที่นำเข้ามีข้อมูลการนำเข้าก่อนหน้าอยู่แล้วจะเป็นการนำเข้าแยกข้อมูลขึ้นมาให้อีก 1 รายการ

เช่น หากก่อนหน้านี้มีการกรอกข้อมูลเดือนเมษายน 2025 เป็นยอด 900 บาท แล้วมีการนำเข้าใหม่อีกครั้งเป็นยอด 500 บาท ระบบจะแสดงทั้ง 2 ยอดคือ 900 และ 500

2. กรณีกรอกยอด 0 หรือ ค่าว่าง: ในการนำเข้าทับเข้าไปในรอบเดือนที่เคยนำเข้าก่อนหน้าระบบจะแสดงยอดเดิมที่เคยนำเข้าก่อนหน้านี้โดยไม่ถูกล้างค่าหรือแทนที่ด้วยยอด 0 

เช่น หากก่อนหน้านี้มีการนำเข้าในรอบเดือนเมษายน 2025 เป็นยอด 900 บาท และได้มีการนำเข้าในเดือนเมษายน 2025 ใหม่อีกครั้งโดยปล่อยเป็นค่าว่าง หรือ ยอด 0 ข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้าจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลเงินประกันการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลเงินประกันการทำงานเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่เมนู "ข้อมูลองค์กร" หลังจากนั้นให้เลือก "เดือนที่ต้องการนำเข้าข้อมูลเงินประกันการทำงาน และเลือกไฟล์" เพื่อนำเข้าข้อมูล

2. เลือก "อัพโหลดไฟล์"

3. เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้



และเมื่อพนักงานลาออก ระบบจะทำการสรุปข้อมูลหนี้สินและเงินประกันการทำงานให้ ดังรูปภาพด้านล่าง