การนำเข้าโควตาการลา

การนำเข้าโควตาการลา คือ กระบวนการบันทึกสิทธิ์วันลาของพนักงานเข้าสู่ระบบในคราวละหลายรายการ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรืออยู่ในช่วงเริ่มต้นใช้งานระบบและต้องการโอนย้ายยอดคงเหลือจากระบบเดิม

คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนดาวน์โหลดเทมเพลต Excel สำหรับนำเข้าข้อมูลโควตาการลาของพนักงาน และขั้นตอนนำเข้าไฟล์กลับเข้าระบบ ทำที่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” > “จัดการโควตาการลา” > “นำเข้าข้อมูล” สำหรับฝ่ายบุคคล (HR) และหัวหน้างานที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงเมนูโควตาการลา

ฟีเจอร์นี้ครอบคลุมอะไร

• แท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” — โควตาการลาที่พนักงานจะได้รับในรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่ (ไม่รวมโควตาสะสมจากรอบก่อนหน้า) มีค่ากรอกมาให้ในไฟล์
• แท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว” — ยอดวันลาที่พนักงานใช้ไปก่อนเริ่มใช้ระบบ (ไฟล์เปล่า)
• แก้ไขค่าในไฟล์ Excel แล้วนำเข้ากลับเข้าระบบ — ค่าที่กรอกจะแทนที่ยอดเดิมของพนักงาน

เทมเพลต “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” จะกรอกค่าโควตาปัจจุบันมาให้แล้ว ไม่ต้องกรอกใหม่ทั้งหมด แก้เฉพาะตัวเลขที่ต้องการเปลี่ยน ส่วนเทมเพลต “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว” เป็นไฟล์เปล่า ไม่มีค่ากรอกมาให้

เหมาะกับใคร

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

สิ่งที่จำเป็น

• มีสิทธิ์เข้าเมนู “การประมวลผลเงินเดือน” > “จัดการโควตาการลา” ในระบบ HumanSoft HRS
• ข้อมูลพนักงานในระบบครบถ้วน (รหัสพนักงาน สาขา แผนก และตำแหน่ง)
• ตั้งค่าประเภทการลาในระบบแล้ว

สิ่งที่แนะนำ

• ตรวจสอบรอบปีโควตาก่อนดาวน์โหลด เทมเพลตจะกรอกข้อมูลของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่มาให้ (ตามการตั้งค่ารอบการตัดโควตาการลาประจำปีของบริษัท) ไม่มีตัวเลือกเลือกปีตอนดาวน์โหลด แต่เลือกปีปลายทางได้ในขั้นนำเข้า
• ตั้งค่า “จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา” ให้ตรงกับองค์กรก่อน หากจะกรอกค่าเป็นหน่วยชั่วโมง (ขั้นตอนอยู่ที่หัวข้อ 3.1)

ขั้นตอนการใช้งาน

3.1 จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา

ก่อนนำเข้าข้อมูลในหน่วยชั่วโมง ต้องตรวจสอบการตั้งค่าพื้นฐานเพื่อให้ระบบคำนวณสัดส่วนชั่วโมงต่อวันได้ถูกต้อง (เช่น 8 ชั่วโมงเท่ากับ 1 วัน)

1. คลิกเมนู “ตั้งค่า”
2. คลิกเมนู “ตั้งค่าทั่วไป”

3. เลือกหัวข้อ “โควตา”
4. ที่หัวข้อ “จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา” กรอกชั่วโมงและนาทีตามเงื่อนไขขององค์กร
5. คลิกปุ่ม “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

ใช้ในกรณีที่ต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง แทนการให้ระบบคำนวณให้ตามเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้

3.2 ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

1. คลิกเมนู “การประมวลผลเงินเดือน”
2. คลิกเมนู “จัดการโควตาการลา”

3. คลิกปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”

4. เลือกแท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”
5. คลิกปุ่ม “ดาวน์โหลด” ระบบเตรียมไฟล์เทมเพลต (.xlsx) ไว้เบื้องหลัง ไฟล์จะยังไม่ถูกบันทึกลงเครื่องในขั้นนี้ และไฟล์มีโควตาของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่กรอกมาให้แล้ว

6. เปิดแผง “รายการดาวน์โหลด” รอจนไฟล์เตรียมเสร็จ
7. คลิกไฟล์ในรายการ เพื่อบันทึกลงเครื่อง

3.3 การกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel

1. เปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา
2. แก้ไขค่าในคอลัมน์ประเภทการลา — คอลัมน์นี้จะมีตัวเลขโควตาปัจจุบันของพนักงานแต่ละคนกรอกมาให้ล่วงหน้าแล้ว ไม่ใช่ช่องว่าง
   • ช่องที่มีค่ากรอกมาให้แล้ว คือค่าปัจจุบันในระบบ แก้ไขได้ถ้าต้องการเปลี่ยน
   • ต้องการไม่แตะค่าเดิม ให้ปล่อยช่องนั้นว่างเปล่า (อย่าใส่ 0)
   • ต้องการตั้งเป็น 0 ให้ใส่ 0 ลงในช่องโดยตรง
   • หน่วยของแต่ละประเภทการลาอยู่ในวงเล็บท้ายหัวคอลัมน์ เช่น 01:ลากิจได้รับค่าจ้าง(วัน) หรือ (ชั่วโมง) ให้กรอกตามหน่วยที่หัวคอลัมน์ระบุ

3. บันทึกไฟล์ (Ctrl+S) โดยไม่เปลี่ยนชื่อและไม่เปลี่ยนรูปแบบไฟล์ (.xlsx)

ห้ามเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น .xls .csv หรือรูปแบบอื่น ระบบรับเฉพาะ .xlsx เท่านั้น

3.4 ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูล — โควตาการลาที่จะได้รับ

เพื่อให้การนำเข้าข้อมูลถูกต้องแม่นยำ ผู้ใช้งานควรระบุตัวเลขและสัญลักษณ์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนด ระบบรองรับทั้งหน่วยชั่วโมงและหน่วยวัน

1. หน่วยชั่วโมง: โควตาการลาที่ได้รับ 8 ชั่วโมง 00 นาที ระบุในไฟล์เป็น 08:00
2. หน่วยชั่วโมง: โควตาการลาที่ได้รับ 4 ชั่วโมง 30 นาที ระบุในไฟล์เป็น 04:30
3. หน่วยวัน: โควตาการลาที่ได้รับ 1 วันถ้วน ระบุในไฟล์เป็น 1.00
4. หน่วยวัน: โควตาการลาที่ได้รับ 1 วันครึ่ง ระบุในไฟล์เป็น 1.50
5. ใส่เลข 0: ระบบเขียนทับยอดเดิมให้เป็น 0

หมายเหตุ: หากปล่อยช่องว่าง ระบบจะข้ามช่องนั้น ไม่แตะยอดเดิมในระบบ

3.5 ข้อแตกต่างของการระบุแบบชั่วโมง กับ แบบวัน

• แบบชั่วโมง ระบุเป็น 08:00
• แบบวัน ระบุเป็น 1.00

หมายเหตุ: หากระบุเป็นชั่วโมง ระบบจะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวันให้เอง ตามจำนวนชั่วโมงการทำงานที่ตั้งค่าไว้

3.6 นำเข้าไฟล์ Excel กลับเข้าระบบ

1. เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” > “จัดการโควตาการลา” > “นำเข้าข้อมูล” แล้วเลือกแท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”
2. เลือกปี แล้วคลิกปุ่ม “เลือกไฟล์” เพื่อเลือกไฟล์ Excel ที่แก้ไขแล้ว
3. คลิกปุ่ม “อัพโหลด”
4. เมื่ออัปโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว ตรวจสอบผลได้ที่ประวัติการนำเข้าข้อมูล

การนำเข้าแทนที่ค่าเดิม ไม่บวกสะสม ตรวจสอบชื่อไฟล์และปีที่เลือกให้ถูกต้องก่อนกด “อัพโหลด”

การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

ใช้ในกรณีที่เริ่มใช้โปรแกรมของ HumanSoft ระหว่างปี แล้วต้องการนำยอดวันลาที่พนักงานใช้ไปก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่ได้รับ

3.7 ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

1. คลิกเมนู “การประมวลผลเงินเดือน”
2. คลิกเมนู “จัดการโควตาการลา”

3. คลิกปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”

4. เลือกแท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”
5. คลิกปุ่ม “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล

3.8 ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูล — โควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

1. หน่วยชั่วโมง: เคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ระบุในไฟล์เป็น 08:00
2. หน่วยชั่วโมง: เคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ระบุในไฟล์เป็น 04:30
3. หน่วยวัน: เคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ระบุในไฟล์เป็น 1.00
4. หน่วยวัน: เคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ระบุในไฟล์เป็น 1.50
5. ใส่เลข 0: ระบบเขียนทับยอดเดิมให้เป็น 0

หมายเหตุ: หากปล่อยช่องว่าง ระบบจะข้ามช่องนั้น ไม่แตะยอดเดิมในระบบ

คำแนะนำ: หากอัปโหลดยอดไปแล้วในครั้งแรก แล้วอัปโหลดครั้งที่ 2 ด้วยไฟล์ที่มีช่องว่าง ระบบจะคงค่าเดิมของช่องนั้นไว้ ทั้งนี้เมื่อกดปุ่ม “คำนวณโควตาการลา” ยอดที่นำเข้าไว้จะถูกล้างค่า

3.9 การนำไฟล์ข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้ว เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

1. เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” > “จัดการโควตาการลา” > “นำเข้าข้อมูล” แล้วเลือกแท็บ “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”
2. เลือกปีและเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า
3. คลิกปุ่ม “อัพโหลด”
4. เมื่ออัปโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว ตรวจสอบผลได้ที่ประวัติการนำเข้าข้อมูล

ข้อกำหนดการกรอกข้อมูลและการคำนวณ

ข้อมูลที่เทมเพลตดึงมา

• เทมเพลตดึงโควตาของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่เท่านั้น ไม่รวมโควตาสะสมจากรอบก่อนหน้า
• เทมเพลตกรอกข้อมูลของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่มาให้ แต่ตอนนำเข้าสามารถเลือกได้ว่าจะนำข้อมูลไปใช้กับปีไหน
• การกดปุ่ม “ดาวน์โหลด” ไม่บันทึกไฟล์ลงเครื่องในขั้นเดียว ระบบเตรียมไฟล์ไว้ในแผง “รายการดาวน์โหลด” ก่อน ต้องคลิกไฟล์ในรายการอีกครั้งเพื่อบันทึกลงเครื่อง

ห้ามแก้ไขคอลัมน์พื้นหลังสีเทา (รหัสพนักงาน สำนักงานสาขา แผนก ตำแหน่ง และชื่อ-นามสกุล) ถ้าแก้แล้วนำเข้า ระบบอาจจับคู่ข้อมูลผิดพนักงาน

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

• ถ้าดาวน์โหลดเทมเพลตแล้วไม่มีชื่อพนักงานที่คาดไว้ ให้ตรวจสอบช่อง “โครงสร้างองค์กร” ข้างปุ่ม “ดาวน์โหลด” ก่อนดาวน์โหลดใหม่
• แนะนำตรวจสอบค่าในไฟล์กับความเป็นจริงก่อนนำเข้า เพราะการนำเข้าจะแทนที่ค่าเดิม และไม่มีหน้าตัวอย่างก่อนนำเข้า
• พนักงานที่มีโควตาสะสมข้ามปี ค่าที่แสดงในเทมเพลตเป็นยอดของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่อย่างเดียว ไม่ใช่ยอดสะสมรวมจากหลายปี

ผลลัพธ์หลังนำเข้าข้อมูล

หลังกดปุ่ม “อัพโหลด” ระบบจะนำเข้าข้อมูลและแสดงประวัติการนำเข้าข้อมูล ยอดโควตาของพนักงานที่กรอกค่าไว้จะถูกแทนที่ด้วยค่าใหม่ ส่วนช่องที่ปล่อยว่างจะไม่เปลี่ยนแปลง ตรวจสอบยอดที่อัปเดตแล้วได้ที่หน้าโควตาการลาของพนักงานแต่ละคน

คำถามที่พบบ่อย

Q: นำเข้าไปแล้วค่าผิด แก้ไขอย่างไร

• A: แก้ไขค่าในไฟล์ Excel แล้วนำเข้าใหม่อีกครั้ง ระบบจะแทนที่ค่าเดิมด้วยค่าใหม่

Q: ดาวน์โหลดเทมเพลตแล้วช่องว่าง ไม่มีตัวเลขกรอกมาให้ เป็นปกติหรือไม่

• A: เป็นปกติ ช่องว่างหมายความว่าพนักงานคนนั้นไม่มีโควตาสำหรับประเภทการลานั้นในระบบ (ค่าเป็น 0 หรือยังไม่มีข้อมูล) ถ้าต้องการตั้งค่า ให้กรอกตัวเลขลงไปก่อนนำเข้า

Q: นำเข้าแล้วจะรวมกับค่าเดิมในระบบหรือไม่

• A: ไม่รวม การนำเข้าแทนที่ค่าเดิม ไม่บวกสะสม เช่น ค่าเดิมในระบบเป็น 5 วัน แล้วนำเข้าค่า 3 วัน ค่าใหม่ในระบบจะเป็น 3 วัน ไม่ใช่ 8 วัน (5 เดิมบวก 3 ที่นำเข้า)

Q: เทมเพลตดึงข้อมูลของปีไหน

• A: เทมเพลตกรอกข้อมูลของรอบปีที่กำลังใช้งานอยู่ ตามการตั้งค่ารอบการตัดโควตาการลาประจำปีของบริษัท ไม่มีตัวเลือกเลือกปีในการดาวน์โหลด แต่เมื่ออัปโหลดกลับเข้าระบบ สามารถเลือกได้ว่าจะนำข้อมูลไปใช้กับปีไหน

Q: ถ้าปล่อยช่องว่างตอนนำเข้า หมายความว่าอะไร

• A: ช่องว่างหมายความว่าระบบไม่แตะค่าเดิมในระบบสำหรับพนักงานคนนั้นหรือประเภทการลานั้น ถ้าต้องการตั้งค่าให้เป็น 0 ต้องใส่ 0 ลงในช่องโดยตรง

Q: กรอกเป็นชั่วโมงกับกรอกเป็นวัน ต่างกันอย่างไร

• A: ชั่วโมงระบุเป็น 08:00 ส่วนวันระบุเป็น 1.00 หากประเภทการลานั้นตั้งค่าหน่วยเป็นวัน ระบบจะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวันให้ตามจำนวนชั่วโมงการทำงานที่ตั้งค่าไว้