การตั้งค่าโควตาการลา / สวัสดิการ

คู่มือนี้ครอบคลุมการตั้งค่า 2 ประเภทได้แก่ การตั้งค่าโควตาการลา และการตั้งค่าสวัสดิการ มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดโครงสร้างและเงื่อนไขสิทธิ์การลารวมถึงสิทธิ์สวัสดิการของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยใช้กำหนดรอบการตัดโควตาประจำปี และรูปแบบการหักรอบโควตา เพื่อใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการคำนวณยอดคงเหลือของพนักงานทุกคนในองค์กรให้ถูกต้องแม่นยำ 

เงื่อนไขการใช้งานตั้งค่าโควตาการลา / สวัสดิการ

• จำเป็น: มีสิทธิ์ระดับ Admin หรือ HR ในระบบ HumanSoft

• แนะนำ: บริษัทต้องตกลงนโยบาย เงื่อนไขการลาและสวัสดิการ กับผู้บริหารให้ชัดเจนก่อนเข้าตั้งค่า

ขั้นตอนการตั้งค่าโควตาการลา / สวัสดิการ

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" 

2. เลือก "ตั้งค่าทั่วไป" 

3. คลิกหัวข้อ "โควตา" 

4. กำหนดค่าในส่วน "ตั้งค่าโควตาการลา"

5. กำหนดค่าในส่วน "ตั้งค่าโควตาสวัสดิการ"

6. ตรวจสอบความถูกต้องและคลิกปุ่ม "บันทึก" ที่ด้านล่างสุดของหน้า

หลักเกณฑ์ของข้อมูล 

หลักเกณฑ์การตั้งค่าในระบบจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้:

1. ตั้งค่าโควตาการลา

การกำหนด "รอบการตัดโควตาการลาประจำปี"

เป็นการกำหนดเดือนที่ต้องการเริ่มต้นและสิ้นสุดรอบการลาในแต่ละปี

• ตัวอย่าง 01 - 12: เริ่มต้น 01/01/2026 ถึง 31/12/2026 (นับตามปีปฏิทินสากล)

• ตัวอย่าง 05 - 04: เริ่มต้น 01/05/2026 ถึง 30/04/2027 (นับรอบปีแบบเฉพาะขององค์กร)

การกำหนด "รอบการตัดโควตาการลา"

เลือกรูปแบบการตัดยอดคำนวณ โดยระบบรองรับ 2 รูปแบบ คือ ตามรอบปีปฏิทิน และ ตามรอบการคำนวณเงินเดือน (ดูตารางเปรียบเทียบเงื่อนไขด้านล่าง) 

การกำหนด "จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา"

เป็นการตั้งค่าเพื่อระบุว่า "การลาเต็มวัน (1 วัน) คิดเป็นกี่ชั่วโมง" เพื่อให้ระบบนำไปทอนเศษสำหรับการลาครึ่งวัน หรือการลาเป็นรายชั่วโมงได้อย่างถูกต้อง

• ตัวอย่าง: กำหนดให้ 1 วัน = 08:00 ชั่วโมง หากพนักงานลา 0.5 วัน ระบบจะหักโควตาออก 04:00 ชั่วโมง 

2. ตั้งค่าโควตาสวัสดิการ 

การกำหนด "รอบการตัดโควตาสวัสดิการประจำปี"

เป็นการกำหนดเดือนที่ต้องการเริ่มต้นและสิ้นสุดรอบการใช้สวัสดิการในแต่ละปี

• ตัวอย่าง 01 - 12: เริ่มต้นรอบสวัสดิการ 01/01/2026 ถึง 31/12/2026

• ตัวอย่าง 05 - 04: เริ่มต้นรอบสวัสดิการ 01/05/2026 ถึง 30/04/2027

การกำหนด "รอบการตัดโควตาสวัสดิการ"

เลือกรูปแบบการหักยอดสวัสดิการ รองรับ 2 รูปแบบ คือ ตามรอบปีปฏิทิน และ ตามรอบการคำนวณเงินเดือน (ดูตารางเปรียบเทียบเงื่อนไขด้านล่าง) 

ตารางเปรียบเทียบ: รูปแบบรอบการตัดโควตาการลา  / สวัสดิการ

(สมมติกรณีรอบคำนวณเงินเดือนคือวันที่ 26 ธ.ค. 2026 ถึง 25 ม.ค. 2027 และตั้งรอบปีโควตาไว้ที่ 01-12)

ข้อควรทราบเพิ่มเติม:

• ระบบ HumanSoft จัดกลุ่มการตั้งค่าโควตาวันลาและโควตาสวัสดิการ (เช่น ค่ารักษาพยาบาล, เงินช่วยเหลือ) ไว้ภายใต้เมนูชื่อ "โควตา" ร่วมกัน เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการสิทธิ์ประโยชน์พนักงาน 

• การเลือกรูปแบบการตัดรอบโควตา (ตามปีปฏิทิน หรือ ตามรอบเงินเดือน) จะส่งผลโดยตรงต่อการสรุปยอดและสิทธิ์คงเหลือของพนักงานในช่วงรอยต่อสิ้นปี ฝ่ายบุคคลควรพิจารณาให้สอดคล้องกับนโยบายการจ่ายเงินเดือนของบริษัท

• ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข (เช่น เปลี่ยนแปลงชั่วโมงทำงาน หรือปรับรอบปีโควตาใหม่) จำเป็นต้องกดปุ่ม "บันทึก" ที่ด้านล่างสุดทุกครั้ง มิฉะนั้นระบบจะไม่นำเงื่อนไขใหม่ไปคำนวณ

คำแนะนำ:

• ระบบ HumanSoft จัดโควตาการลาและโควตาสวัสดิการ (เช่น ค่ารักษาพยาบาล) ไว้ใต้เมนู "โควตา" เดียวกัน

• หากองค์กรเลือกรูปแบบตัดโควตา "ตามรอบการคำนวณเงินเดือน" ฝ่าย HR ควรแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้า เนื่องจากวันลาหรือการใช้สวัสดิการในช่วงปลายปี (หลังวันตัดรอบเงินเดือน) จะถูกหักสิทธิ์ของปีถัดไปทันที 

หลังจากตั้งค่าและบันทึกข้อมูลเสร็จสิ้น ระบบ HumanSoft จะใช้เกณฑ์เหล่านี้เป็นหลักในการคำนวณสิทธิ์สะสม ยอดที่ใช้ไป และยอดคงเหลือของทั้งโควตาการลาและสวัสดิการของพนักงานทุกคนโดยอัตโนมัติ เมื่อพนักงานยื่นคำขอผ่านแอปพลิเคชัน ยอดจะถูกหักลบอย่างถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ทันที 

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: หากตั้งรอบการตัดโควตาประจำปีเป็น 01-12 พนักงานจะเริ่มใช้โควตาใหม่ได้เมื่อไหร่?

• A: พนักงานจะเริ่มใช้โควตาของปีใหม่ได้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีนั้น ๆ เป็นต้นไป (ยกเว้นกรณีที่บริษัทเลือกรูปแบบการตัดรอบเป็น "ตามรอบการคำนวณเงินเดือน")

Q: การตั้งจำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลา มีผลต่อการลาครึ่งวันอย่างไร?

• A: มีผลโดยตรง เช่น ถ้าองค์กรกำหนดให้ 1 วันทำงานเท่ากับ 08:00 ชั่วโมง เมื่อพนักงานยื่นลากิจครึ่งวัน (0.5 วัน) ระบบจะคำนวณและหักโควตาการลาออกไปตามชั่วโมงจริง คือ 04:00 ชั่วโมง ทำให้ข้อมูลโควตาคงเหลือเป็นเศษชั่วโมงได้อย่างละเอียดแม่นยำ 

Q: ข้อแตกต่างสำคัญระหว่าง "ตามรอบปีปฏิทิน" กับ "ตามรอบเงินเดือน" คืออะไร? 

• A: รูปแบบ "ตามรอบปีปฏิทิน" จะยึดวันที่พนักงานบันทึกการลาหรือใช้สวัสดิการตรงตามวันจริงบนปฏิทิน ส่วนรูปแบบ "ตามรอบการคำนวณเงินเดือน" จะยึดตามงวดการจ่ายเงิน ของบริษัทเป็นหลัก แม้จะลาในสิ้นเดือนธันวาคมปีนี้ แต่ถ้ารอบเงินเดือนนั้นคร่อมไปจ่ายในสลิปเดือนมกราคมปีหน้า ระบบจะถือว่าไปตัดโควตาของปีหน้า