บทที่ 7.2 การนำเข้าโควตา

ระบบรองรับการนำเข้าข้อมูล 2 รูปแบบหลัก ซึ่งแต่ละรูปแบบมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังนี้

• การนำเข้าโควต้าที่ได้รับ: เป็นการกำหนดหรือปรับปรุง การลาที่พนักงานแต่ละคนจะได้รับภายในปีปฏิทินนั้นๆ เช่น การกำหนดโควตาวันลาพักร้อนประจำปี หรือการปรับปรุงโควตาวันลาอบรม
• การนำเข้าโควตาที่ใช้ไป: เป็นการบันทึกจำนวนวันหรือชั่วโมงที่พนักงานได้ ลาไปแล้ว เพื่อให้ระบบนำไปหักลบออกจากยอดคงเหลือที่มีอยู่

ขั้นตอนการนำเข้า "โควตาการลาที่ได้รับ"

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

2. เลือกเมนู "จัดการโควตาการลา" 

3. คลิกที่ปุ่ม "นำเข้าข้อมูล" เพื่อเข้าสู่หน้าการนำเข้า

4. ที่หน้า "นำเข้าข้อมูล" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแถบ "นำเข้าโควตาที่ได้รับ" ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น

5. จากนั้นคลิกที่ปุ่มสีเขียว "ดาวน์โหลด" เพื่อดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตในรูปแบบ Excel สำหรับใช้กรอกข้อมูล

6.ไฟล์เทมเพลต Excel จะประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของพนักงานดังนี้

• รหัสพนักงาน
• สำนักงานสาขา
• แผนก
• ตำแหน่ง
• ชื่อ-นามสกุล
• ประเภทการลาต่างๆ ที่ต้องกรอกจำนวนโควตาที่ต้องการนำเข้า

7. การกรอกข้อมูลในเทมเพลตและรูปแบบที่ถูกต้อง โดยสามารถกรอกได้ 2 หน่วย ดังนี้

• หน่วยวัน: ใช้เครื่องหมายจุดทศนิยม (Full Stop) เพื่อคั่นระหว่างวันเต็มและเศษของวัน เช่น หากต้องการกรอก 7.5 วัน ให้พิมพ์ 7.5
• หน่วยชั่วโมง: ใช้เครื่องหมายโคลอน (Colon) หรือที่เรียกว่าจุดไข่ปลาสองจุด (:) เพื่อคั่นระหว่างชั่วโมงและนาที เช่น หากต้องการกรอก 64 ชั่วโมง ให้พิมพ์ 64:00

8. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้า "นำเข้าข้อมูล" ในระบบ

9. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "เลือกไฟล์" และเลือกไฟล์ Excel ที่ได้กรอกข้อมูลและบันทึกเรียบร้อยแล้ว

10. เลือกปี ค.ศ. ที่ต้องการนำข้อมูลเข้าให้ถูกต้อง

11. กดปุ่ม "อัปโหลด" เพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้า

12. หลังจากนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ให้กลับไปที่หน้าข้อมูลการลาของพนักงานที่ได้นำเข้าข้อมูล และกดปุ่ม "ค้นหา" เพื่อรีเฟรชข้อมูลและตรวสอบความถูกต้องของข้อมูล

ขั้นตอนการนำเข้า "โควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"

1. คลิกที่ปุ่ม "นำเข้าข้อมูล" เพื่อเข้าสู่หน้าการนำเข้า (เหมือนวิธีการนำเข้า "โควตาการลาที่ได้รับ"

2. คลิกเพื่อเลือกแถบ "นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว"

3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มสีเขียว "ดาวน์โหลด" เพื่อดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตในรูปแบบ Excel สำหรับใช้กรอกข้อมูล

4. ไฟล์เทมเพลต Excel จะประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของพนักงานดังนี้

• รหัสพนักงาน
• สำนักงานสาขา
• แผนก
• ตำแหน่ง
• ชื่อ-นามสกุล
• ประเภทการลาต่างๆ ที่ต้องกรอกจำนวนโควตาที่ต้องการนำเข้า

5. การกรอกข้อมูลในเทมเพลตและรูปแบบที่ถูกต้อง โดยสามารถกรอกได้ 2 หน่วย ดังนี้

• หน่วยวัน: ใช้เครื่องหมายจุดทศนิยม (Full Stop) เพื่อคั่นระหว่างวันเต็มและเศษของวัน เช่น หากต้องการกรอก 3 วัน ให้พิมพ์ 3.0
• หน่วยชั่วโมง: ใช้เครื่องหมายโคลอน (Colon) หรือที่เรียกว่าจุดไข่ปลาสองจุด (:) เพื่อคั่นระหว่างชั่วโมงและนาที เช่น หากต้องการกรอก 8 ชั่วโมง ให้พิมพ์ 8:00

6. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้า "นำเข้าข้อมูล" ในระบบ

7. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "เลือกไฟล์" และเลือกไฟล์ Excel ที่ได้กรอกข้อมูลและบันทึกเรียบร้อยแล้ว

8. เลือกปี ค.ศ. ที่ต้องการนำข้อมูลเข้าให้ถูกต้อง

9. กดปุ่ม "อัปโหลด" เพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้า

10. หลังจากนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ให้กลับไปที่หน้าข้อมูลการลาของพนักงานที่ได้นำเข้าข้อมูล และกดปุ่ม "ค้นหา" เพื่อรีเฟรชข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ข้อควรระวัง: การนำเข้าข้อมูลโควตาที่ใช้ไป ระบบจะนำข้อมูลที่กรอกในไฟล์ Excel ไป "บวกรวม" กับข้อมูลเดิมที่มีอยู่ในระบบ ไม่ใช่การนำข้อมูลใหม่เข้าไป "แทนที่"ยอดเดิม

ขั้นตอนการตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูล

1. ไปที่หน้า "จัดการโควต้าการลา" และคลิกปุ่ม "นำเข้าข้อมูล"
2. เลื่อนลงมายังบริเวณด้านล่างของหน้าจอ จะพบกับหัวข้อ "ประวัติการนำเข้า"

ในส่วนนี้ ระบบจะแสดงประวัติการนำเข้าข้อมูลทั้งหมด โดยมีการ "แยกประเภท" ระหว่างประวัติการนำเข้าโควตาที่ได้รับ และประวัติการนำเข้าโควตาที่ใช้ไปออกจากกันอย่างชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและค้นหาข้อมูลที่ต้องการ