การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน
การตั้งค่ากะทำงานพื้นฐาน คือการกำหนดเวลาทำงานหลักให้แก่พนักงานรายบุคคลหรือทั้งองค์กร โดยเป็นกะที่มีช่วงเวลาปฏิบัติงานแน่นอน สม่ำเสมอ และใช้เป็นประจำในทุกเดือน เพื่อให้ระบบนำไปใช้ตรวจสอบการเข้า-ออกงาน และประมวลผลเงินเดือนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
เงื่อนไขในการใช้งาน
- ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR)
- ต้องมีการสร้างกะ เตรียมไว้ในระบบแล้ว
- พนักงานต้องมีรายชื่ออยู่ในระบบเรียบร้อยแล้ว
ศึกษาข้อมูลเจาะลึกเพิ่มเติมได้ที่: [คลิกที่นี่] เพื่อดูคู่มือการเพิ่มกะการทำงานอย่างละเอียด
ขั้นตอนการดำเนินการ
วิธีที่ 1: การตั้งค่ารายบุคคล
เหมาะสำหรับพนักงานใหม่หรือพนักงานที่มีเวลาทำงานเฉพาะตัว
1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. เลือก "ข้อมูลพนักงาน"
3. เลือกพนักงานที่ต้องการ > คลิกแท็บ "ตั้งค่า"
4. เลือกหัวข้อ "ตั้งค่ากะการทำงาน"
5. เลือก กะการทำงาน ที่ต้องการตั้งค่าให้แก่พนักงาน
6. คลิก "ลูกศรชี้ลง" เพื่อเลือกกะที่ต้องการให้พนักงานในแต่ละวัน (จันทร์ - อาทิตย์)
7. ตรวจสอบความถูกต้องแล้วกด "บันทึก"
วิธีที่ 2: การตั้งค่าทั้งองค์กรหรือกลุ่มพนักงาน
อำนวยความสะดวกในการจัดการพนักงานจำนวนมาก สามารถเลือกดำเนินการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้:
2.1 ตั้งค่าผ่านระบบ
1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. เลือก "ข้อมูลพนักงาน"
3. เข้าสู่เมนูย่อย "ตั้งค่ากะการทำงาน"
4. เลือก กะการทำงาน ที่ต้องการตั้งค่า
5. ปรับทั้งองค์กร: คลิกไอคอน "ลูกศรวงกลม" หลังวัน (เช่น วันจันทร์) เพื่อเปลี่ยนกะพนักงานทุกคนให้เหมือนกันในครั้งเดียว
6. ปรับเฉพาะคน: คลิกไอคอน "ลูกศรวงกลม" หลังรายชื่อพนักงานรายคน เพื่อเปลี่ยนกะเฉพาะวันที่กำหนด
7. กด "บันทึก" เพื่อยืนยัน
2.2 ตั้งค่าผ่านการนำเข้าไฟล์
1. ในหน้าเมนูย่อย "ตั้งค่ากะการทำงาน" เลือก "ดาวน์โหลดเทมเพลต"
2. กรอกรหัสกะทำงานให้แก่พนักงานในไฟล์ Excel
3. เลือก "เลือกไฟล์" ในช่องนำเข้าข้อมูล
4. ระบบจะแสดง พรีวิว (Preview) ให้ตรวจสอบข้อมูลที่ถูกต้องหรือผิดพลาดก่อนนำเข้าจริง
5. เมื่อสำเร็จ ระบบจะแสดงประวัติและสถานะ "สำเร็จ"
การจัดการข้อมูล
- ต้องระบุรหัสกะให้ตรงตามที่ตั้งค่าไว้ในระบบเท่านั้น
- ต้องกำหนดกะให้ครบทั้ง 7 วัน (รวมวันหยุดประจำสัปดาห์)
- ข้อมูลกะพื้นฐานจะถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นเมื่อเริ่มรอบเดือนใหม่ในตารางเวลาการทำงาน
คำแนะนำ: เมื่อเปลี่ยนกะพื้นฐานแล้ว ข้อมูลจะยังไม่เปลี่ยนในหน้าคำนวณเงินเดือนปัจจุบันทันที ต้องไปที่หน้า "คำนวณเงินเดือน" (รายบุคคลหรือทั้งองค์กร) แล้วกดปุ่ม "รีเซ็ตเฉพาะกะการทำงาน" เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลกะใหม่มาแสดงผลในตารางเวลาปัจจุบัน
พนักงานจะถูกกำหนดเวลาทำงานมาตรฐานในทุกรอบเดือน ช่วยให้ระบบสามารถตรวจสอบการเข้าสาย เลิกก่อน หรือขาดงานได้อย่างอัตโนมัติ ลดภาระของ HR ในการจัดกะใหม่ทุกเดือนในกรณีที่เป็นกะงานคงที่
