จัดการตารางเวลาการทำงาน
จัดการตารางเวลาการทำงาน เป็นเมนูสำหรับจัดการกะการทำงาน เวลาทำงาน จัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน รวมถึงเพิ่มเรื่อง ป้ายกำกับช่วงเวลา และป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ ให้สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้และจัดทำออกมาเป็นรายงานที่แสดงมูลค่าของการจัดกลุ่มดังกล่าว โดยจะแสดงในแบบ รายสัปดาห์ รายเดือน (รอบคำนวณเงินเดือน)
โดยจะแบ่งการจัดการออกเป็น 8 เรื่อง ดังนี้
1. การจัดการกะการทำงาน: สามารถตรวจสอบประเภทกะการทำงานในแต่ละวัน โดยจะแสดงชื่อของกะในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานซึ่งจะสามารถอนุมัติหรือดูเอกสารขอเปลี่ยนกะได้
2. การจัดการโอที: แสดงจำนวนชั่วโมงโอทีที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอโอที ซึ่งจะสามารถเข้าไปอนุมัติเอกสาร หรือดูรายละเอียดเอกสารได้
3. การจัดการลางาน: แสดงจำนวนชั่วโมงการลางานที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน รวมถึงแสดงเอกสารขอลางานซึ่งจะสามารถเข้าไปอนุมัติเอกสาร หรือดูรายละเอียดเอกสารได้
4. การจัดการเวลา: สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานได้ เช่น มาเช้า, สาย, พักไว, พักเกิน, กลับก่อน หรือกลับช้า โดยแสดงผลเป็นจำนวนนาที และกรณีขาดงานจะแสดงผลเป็นจำนวนชั่วโมงที่ระบบคำนวณได้ในแต่ละวัน นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการข้อมูลเวลาทำงานได้ เช่น การแก้ไขเวลา, ขอและอนุมัติเอกสารโอที, ลางาน, เพิ่มเวลา และเปลี่ยนวันหยุด
5. การกำหนดวันทำงานและวันหยุด: สามารถกำหนดวันทำงานวันหยุดในแต่ละวัน รวมถึงแสดงวันที่มาทำงานและแก้ไขเวลาทำงานในแต่ละวัน
6. ป้ายกำกับเวลา: สามารถกำหนดป้ายกำกับเวลาในแต่ละวัน โดยป้ายกำกับเวลาจะสามารถเพิ่มได้ที่ตั้งค่าป้ายกำกับเวลา
7. ป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ: สามารถกำหนดป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติในแต่ละวัน โดยป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติจะสามารถเพิ่มได้ที่ตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติ
ขั้นตอนการเข้าสู่เมนูการจัดการตารางเวลาการทำงาน
1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "จัดการตารางเวลาการทำงาน"
3. เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน ใช้ ตัวกรอง เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการจัดการ
4. เลือก เงื่อนไข ที่ต้องการจัดการ เช่น กะการทำงาน, วันหยุด, หรือข้อมูลอื่นๆ
ส่วนประกอบของหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน
โดยหน้าจัดการตารางเวลาการทำงานจะประกอบด้วย 3 ส่วนคือ
- ตัวกรอง: ใช้กำหนดเงื่อนไขการแสดงข้อมูล ซึ่งจะมีผลกับการแสดงข้อมูลในตารางจัดการ
- ตารางจัดการ: แสดงและแก้ไขข้อมูลตามเรื่องที่เลือกจากตัวเลือก
- ตารางสรุปผลรวมทั้งองค์กร: แสดงผลรวมตามตัวกรองตามเรื่องที่เลือกโดยผลรวมจะเปลี่ยนแปลงตามตัวกรอง
ตัวอย่างการจัดการ "ตารางจัดการกะการทำงาน"
- ในหน้าจัดการกะการทำงาน สามารถตรวจสอบและเปลี่ยนกะการทำงานของพนักงานบุคคลๆ ได้ เมื่อมีการแก้ไขพื้นหลังของข้อมูลที่แก้ไขจะแสดงเป็นพื้นหลังสีเหลือง และจะแสดง "pop up" สำหรับกดคำนวณเงินเดือน เนื่องจากข้อมูลบางเรื่องจะถูกอัปเดตก็ต่อเมื่อมีการคำนวณเงินเดือน
- เมื่อมีการกดคำนวณ หน้าต่างด้านขวาของเมนู จะแสดงเพื่อให้ผู้ใช้งานกด "ยืนยันการคำนวณ" อีกครั้ง
- จากนั้นระบบจะแสดงคิวการคำนวณและสถานะการคำนวณ
- ในส่วนของการกำหนดสีของกะการทำงาน ซึ่งจะนำมาแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน โดยให้กำหนดที่เมนู "ข้อมูลองค์กร" และเลือก "ข้อมูลกะการทำงาน"
การดาวน์โหลดเอกสารรูปแบบไฟล์ Excel
ส่วนของการดาวน์โหลดเอกสารรูปแบบไฟล์ Excel จะสามารถดาวน์โหลดได้ 3 รูปแบบ ซึ่งจะมีข้อมูล ดังนี้
- รูปแบบที่ 1 จะแสดงข้อมูลจากตารางจัดการ ซึ่งจะแสดงข้อมูลทั้งเดือนและแสดงข้อมูลทั้งหมดทุกหน้า
- รูปแบบที่ 2 จะแสดงข้อมูลจากตารางจัดการแต่จะแสดงข้อมูลในแท็บผลรวม
- รูปแบบที่ 3 จะแสดงข้อมูลจากตารางผลรวมทั้งองค์กร
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา และป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา
1. เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือกเมนู "ตั้งค่าป้ายกำกับช่วงเวลา"
3. กดปุ่ม "เพิ่มป้ายกำกับช่วงเวลา"
4. กรอกข้อมูลที่ต้องการ เช่น ชื่อป้ายกำกับ, สีตัวอักษร, และสีพื้นหลัง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน และเลือก "บันทึก"
5. จากนั้นผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเริ่มต้น สำหรับป้ายกำกับเวลาให้กับพนักงานรายบุคคลได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
6. เลือกพนักงานที่ต้องการตั้งค่า และเลือกชื่อ "ป้ายกำกับช่วงเวลา" ที่ได้กำหนดไว้
7. กำหนดป้ายกำกับเวลาในแต่ละวันของสัปดาห์ และกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
ขั้นตอนการตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน
1. เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือกเมนู "ตั้งค่าป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน"
3. กดปุ่ม "เพิ่ม ป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน"
4. กรอกข้อมูลที่ต้องการ เช่น ชื่อป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน, สีตัวอักษร, และสีพื้นหลัง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปแสดงในหน้าจัดการตารางเวลาการทำงาน และเลือก "บันทึก"
5. จากนั้นผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเริ่มต้น สำหรับป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน ให้กับพนักงานรายบุคคลได้ที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
6. เลือกพนักงานที่ต้องการตั้งค่า และเลือกชื่อ "ป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงาน" ที่ได้กำหนดไว้
7. กำหนดป้ายกำกับหน้าที่ปฏิบัติงานในแต่ละวันของสัปดาห์ และกด "บันทึก" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล
