การอนุมัติเอกสาร

ฟังก์ชันสำหรับหัวหน้างานหรือผู้อนุมัติเอกสาร เพื่อตรวจสอบและพิจารณาคำร้องต่าง ๆ จากพนักงาน (เช่น ขอลางาน, โอที, เบิกเงินสดย่อย) เพื่อช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการอนุมัติเอกสาร

เงื่อนไขการใช้งาน

• เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่ได้รับสิทธิ์ "ผู้อนุมัติเอกสาร"

วิธีการอนุมัติเอกสารสำหรับหัวหน้างาน (ผู้อนุมัติเอกสาร) มีทั้งหมด 2 วิธี คือการอนุมัติผ่าน News Feed และ การอนุมัติผ่านเมนูอนุมัติเอกสาร

วิธีที่ 1: อนุมัติผ่าน News Feed (หน้าหลัก)

1. เปิดแอปพลิเคชันไปที่หน้าหลัก (News Feed)

2. ดูรายการคำร้องที่ปรากฏในฟีด

3. เลือกดำเนินการผ่านปุ่มคำสั่ง:

• • อนุมัติ: เพื่อยืนยันคำร้อง
  • ไม่อนุมัติ: เพื่อปฏิเสธคำร้อง
  • ตรวจสอบ: เพื่อส่งกลับให้พนักงานแก้ไขข้อมูล
  • รายละเอียด: เพื่อดูข้อมูลประกอบการตัดสินใจ

วิธีที่ 2: อนุมัติผ่านเมนู "อนุมัติเอกสาร"

1. กดที่ปุ่ม "ขีด 3 ขีด" หรือเลือก "อนุมัติเอกสาร" จากรายการโปรด

2. ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่รออนุมัติทั้งหมด

3. เลือกดำเนินการผ่านสัญลักษณ์สี ดังนี้:

• • ปุ่มสีเขียว: อนุมัติ
  • ปุ่มสีแดง: ไม่อนุมัติ
  • ปุ่มสีเหลือง: ให้พนักงานตรวจสอบ/แก้ไข
  • ปุ่มสีฟ้า: ดูข้อมูลรายละเอียดพนักงาน

ข้อควรทราบเพิ่มเติม

• เอกสารที่พนักงานส่งมา จะแสดงให้หัวหน้าเห็นทันที
• หากหัวหน้าเลือกสถานะ "ตรวจสอบ" (สีเหลือง) พนักงานจะสามารถแก้ไขข้อมูลเดิมได้โดยไม่ต้องเริ่มยื่นใหม่
• ในหน้าเมนู "อนุมัติเอกสาร" หัวหน้าสามารถเลือกกรองหรือเลือกเฉพาะประเภทเอกสารที่ต้องการอนุมัติได้

ข้อควรระวัง:

• ก่อนกดอนุมัติ ควรตรวจสอบรายละเอียด (ปุ่มสีฟ้า) เพื่อดูเหตุผลหรือเอกสารแนบให้ถี่ถ้วน
• เมื่อกดเลือกสถานะใดสถานะหนึ่งแล้ว ระบบจะอัปเดตสถานะไปยังฝั่งพนักงานและฝ่ายบุคคล (HR) ทันที

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ระบบจะส่งการแจ้งเตือน (Notification) ไปยังสมาร์ทโฟนของพนักงานโดยอัตโนมัติ เพื่อแจ้งผลการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ทำไมเอกสารที่รออนุมัติหายไปจากแอปพลิเคชัน?

• A: อาจเกิดจากการปิดรอบการคำนวณเงินเดือนไปแล้ว ซึ่งระบบจะระงับการแสดงผลของเอกสารที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติในรอบเดือนดังกล่าวทันที

Q: หากกดอนุมัติผิด (เช่น กดอนุมัติแทนที่จะแก้ไข) สามารถย้อนกลับได้ไหม?

• A: หากบันทึกสถานะไปแล้ว หัวหน้าจะไม่สามารถแก้ไขเองได้ ต้องแจ้งฝ่ายบุคคล (HR) ให้ช่วยยกเลิกรายการเพื่อให้พนักงานยื่นใหม่

Q: ปุ่มสีเหลือง (ตรวจสอบ) ต่างจากปุ่มสีแดง (ไม่อนุมัติ) อย่างไร?

• A: ปุ่มสีเหลืองคือการให้โอกาสแก้ไขข้อมูล (เช่น พนักงานลืมแนบบิล) ส่วนปุ่มสีแดงคือการปฏิเสธคำร้องนั้นทิ้งไปเลย