การนำเข้าโควตาการลา
การนำเข้าโควตาการลา คือ กระบวนการบันทึกสิทธิ์วันลาของพนักงานเข้าสู่ระบบในคราวละหลายรายการ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรืออยู่ในช่วงเริ่มต้นใช้งานระบบและต้องการโอนย้ายยอดคงเหลือจากระบบเดิม โดยระบบแบ่งการดำเนินการออกเป็น 2 ส่วนหลัก ดังนี้
1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ: สำหรับกำหนดสิทธิ์วันลาเริ่มต้น
2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว: สำหรับหักยอดวันลาที่พนักงานใช้ไปก่อนเริ่มใช้ระบบ
1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ
ใช้ในกรณีที่ต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง แทนการให้ระบบประมวลผลอัตโนมัติ
ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ"
1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินดือน"
2. ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"
3. เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก "นำเข้าข้อมูล"
4. เลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ"
5. หลังจากนั้น เลือก "ดาวน์โหลด" เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน
ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ
เพื่อให้การนำเข้าข้อมูลถูกต้องแม่นยำ ผู้ใช้งานควรระบุตัวเลขและสัญลักษณ์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนด และรองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้:
1. หน่วยชั่วโมง: หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 8 ชั่วโมง 00 นาที รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 08:00
2. หน่วยชั่วโมง: หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 4 ชั่วโมง 30 นาที รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 04:30
3. หน่วยวัน: หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 1 วันถ้วน รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 1.00
4. หน่วยวัน: หากต้องการใส่ว่าโควตาการลาที่ได้รับ 1 วันครึ่ง รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 1.50
5. หากใส่ 0 หรือปล่อยเป็น ค่าว่าง: ระบบจะยึดตามข้อมูลเดิมที่มีอยู่ในระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7
ข้อแตกต่างของการระบุแบบชั่วโมง กับ แบบวัน
1. แบบชั่วโมง ระบุ = 08:00
2. แบบวัน ระบุ = 1.00
- หมายเหตุ: หากระบุเป็นชั่วโมงมาการแสดงผลของระบบ จะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวันให้เอง
จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลาในระบบ HumanSoft
ก่อนดำเนินการนำเข้าข้อมูลในหน่วยชั่วโมง ท่านจำเป็นต้องตรวจสอบการตั้งค่าพื้นฐานเพื่อให้ระบบคำนวณสัดส่วนชั่วโมงต่อวันได้อย่างถูกต้อง (เช่น 8 ชั่วโมง = 1 วัน) โดยสามารถตรวจสอบการตั้งค่าได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2. ไปที่เมนู "ตั้งค่าทั่วไป"
3. เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก "โควตาการลา"
4. เลือกที่หัวข้อ "จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา" และทำการกรอกข้อมูลระบุชั่วโมง/นาที ตามเงื่อนไขของแต่ละองค์กร
5. หลังจากนั้น เลือก "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
การนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”
2. เลือก "ปี, เลือกไฟล์" ในการนำเข้าข้อมูล
3. เลือก "อัพโหลดไฟล์"
4. เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้
2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว
กรณีที่ใช้โปรแกรมของ HumanSoft ในครั้งแรกระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาการลาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่พนักงานได้รับ
ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลต "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"
1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินดือน"
2. ไปที่เมนู "จัดการโควตาการลา"
3. เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก "นำเข้าข้อมูล"
4. เลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"
5. หลังจากนั้น เลือก "ดาวน์โหลด" เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน
ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว
เพื่อให้การนำเข้าข้อมูลถูกต้องแม่นยำ ผู้ใช้งานควรระบุตัวเลขและสัญลักษณ์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนด และรองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้วทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้:
1. หน่วยชั่วโมง: หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 08:00
2. หน่วยชั่วโมง: หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 04:30
3. หน่วยวัน: หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 1.00
4. หน่วยวัน: หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง รูปแบบที่ต้องระบุในไฟล์ คือ 1.50
5. หากใส่ 0 หรือปล่อยเป็น ค่าว่าง: ระบบจะยึดตามข้อมูลเดิมที่มีอยู่ในระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7
คำแนะนำ: หากปล่อยเป็น ค่าว่าง ครั้งแรกได้มีการอัปโหลดยอดไปแล้ว แล้วครั้งที่ 2 อัปโหลดไฟล์โดยมีช่องว่างระบบจะล้างค่าช่องที่เป็นค่าว่างให้ และยอดที่นำเข้าจะถูกล้างค่าหลังจากกดคำนวณโควตา
การนำไฟล์ข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้ว หลังจากนั้นให้เลือก "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"
2. เลือก "ปี, เลือกไฟล์" ในการนำเข้าข้อมูล
3. เลือก "อัพโหลดไฟล์"
4. เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้
สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้
การนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับ และโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว มีขั้นตอนการนำเข้าและการกำหนดเงื่อนไขเหมือนกัน ซึ่งความแตกต่างมีเพียงเมนูที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเท่านั้น
