ตั้งค่าเวลาการทำงาน
การกำหนดหลักเกณฑ์และเงื่อนไขในการตรวจสอบวินัยการเข้า-ออกงานของพนักงาน เช่น การมาสาย, การพักเกินเวลา, การเลิกงานก่อนเวลา หรือการกลับหลังเวลางาน โดยระบบสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปประมวลผลเพื่อคำนวณเป็นรายการหักเงินหรือรายการรายได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับการคำนวณค่าล่วงเวลา (OT) เพื่อให้เกิดความถูกต้องและเป็นธรรมตามนโยบายขององค์กร
ขั้นตอนการเริ่มต้นสร้าง ตั้งค่าเวลาการทำงาน
สามารถเริ่มต้นกำหนดเงื่อนไขเวลาการทำงานได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือกเมนู "ตั้งค่าเริ่มต้น"
3. เลือกหัวข้อ "ตั้งค่าเวลาการทำงาน"
4. เลือกแท็บเมนู "ประเภทเวลาการทำงาน"
4.1 คลิกไอคอน "รูปปากกา" ท้ายประเภทเวลาการทำงานที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข (เช่น มาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว, กลับก่อน หรือ กลับช้า)
4.2 ดำเนินการกำหนดเงื่อนไข: ตัวอย่างเช่น การตั้งค่ากรณี "มาเช้า" มีรายละเอียดดังนี้:
การเปิด/ปิด: เงื่อนไขการตั้งค่ามาเช้า ให้กับพนักงานประเภทใด
เริ่มนับ "มาเช้า" ก่อนเวลาเริ่มงานกี่นาที: เป็นการตั้งค่าให้ระบบมีการนับมาเช้าต่ำสุดและมาเช้าสูงสุดกี่นาทีต่อวัน ตัวอย่างเช่น ตั้งค่ามาเช้าต่ำสุด: 0, สูงสุด: 15
ได้รับเงิน "มาเช้า" หรือไม่: เป็นหลักในการตัดสินว่าการมาเช้าที่เข้าเงื่อนไขจะถูกนำไปคำนวณเป็นค่าตอบแทนหรือไม่ การตั้งค่านี้ต้องสอดคล้องกับนโยบายค่าตอบแทนขององค์กร
เริ่มได้รับเงิน "มาเช้า" ก่อนเวลาเริ่มงานกี่นาที: กำหนดช่วงเวลาของการมาเช้าที่มีสิทธิ์ได้รับค่าตอบแทน ควรตั้งค่าให้สอดคล้องกับการเริ่มนับ มาเช้า เพื่อให้เกิดความชัดเจนและป้องกันความสับสน ตัวอย่างเช่น ตั้งค่ามาเช้าเริ่มได้รับเงินต่ำสุด: 10, สูงสุด: 30
ได้รับเงินแบบไหน: กำหนดวิธีการคำนวณค่าตอบแทน ตัวเลือกนี้ให้ความยืดหยุ่นในการจ่ายผลตอบแทน โดยมีเงื่อนไขให้เลือก ดังนี้
- ตามเรทค่าแรง
- เป็นนาที
- ตามสูตรการคำนวณพิเศษ (หรือใช้สูตรขั้นบันได)
ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดหลักการจัดการเศษสตางค์ โดยมีให้เลือกเงื่อนไข
- ไม่ปัดเศษ
- ปัดเศษ
โดยระบบจะปัดเศษขึ้นหากมีเศษตั้งแต่ .50 สตางค์ขึ้นไป และปัดเศษลงหากมีเศษน้อยกว่า .50 สตางค์
นำไปคำนวณกับ: ระบุว่ารายได้จากการมาเช้าจะถูกนำไปรวมเป็นฐานในการคำนวณรายการหักอื่นๆ (ประกันสังคม, ภาษี, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ) หรือไม่
4.3 จากนั้นให้กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการตั้งค่าและเปิดใช้งานการตั้งค่ามาเช้า
การจัดการสถานะและการแก้ไขรายการประเภทเวลาการทำงาน
สามารถบริหารจัดการรายการที่สร้างไว้เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง ดังนี้
- การเปิด/ปิดการใช้งาน: สามารถควบคุมการใช้งานได้ผ่าน "ปุ่มสวิตช์เปิด-ปิด" หากเลือกปิดการใช้งาน รายการดังกล่าวจะไม่ถูกนำไปประมวลผลในขั้นตอนการคำนวณเงินเดือน
- การแก้ไขเงื่อนไข: หากต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือรายละเอียดการคำนวณเพิ่มเติม ให้คลิกที่ "ไอคอนรูปปากกา" บริเวณท้ายรายการนั้นๆ
5. เลือกแท็บเมนู "ประเภทโอที"
5.1 คลิกไอคอน "รูปปากกา" ท้ายประเภทโอทีที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข
5.2 ดำเนินการกำหนดเงื่อนไข: ตัวอย่างเช่น การตั้งค่ากรณี "โอที 1" มีรายละเอียดดังนี้
ชื่อ (ภาษาไทย/ภาษาอังกฤษ): กำหนดชื่อเรียกของการ์ด OT นี้เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงและสอดคล้องกับนโยบายของบริษัท เช่น "OT วันทำงานปกติ 1.5 เท่า"
นำไปใช้กับ: เป็นการกำหนดขอบเขตการใช้งานของการ์ด OT ใบนี้ โดยมี 3 ตัวเลือก:
- เฉพาะวันทำงาน: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้เฉพาะในวันทำงานปกติเท่านั้น
- เฉพาะวันหยุด: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้เฉพาะในวันหยุดของพนักงานเท่านั้น
- ทั้งหมด: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้ทั้งในวันทำงานและวันหยุด
การเปิด/ปิด: เงื่อนไขการตั้งค่าโอที ให้กับพนักงานรายเดือน, รายวัน เหมาจ่าย และ พาร์ทไทม์
เริ่มนับ "โอทีล่วงเวลา" หลังเวลาเลิกงานกี่นาที: กำหนดจำนวนนาทีขั้นต่ำที่พนักงานต้องทำงานหลังเวลาเลิกงานปกติ ก่อนที่ระบบจะเริ่มคำนวณ OT ให้
สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 18.00 น. จะคำนวณ "โอทีล่วงเวลา" กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 2): โดยมี 2 เงื่อนไข คือ
- เริ่มนับต่อจากข้อที่ 2 (นับหยวน): ระบบจะหักเวลาขั้นต่ำที่กำหนดไว้ในข้อ 2 ออกไปก่อน แล้วจึงเริ่มนับเวลา OT ที่เหลือ
- เริ่มนับต่อจากเวลา "เลิกงาน": ระบบจะนับเวลา OT ทั้งหมดที่เกิดขึ้นจริงตามที่พนักงานยื่นขอ โดยไม่หักเวลาขั้นต่ำออก
ได้รับเงินแบบไหน: เลือกรูปแบบการจ่ายค่าตอบแทนสำหรับ OT โดยมี 4 ประเภท
- ตามเรทค่าแรง: คำนวณจากฐานเงินเดือนของพนักงานและระบุจำนวนเท่าที่ต้องการจ่าย (เช่น 1, 1.5, 2, 3 เท่า)
- เป็นนาที: กำหนดค่าตอบแทนเป็นจำนวนเงินคงที่ต่อนาที โดยไม่อ้างอิงฐานเงินเดือน
- ตามสูตรคำนวณพิเศษ: ตั้งค่าเงื่อนไขการจ่ายแบบขั้นบันได
- แปลงเป็นวันหยุดพิเศษ: แปลงชั่วโมง OT ที่ทำไปเป็นวันหยุดสะสม (หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft)
ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดวิธีการจัดการกับเศษสตางค์ของยอดเงิน OT ที่คำนวณได้
- ไม่ปัดเศษ: จ่ายเงินตามยอดที่คำนวณได้จริง เช่น 100.75 บาท
- ปัดเศษ: ระบบจะปัดเศษตามหลักคณิตศาสตร์สากล (>= .50 ปัดขึ้น, < .50 ปัดลง)
กำหนดชั่วโมงโอทีสูงสุด: จำกัดจำนวนชั่วโมง OT สูงสุดที่พนักงานสามารถยื่นขอได้ต่อเอกสาร 1 ฉบับ โดยมีตัวเลือก
- ตามกะการทำงาน
- 8 ชั่วโมง
- 12 ชั่วโมง
- 16 ชั่วโมง
- 24 ชั่วโมง
การปัดเศษชั่วโมง: กำหนดวิธีการปัดเศษของ "ชั่วโมง" OT ที่พนักงานทำจริง โดยมีตัวเลือก
- ไม่ปัดเศษ
- ปัดลง 10 นาที
- ปัดลง 15 นาที
- ปัดลง 20 นาที
- ปัดลงครึ่งชั่วโมง
- ปัดลงเต็มชั่วโมง
นำไปคำนวณกับ: เลือกว่าจะให้นำยอดเงิน OT ที่พนักงานได้รับ ไปรวมเป็นฐานในการคำนวณรายการอื่นๆ หรือไม่ โดยสามารถเลือก
- ประกันสังคม
- ภาษี
- กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
5.3 หลังจากตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "ตกลง" เพื่อบันทึกการตั้งค่า
การจัดการสถานะและการแก้ไขรายการประเภทโอที
สามารถบริหารจัดการรายการที่สร้างไว้เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง ดังนี้
- การเปิด/ปิดการใช้งาน: สามารถควบคุมการใช้งานได้ผ่าน "ปุ่มสวิตช์เปิด-ปิด" หากเลือกปิดการใช้งาน รายการดังกล่าวจะไม่ถูกนำไปประมวลผลในขั้นตอนการคำนวณเงินเดือน
- การแก้ไขเงื่อนไข: หากต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือรายละเอียดการคำนวณเพิ่มเติม ให้คลิกที่ "ไอคอนรูปปากกา" บริเวณท้ายรายการนั้นๆ
รายละเอียดและคู่มือเพิ่มเติม
สำหรับการศึกษาการตั้งค่าเวลาการทำงานและการคำนวณค่าล่วงเวลา (OT) เชิงลึก สามารถคลิกที่ลิงก์ด้านล่าง:
