การปรับเงินเดือนพนักงาน
การปรับเงินเดือนพนักงาน คือกระบวนการเปลี่ยนแปลงฐานรายได้ของพนักงานตามสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การปรับประจำปี หรือการเลื่อนตำแหน่ง ระบบ HumanSoft ช่วยให้การปรับเงินเดือนมีความแม่นยำสูง โดยเฉพาะการคำนวณเงินเดือนเฉลี่ยในเดือนที่มีการปรับระหว่างรอบ เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับค่าแรงที่ถูกต้องตามสัดส่วนวันที่ทำงานจริง
เงื่อนไขในการใช้งาน
- ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR)
- วันที่มีผลปรับเงินเดือนต้องอยู่ในรอบการคำนวณที่ "เปิด" อยู่เท่านั้น (ไม่สามารถปรับในรอบที่ปิดไปแล้วหรือยังไม่เปิดได้)
- ควรตรวจสอบ "ตัวหารวันทำงาน" ให้ตรงตามนโยบายบริษัทก่อนดำเนินการ
ขั้นตอนการดำเนินการ
ส่วนที่ 1: การตั้งค่ากำหนดจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน
ใช้เพื่อกำหนดค่าแรงต่อวันในเดือนที่มีการปรับเงินเดือน
1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือก "ตั้งค่าทั่วไป"
3. เลือกหัวข้อ "คำนวณเงินเดือน"
4. ที่ส่วน "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน" เลือกตัวหารตามนโยบายบริษัท:
- 26 วัน / 30 วัน/ 30 วัน ลบวันที่ 31 ออก: ใช้ค่าคงที่ในการหาร
- ตามจริง: หารตามจำนวนวันในเดือนนั้น ๆ (เช่น 28, 30 หรือ 31 วัน)
5. กด "บันทึก"
ส่วนที่ 2: การปรับเงินเดือน
สามารถเลือกดำเนินการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้:
วิธีที่ 1: การปรับเงินเดือนผ่านระบบ
1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือก "ปรับเงินเดือนพนักงาน"
3. เลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการ
4. คลิก "+ เพิ่มรอบพิจารณาใหม่" จากนั้นหน้าจอจะแสดงให้ทำการ "ตั้งชื่อรอบการปรับเงินเดือน"
5. เลือกสัญลักษณ์ "รูปดินสอ" เพื่อเข้าไปเพิ่มข้อมูล > เลือก "เพิ่มพนักงาน"
6. กรอก เงินเดือนใหม่ และ วันที่มีผลปรับเงินเดือน > กด "บันทึก"
7. คลิก "Finish" เพื่อยืนยันรอบ
วิธีที่ 2: การปรับด้วยการนำเข้าไฟล์ (Excel Import)
1. ทำตามขั้นตอนข้อ 1-3 ของวิธีที่ 1 แล้วเลือก "ดาวน์โหลดเทมเพลต"
2. กรอกข้อมูล (เงินเดือนใหม่/วันที่มีผล) ลงในไฟล์ Excel ให้ครบถ้วน
3. คลิก "เลือกไฟล์" เพื่อนำเข้า และกดปุ่ม "Update"
4. ตรวจสอบความถูกต้องและคลิก "Finish"
การจัดการข้อมูล
ระบบจะคำนวณเงินเดือนแยกตามสัดส่วน ดังนี้:
กรณีที่ 1: ปรับตั้งแต่วันเริ่มรอบ
- พนักงานจะได้รับเงินเดือนใหม่เต็มจำนวนทันที
กรณีที่ 2: ปรับระหว่างรอบ (Mid-month Adjustment)
- ระบบจะใช้สูตรการคำนวณแบบสัดส่วนวันที่ทำงานจริง:
รายรับเดือนนั้น = (เงินเดือนเดิม ÷ ตัวหาร(จำนวนที่ตั้งค่า) x จำนวนวันก่อนปรับ) + (เงินเดือนใหม่ ÷ ตัวหาร(จำนวนที่ตั้งค่า) x จำนวนวันหลังปรับ)
- ตัวอย่าง: เงินเดือนเดิม 15,000 ปรับเป็น 20,000 (ผลเริ่ม 01/08/24) รอบเงินเดือน 26/07 - 25/08 (ตัวหาร 30 วัน)
1. ช่วง 26/07 - 31/07 (6 วัน): (15,000 ÷ 30) x 6 = 3,000 บาท
2. ช่วง 01/08 - 25/08 (25 วัน): (20,000 ÷ 30) x 25 = 16,666.75 บาท
รวมได้รับ: 3,000 + 16,666.75 = 19,666.75 บาท
คำแนะนำ:
- หากปิดรอบการปรับไปแล้ว สามารถกด Unfinish เพื่อกลับมาแก้ไขได้
- หากข้อมูลผิดพลาดทั้งหมด สามารถเลือก "ลบรอบการปรับเงินเดือน" เพื่อเริ่มใหม่ได้
- เมื่อกลับมาแก้ไขรายชื่อพนักงาน ห้ามติ๊กเครื่องหมายหน้าชื่อพนักงานเดิมออก เพราะจะทำให้ข้อมูลการปรับของคนนั้นหายไป
- สามารถดาวน์โหลดไฟล์ PDF/Excel เพื่อนำไปตรวจสอบความถูกต้องก่อนประมวลผลจริงได้ในหน้าปรับเงินเดือน
ข้อมูลฐานเงินเดือนใหม่จะถูกบันทึกเข้าสู่ประวัติพนักงานอัตโนมัติ และยอดเงินในขั้นตอนประมวลผลเงินเดือน จะถูกคำนวณแยกสัดส่วนให้อย่างแม่นยำ พร้อมแสดงผลในสลิปเงินเดือนเพื่อให้พนักงานตรวจสอบที่มาของรายได้ได้ชัดเจน
