2.4 การจัดการข้อมูลกะการทำงาน

การกำหนดนโยบายและขั้นตอนการจัดการข้อมูลกะการทำงานที่ชัดเจนและเป็นระบบ ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กร ซึ่งเป็นกระบวนการพื้นฐานที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานจะถูกดำเนินการอย่างถูกต้องและแม่นยำ 

โดยระบบของ HumanSoft สามารถสร้างรูปแบบกะการทำงานได้ทั้งหมด 6 รูปแบบ และนอกจากนั้นยังสามารถเพิ่มกะการทำงานได้ไม่จำกัดจำนวน เพื่อรองรับกะการทำงานและเงื่อนไขของแต่ละบริษัท

ขั้นตอนการเพิ่มกะการทำงาน

ในการเพิ่มกะการทำงาน สามารถดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ไปที่เมนูหลักทางด้านซ้ายของหน้าจอ และเลือกหัวข้อ "ข้อมูลองค์กร"

2. คลิกที่เมนูย่อย "ข้อมูลกะการทำงาน"

3. บนหน้าจอหลักของข้อมูลกะการทำงาน ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มกะการทำงาน" ที่มุมขวาบนของหน้าจอเพื่อเริ่มต้นกระบวนการสร้างกะใหม่

4. กรอกข้อมูลในช่อง "รหัสกะการทำงาน" โดยรหัสนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้จำแนกความแตกต่างของแต่ละกะการทำงาน ทำให้สามารถอ้างอิงและบริหารจัดการได้ง่าย

5. การกำหนดประเภทของกะการทำงาน: เลือกลักษณะของกะการทำงาน เช่น กะที่เวลาเข้าและออกงานเกิดขึ้น ภายในวันเดียวกัน หรือกะการทำงานแบบ ข้ามวัน (เช่น เข้างานวันนี้ และออกงานในวันรุ่งขึ้น)

ตัวอย่างเช่น 

การตั้งค่าสำหรับกะทำงานมาตรฐาน 8 ชั่วโมง (พัก 1 ชั่วโมง) ที่ต้องการให้พนักงานเข้าออกงานภายในวัน :

• เวลาเริ่มทำงาน: 08:00 น.
• เวลาเริ่มพัก: 12:00 น.
• เวลาหยุดพัก: 13:00 น.
• เวลาเลิกงาน: 17:00 น.

เวลาการเข้าออกของการทำงานนี้ถือเป็นกะการทำงานที่เข้าออก ในวันเดียวกัน

6. ประเภทมูลค่ากะการทำงาน ประเภทมูลค่ากะการทำงานของระบบ HumanSoft แบ่งออกเป็นทั้งหมด 4 ประเภทดังนี้

6.1 คำนวณตามเงินเดือน

• กลุ่มพนักงานที่ใช้ได้: พนักงานทุกประเภท
• ระบบจะคำนวณค่าแรงของกะนี้ตามอัตราจ้างปกติของพนักงานแต่ละคน (เช่น ฐานเงินเดือน ÷ ด้วยจำนวนวันทำงานมาตรฐาน)

ตัวอย่าง: พนักงานรายเดือนจะได้รับค่าแรงต่อวันตามฐานเงินเดือนที่ตั้งค่าไว้ในระบบ

6.2 กำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้

• กลุ่มพนักงานที่ใช้ได้: พนักงานรายวันเท่านั้น
• เป็นการกำหนดค่าแรงของกะนี้เป็น จำนวนเงินที่ตายตัวโดยไม่คำนึงถึงอัตราจ้างปกติของพนักงาน

ตัวอย่าง: พนักงานรายวันมีอัตราจ้างปกติ 500 บาท/วัน หากทำงานในกะที่กำหนดมูลค่าไว้ 50 บาท ระบบจะยึดมูลค่ากะเป็นหลักและจ่ายค่าแรงเพียง 50 บาท โดยไม่คำนึงถึงอัตราจ้างปกติ

6.3 บวกมูลค่าเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้

• กลุ่มพนักงานที่ใช้ได้: พนักงานรายเดือนและรายวัน
• นอกเหนือจากค่าแรงตามอัตราจ้างปกติ พนักงานจะได้รับค่าตอบแทนพิเศษที่กำหนดไว้สำหรับกะนี้โดยเฉพาะ (สามารถกำหนดเงื่อนไขเฉพาะแผนก, สาขา, ตำแหน่ง หรือประเภทพนักงานที่ต้องการกำหนด)

ตัวอย่าง: พนักงานรายวันมีอัตราจ้าง 500 บาท/วัน ทำงานในกะที่บวกมูลค่าเพิ่ม 50 บาท จะได้รับค่าแรงรวมทั้งสิ้น 550 บาท (500 + 50)

6.4 บวกจำนวนเท่าของค่าแรงเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้

• กลุ่มพนักงานที่ใช้ได้: พนักงานรายวันเท่านั้น
• การกำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้ว่าจะได้รับค่าแรงเพิ่มเป็นจำนวนเท่าของค่าแรงต่อวัน

ตัวอย่าง: พนักงานรายวันมีอัตราจ้าง 500 บาท/วัน ทำงานในกะที่กำหนดมูลค่าเป็น 2 เท่า จะได้รับค่าแรงรวมทั้งสิ้น 1,000 บาท (500 x 2)

7.เมื่อตรวจสอบข้อมูลการตั้งค่าทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก" ระบบจะทำการสร้างกะทำงานใหม่ให้