บทที่ 5.4 การยื่นเอกสาร

บทที่ 5.4 การยื่นเอกสาร

โปรแกรม HumanSoft ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นขอเอกสารอนุมัติได้ง่าย ๆ ผ่าน Line OA เมื่อเข้าสู่แอปพลิเคชัน HumanSoft แล้ว พนักงานสามารถกดที่ ขีด 3 ขีด ด้านล่างของจอ หรือเข้าที่หน้าหลักแล้วเลือกเมนู ยื่นเอกสาร ได้เลย

ระบบจะแสดงเอกสารที่สามารถยื่นขอได้ทั้งหมด 13 รายการ โดยเนื้อหานี้จะเน้นที่ 5 เอกสารสำคัญ ได้แก่

1. เอกสารขอลาหยุด

พนักงานสามารถยื่นเอกสารขอลาหยุดได้ตามขั้นตอนดังนี้:

1. กดที่ปุ่มสีฟ้า ขอลางาน
2. เลือก ประเภทการลา
3. เลือกวันและเวลาที่ต้องการลา กด เสร็จสิ้น
4. เลือกเวลาที่เสร็จสิ้น
5. หากต้องการ สามารถเพิ่มรายละเอียดหรือแนบรูปภาพได้
6. ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยแล้วกด บันทึก และยืนยันการบันทึกข้อมูล
7. เมื่อบันทึกสำเร็จ ระบบจะแสดงว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนของการรออนุมัติ
8. หากเอกสารยังไม่ถูกอนุมัติ พนักงานสามารถกด ลบ หรือ แก้ไข เอกสารได้ด้วยตนเอง
9. หากต้องการตรวจสอบสถานะ ให้ไปที่หน้า ขอลางาน แล้วเลือก ปี, เดือน, และสถานะที่ต้องการตรวจสอบ

2. เอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงาน

1. กดที่ปุ่มสีฟ้า ขอเปลี่ยนกะการทำงาน
2. เลือกวันและกะงานที่ต้องการขอเปลี่ยน
3. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพ สามารถใส่ข้อมูลได้
4. กด บันทึก และยืนยันการบันทึกข้อมูล
5. เมื่อบันทึกสำเร็จ เอกสารจะอยู่ในขั้นตอนรออนุมัติ
6. หากเอกสารยังไม่ถูกอนุมัติ พนักงานสามารถกด ลบ หรือ แก้ไข เอกสารได้ด้วยตนเอง
7. การตรวจสอบสถานะ: มาที่หน้า ขอเปลี่ยนการทำงาน แล้วเลือก ปี, เดือน, และสถานะที่ต้องการทราบ

3. เอกสารขอเพิ่มเวลา (ปรับปรุงเวลาเข้า-ออก)

เอกสารนี้เป็นการยื่นขอปรับเวลาในกรณีที่พนักงานลืมลงเวลา, เครื่องลงเวลาใช้การไม่ได้, ไฟฟ้าดับ, หรือทำงานนอกสถานที่

1. กดที่ปุ่มสีฟ้า ขอเพิ่มเวลา
2. เลือกวันและเหตุผลที่ต้องการขอเพิ่มเวลา
3. กดที่ปุ่มสีส้ม เพิ่มเวลา
4. เลือกเวลาที่ต้องการขอเพิ่ม แล้วกด เสร็จสิ้น
5. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพ สามารถใส่ข้อมูลได้
6. กด บันทึก และยืนยัน
7. เมื่อบันทึกสำเร็จ เอกสารจะอยู่ในขั้นตอนรออนุมัติ
8. หากเอกสารยังไม่ถูกอนุมัติ พนักงานสามารถกด ลบ หรือ แก้ไข เอกสารได้ด้วยตนเอง
9. การตรวจสอบสถานะ: มาที่หน้า ขอเพิ่มเวลา แล้วเลือก ปี, เดือน, และสถานะที่ต้องการตรวจสอบ

คำแนะนำ: พนักงานสามารถเพิ่มเวลาได้มากกว่า 1 ครั้ง เช่น หากต้องการขอเพิ่มเวลาทั้งขาเข้าและขาออก ต้องกดปุ่ม "เพิ่มเวลา" สองครั้ง เพื่อระบุเวลาขาเข้าและขาออกตามลำดับ

4. เอกสารขอ OT (ทำงานล่วงเวลา)

ใช้ในกรณีที่พนักงานมีการทำงานล่วงเวลา, ทำงานในวันหยุด, หรือทำงานล่วงเวลาในวันหยุด

1. กดที่ปุ่มสีฟ้า "ขอ OT"

2. เลือกประเภท OT (ประเภท OT ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรและส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน)

3. เลือกเวลาที่ต้องการขอ OT และเวลาที่เสร็จสิ้น

ข้อควรระวัง: การขอทำงานล่วงเวลาไม่สามารถยื่นเวลาที่ทับซ้อนกับกะการทำงานปกติได้ และหากมีการขอทำงานล่วงเวลามากกว่า 1 ฉบับ เวลาที่ขอทำงานล่วงเวลาก็ต้องไม่ทับซ้อนกันด้วย

4. หากมีรายละเอียดหรือรูปภาพ สามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมได้

5. กด "บันทึก" และยืนยันข้อมูล

6. หลังจากยื่นเอกสารเรียบร้อยแล้ว หากเอกสารยังไม่ถูกอนุมัติ พนักงานสามารถกด ลบ หรือ แก้ไข เอกสารได้ด้วยตนเอง

7. พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะการยื่นเอกสารได้ที่หน้าเมนูเอกสารประเภทนั้น ๆ โดยเลือก ปี, เดือน, และสถานะที่ต้องการทราบหรือตรวจสอบ