บทที่ 3.7 การจัดการพนักงานลาออก และการลบข้อมูลพนักงาน

การจัดการพนักงานลาออก

ขั้นตอนการจัดการพนักงานลาออก มีขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนู ข้อมูลองค์กร ด้านซ้ายมือ

2. เลือก ข้อมูลพนักงาน

3. เลือกพนักงานที่ต้องการยื่นลาออก

4. คลิกที่ปุ่ม จัดการ ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

5. เลือกหัวข้อ จัดการเรื่องลาออก

เมื่อเข้าสู่หน้าจัดการเรื่องลาออก ระบบจะแสดงข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ได้แก่ ข้อมูลเงินเดือน, ประกันสังคม, ภาระหนี้สิน, กองทุนที่หักสะสมไว้, สิทธิทรัพย์ถือครอง, และข้อมูลการฝึกอบรม

6. ให้เลื่อนลงมาด้านล่างสุดเพื่อกรอกข้อมูลการลาออก 

• วันที่ลาออก:
• การระบุวันลาออกต้องไม่เกิน 60 วัน นับจากวันที่มีการปิดงวดเดือนล่าสุด
• ไม่สามารถยื่นในรอบเดือนที่มีการปิดไปแล้วได้
• วันที่ลาออกที่เลือกจะเป็น วันที่พนักงานมีสถานะพ้นสภาพการเป็นพนักงานของบริษัทไปแล้ว และเป็นวันที่พนักงานไม่ได้มาทำงาน. (เช่น หากวันทำงานสุดท้ายคือวันที่ 21 วันที่ลาออกคือวันที่ 22)
• สาเหตุของการลาออก: เป็นการเลือกสาเหตุที่พนักงานลาออก เช่น เกษียณอายุ, โอนย้ายสาขา, หรือไม่ผ่านทดลองงาน
• วันที่ลาออกจากประกันสังคม: ข้อมูลส่วนนี้แนะนำให้เลือกตรงกันกับวันลาออกของพนักงาน
• วันที่ออกจากกองทุน: หากพนักงานมีการหักกองทุนสะสมไว้ สามารถเลือกวันออกจากการหักกองทุนได้
• หมายเหตุ: ใช้สำหรับกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมของสาเหตุการออกพนักงาน
• Backlist (แบล็กลิสต์): เป็นการตั้งค่าให้ระบบมีการบันทึกหมายเลขบัตรประจำตัวประชาชนของพนักงานท่านนี้ไว้ หากพนักงานที่เคยติดแบล็กลิสต์กลับเข้ามาทำงานใหม่และมีการกรอกหมายเลขบัตรประชาชนซ้ำ ระบบจะแจ้งเตือนว่าพนักงานท่านนี้ติดแบล็กลิสต์อยู่

7. เมื่อกรอกข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม บันทึก เพื่อยืนยันการยื่นพนักงานลาออก

การลบข้อมูลพนักงานออกจากฐานข้อมูลทั้งหมด

ขั้นตอนนี้คือ การลบข้อมูลทุกอย่างของพนักงานออกจากระบบโดยสมบูรณ์ และจะไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้ ข้อมูลที่ถูกลบไปรวมถึงข้อมูลการลงเวลา, ข้อมูลการคำนวณเงินเดือน, และข้อมูลตัวพนักงานเอง

การลบข้อมูลถาวร มีขั้นตอนดังนี้

• คลิกที่คำว่า ลบข้อมูลพนักงานทั้งหมด ปุ่มจะเปลี่ยนจากสีเทาที่มีคำว่า 'n' เป็นสีฟ้าที่มีคำว่า 'y'
• กรอก Username และ Password ชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่านที่กรอกต้องเป็นของผู้ใช้งานที่ล็อกอินเข้ามาทำเรื่องยื่นพนักงานลาออก
• กดปุ่มสีแดง ลบข้อมูล ออกจากฐานข้อมูลทั้งหมด
• ระบบจะแสดง pop up เพื่อให้กด ยืนยัน การลบข้อมูล

การลบพนักงานออกจากระบบ 

ส่วนนี้เป็นการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงระบบของพนักงาน มีขั้นตอนดังนี้ 

• คลิกที่คำว่า จัดการ ที่มุมขวาบน แล้วเลือก เตะพนักงานออกจากระบบ เป็นการเตะการล็อกอินการใช้งานของพนักงานออกจากระบบชั่วคราว ไม่ว่าจะเข้าใช้ผ่านเว็บไซต์, แอปพลิเคชัน, หรือ Line
• หลังจากมีการกดเตะพนักงานออกจากระบบ พนักงานจะต้องทำการล็อกอินการใช้งานเข้ามาใหม่

การลบบัญชีผู้ใช้ 

ใช้สำหรับกรณีที่ต้องการลบบัญชีการเข้าใช้งานของพนักงาน ไม่ให้พนักงานสามารถเข้าใช้ผ่านเว็บไซต์, แอปพลิเคชัน, หรือ Line ได้อีก

ข้อควรระวัง: การลบบัญชีผู้ใช้เป็น เพียงแค่การลบ user ในการเข้าใช้งานเท่านั้น ข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานในระบบ (เช่น ข้อมูลการลงเวลา, ตัวตนของพนักงาน, ข้อมูลการคำนวณเงินเดือน) จะยังคงมีอยู่ในระบบ HumanSoft

การกู้คืนบัญชีผู้ใช้ 

การกู้คืนบัญชีผู้ใช้ เป็นกระบวนการที่อนุญาตให้ผู้ใช้งานกลับมาเข้าถึงบัญชีของตนเองได้อีกครั้ง มีขั้นตอนดังนี้ 

• คลิกที่คำว่า จัดการ แล้วเลือก กู้คืนบัญชีผู้ใช้
• คลิกที่ปุ่ม ยืนยัน หลังจากกดยืนยันแล้ว พนักงานสามารถนำ User ID กลับมาล็อกอินใช้งานระบบได้อีกครั้ง