บทที่ 3.8 การนำเข้าข้อมูลพนักงาน

ใช้กรณีบริษัทต้องการเพิ่มพนักงานจำนวนหลายท่านพร้อมกัน หรือต้องการดาวน์โหลด Template ข้อมูลพนักงานในระบบ เพื่อนำไปแก้ไข แล้วนำเข้ามาเพื่ออัปเดตกลับมาอีกครั้ง สามารถนำเข้าข้อมูลได้ดังนี้

การดำเนินการนี้สามารถทำได้ที่เมนู: ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน > นำเข้าข้อมูลพนักงาน

การดาวน์โหลดไฟล์แม่แบบ (Template)

• แม่แบบเปล่า เพื่อเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ เข้าสู่ระบบเท่านั้น ไฟล์นี้จะเป็นเทมเพลตว่างที่ไม่มีข้อมูลพนักงานเดิมอยู่เลย
• แม่แบบมีรายชื่อพนักงาน เพื่อมีรายชื่อพนักงาน ใช้สำหรับ อัปเดตข้อมูลพนักงานเดิม โดยจะเป็นการดาวน์โหลดข้อมูลล่าสุดจากระบบมาแก้ไข แล้วนำเข้ากลับไปเพื่ออัปเดต 

โครงสร้างและการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel (กรณีใช้แม่แบบเปล่า)

ในไฟล์แม่แบบ Excel มีข้อควรระวังและข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอกให้ครบถ้วน

1. ข้อมูลสีแดง เป็นข้อมูลบริษัทที่ต้องกรอกให้ครบถ้วน

หากข้อมูลเหล่านี้ไม่ครบถ้วน เมื่อนำเข้าสู่ระบบ จะมีการแจ้งเตือนว่าข้อมูลไม่ครบถ้วน ประกอบด้วย 

• ลำดับ
• รหัสพนักงาน
• คำนำหน้า
• ชื่อจริง
• นามสกุล
• เลขประจำตัวประชาชน
• แผนก
• ตำแหน่ง
• Onboarding (การเลือกคอร์สเรียนพื้นฐาน)

2. คอลัมน์ที่ห้ามทำการลบหรือแก้ไข 

คอลัมน์เหล่านี้มีสูตรคำสั่งที่ใช้ในการแปลงวันเดือนปีให้ถูกต้องสำหรับการนำเข้าสู่ระบบ เช่น 

• วันเกิด
• วันที่เริ่มงาน
• วันที่บรรจุ
• เดือนที่เริ่มคำนวณ (ประกันสังคม/ภาษี)
• วันที่ลาออก

3.รายละเอียดการกรอกข้อมูลสำคัญ 

• รหัสพนักงาน กรอกได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน หากเว้นว่างไว้ ระบบจะสร้างรหัสพนักงานให้โดยอัตโนมัติ
• คำนำหน้า ต้องเลือกจากช่องรายการเลือก (Drop-down Box) เท่านั้น (เช่น นาย, นาง, นางสาว)
• รหัสลายนิ้วมือ ใช้สำหรับบริษัทที่เชื่อมต่อกับเครื่องสแกน หากไม่ใช้สามารถเว้นว่างได้ รหัสต้องตรงกับรหัสผู้ใช้ในเครื่องสแกน
• ต่างชาติ เลือก 'N' (ไทย) หรือ 'Y' (ต่างชาติ) หากเลือก 'Y' ต้องระบุสัญชาติในช่องถัดมาด้วยตัวย่อประเทศ (เช่น LA, MM, TH)
• เลขประจำตัวประชาชน สำหรับสัญชาติไทยใช้เลข 13 หลัก สำหรับต่างชาติ ใช้หมายเลขหนังสือเดินทาง (พาสปอร์ต) หรือหมายเลขบัตรชมพู (Work Permit)
• เลขประจำตัวประกันสังคม หากไม่กรอก ระบบจะอ้างอิงจากเลขประจำตัวประชาชน
• วันเกิด แนะนำให้กรอกเป็นปีคริสต์ศักราช (ค.ศ.)
• ประเภทพนักงาน เลือกกลุ่มประเภทพนักงาน ประกอบด้วย พนักงานรายเดือน พนักงานรายวัน พนักงานพาร์ทไทม์ พนักงานเหมาจ่าย 
• ประเภทกลุ่มพนักงาน ทำการเลือกให้สอดคล้องกับประเภทพนักงาน
• รอบการคำนวณเงินเดือน ทำการเลือกให้สอดคล้องกับรอบการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน ประกอบด้วย งวดเต็มเดือน หรือแบ่งงวดจ่าย
• ชื่อเล่น ให้ทำการกรอกชื่อเล่นของพนักงาน
• First Name กรอกชื่อจริงของพนักงานภาษาอังกฤษ
• Last Name กรอกนามสกุลจริงของพนักงานภาษาอังกฤษ
• Nick Name กรอกชื่อเล่นของพนักงานภาษาอังกฤษ
• เบอร์โทร กรอกข้อมูลเบอร์โทรของพนักงาน มีผลต่อการยืนยันข้อมูลพนักงานผ่าน OTP
• Email กรอกข้อมูลอีเมลของพนักงาน มีผลต่อการยืนยันข้อมูลพนักงานผ่านอีเมล
• วันเกิด กรอกข้อมูลวันเกิดของพนักงาน กรอกเป็นปีเดือนวัน เป็น ค.ศ.
• วันที่เริ่มงาน กรอกข้อมูลวันเริ่มงานของพนักงานเป็น เป็นปีเดือนวัน เป็น ค.ศ. 
• วันที่บรรจุ กรอกข้อมูลวันที่บรรจุของพนักงาน กรอกเป็นปีเดือนวัน เป็น ค.ศ. หากพนักงานอยู่ในช่วงทดลองงานยังไม่ต้องกรอกข้อมูล
• เดือนที่เริ่มคำนวณภาษี กรอกข้อมูลเดือนที่เริ่มคำนวณภาษีกับระบบ HumanSoft กรอกข้อมูลเป็น ปีและเดือน ค.ศ.
• สถานะลาออก เป็นการกรอกสถานะของพนักงาน เลือก N ยังทำงานอยู่ เลือก Y ลาออกไปแล้ว
• วันที่ลาออก หากเลือกสถานะลาออกเป็น Y ต้องใส่ วันที่ลาออก เป็น กรอกเป็นปีเดือนวัน เป็น ค.ศ.
• เหตุผลการลาออก กรอกเหตุผลที่พนักงานลาออก
• เงินเดือน เป็นการกรอกอัตราจ้าง หรือเงินเดือนที่พนักงานได้รับ ต้องกรอกข้อมูลให้สัมพันธ์กับประเภทพนักงานด้วย
• วงเงินเบิกล่วงหน้า เป็นการกรอกข้อมูลวงเงินเบิกล่วงหน้าให้กับพนักงาน
• ช่องทางการชำระเงิน เป็นการเลือกช่องทางการชำระเงินระหว่าง เงินสด หรือโอน หากเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการโอน ต้องกรอกข้อมูลในบัญชีบริษัทนำจ่ายด้วย
• บัญชีบริษัทนำจ่าย เป็นบัญชีบริษัทที่จะนำจ่ายเงินให้กับพนักงาน
• ธนาคาร เลือกธนาคารที่พนักงานใช้รับเงิน
• รหัสสาขา กรอกรหัสาขาของธนาคาร
• เลขที่บัญชี กรอกเลขที่บัญชีของพนักงาน
• ที่อยู่ตามบัตร กรอกข้อมูลที่อยู่ตามบัตรของพนักงาน
• แขวง/ตำบล
• เขต/อำเภอ
• จังหวัด
• ที่อยู่ปัจจุบัน กรอกข้อมูลที่อยู่ปัจจุบันของพนักงาน
• แขวง/ตำบล
• เขต/อำเภอ
• จังหวัด
• แผนก กรอกรหัสของแผนก
• ชื่อแผนก กรอกชื่อของแผนก
• ฝ่ายงาน กรอกรหัสของฝ่ายงาน
• ชื่อฝ่ายงาน กรอกชื่อของฝ่ายงาน
• หน่วยงาน กรอกรหัสของหน่วยงาน
• ชื่อหน่วยงาน กรอกชื่อของหน่วยงาน
• รหัสตำแหน่ง กรอกรหัสตำแหน่ง
• ชื่อตำแหน่ง กรอกชื่อตำแหน่ง
• On-Boarding เลือก Y กรณีให้พนักงานมีคอร์สเรียน On boarding หากไม่มีคอร์สเรียนให้เลือกเป็น N
• งวดแยกโอที หากพนักงานมีงวดแยกโอที ให้กดเลือกข้อมูลในไฟล์เอกเซลตามเงื่อนไขโปรแกรม
• งวดแจกเวลาการทำงาน หากพนักงานมีงวดแยกเวลาการทำงาน ให้กดเลือกข้อมูลในไฟล์เอกเซลตามเงื่อนไขโปรแกรม

เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกด save ไฟล์

ขั้นตอนนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ ดังนี้

1. จัดเตรียมไฟล์ กรอกข้อมูลในไฟล์แม่แบบ Excel และบันทึกไฟล์ (Save)

คำแนะนำ: หากใช้แม่แบบเปล่า ควรลบข้อมูลพนักงานตัวอย่างที่มาพร้อมกับไฟล์ออกก่อนนำเข้า

2. เลือกไฟล์นำเข้า ไปที่เมนู ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน > นำเข้าข้อมูลพนักงาน แล้วเลือกที่ ข้อที่ 2 นำเข้าข้อมูล จากนั้นกดเลือกไฟล์ที่จัดเตรียมไว้

3. หน้าต่างแสดงตัวอย่าง (Preview) ระบบจะแสดงหน้าต่างตัวอย่างข้อมูลที่จะนำเข้า ซึ่งสามารถแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมจากไฟล์ได้ในหน้านี้ (เช่น แก้ชื่อ หรือรหัสพนักงาน)

4. ตรวจสอบข้อผิดพลาด หน้าต่างแสดงตัวอย่าง จะแสดงรายการที่ผิดพลาดหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจเกิดจากการกรอกรหัสตำแหน่งหรือแผนกไม่ถูกต้อง ทำให้ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้

5. ยืนยันการนำเข้า เมื่อตรวจสอบและแก้ไขเรียบร้อยแล้ว กด นำเข้าข้อมูล

การนำเข้าเพื่ออัปเดตข้อมูล (กรณีใช้แม่แบบมีรายชื่อพนักงาน )

การนำเข้าเพื่ออัปเดตใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลพนักงานที่มีอยู่แล้วในระบบ 

1. เตรียมไฟล์อัปเดต แนะนำให้เหลือเฉพาะรายชื่อพนักงานที่ต้องการอัปเดตข้อมูลเท่านั้น และลบรายชื่อพนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป
2. หลักการอ้างอิง ระบบ HumanSoft จะอ้างอิงข้อมูลจาก 2 ส่วนเพื่อทำการอัปเดต คือ รหัสพนักงาน และ เลขประจำตัวประชาชน ซึ่งต้องตรงกับข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ
3. การจัดการข้อมูลที่ถูกลบ หากมีการลบข้อมูลในคอลัมน์สีเทา (ที่ไม่ใช่คอลัมน์บังคับ) ออกไปจากไฟล์ ระบบจะยังคงอ้างอิงและใช้ข้อมูลเดิมที่เคยมีอยู่ในระบบ
4. ข้อมูลซ้ำในไฟล์ หากไฟล์ที่นำเข้ามีข้อมูลพนักงาน (รหัสพนักงานและเลขประจำตัวประชาชน) ซ้ำกัน 2 ตัวตน ระบบจะเลือกอัปเดตโดยอ้างอิงจาก ข้อมูลของแถวล่าสุด ที่ปรากฏในไฟล์นั้น
5. ข้อควรระวังในการแก้ไข ไม่ควรลบข้อมูลที่เป็นแถวแนวตั้ง (คอลัมน์หัวข้อ เช่น คำนำหน้า, ชื่อจริง) เนื่องจากจะทำให้การนำเข้าข้อมูลไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้อง