ตั้งค่าหลักการคำนวณเงินเดือน

คู่มือนี้ครอบคลุมการตั้งค่าหลักการคำนวณเงินเดือนในระบบ HumanSoft ซึ่งอยู่ภายใต้เมนูตั้งค่าทั่วไป ใช้สำหรับกำหนดรอบการจ่ายเงิน วิธีหารค่าแรงต่อวัน/ชั่วโมง การปัดเศษทศนิยม และอัตราประกันสังคม เหมาะสำหรับ Admin หรือ HR ที่ต้องการตั้งค่าระบบก่อนเริ่มรันเงินเดือนรอบแรก หรือปรับนโยบายการคำนวณขององค์กร

เงื่อนไขการใช้งานตั้งค่าหลักการคำนวณเงินเดือน

• จำเป็น: มีสิทธิ์ระดับ Admin หรือ HR ในระบบ HumanSoft
• แนะนำ: บริษัทต้องตกลงนโยบายค่าตอบแทน (รอบจ่าย, จำนวนงวด, วิธีคิดวันทำงาน ฯลฯ) กับผู้บริหารให้ชัดเจนก่อนเข้าตั้งค่า

ขั้นตอนการตั้งค่าหลักการคำนวณเงินเดือน

1. คลิกที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือก "ตั้งค่าทั่วไป"
3. เลือกหัวข้อ "การคำนวณเงินเดือน"
4. เริ่มกำหนดค่าตามหัวข้อต่างๆ ที่ต้องการ

หลักเกณฑ์ของข้อมูล

การกำหนด "รอบการจ่ายเงินเดือน"

การกำหนด "รอบการจ่ายเงินเดือน" เป็นการตั้งค่าช่วงเวลาที่บริษัทจะใช้ในการตัดรอบการคำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงาน เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนเป็นระบบและถูกต้อง โดยสามารถกำหนดรอบการจ่ายเงินเดือนตามความเหมาะสมขององค์กร เช่น รอบเต็มเดือน หรือรอบที่มีการแบ่งงวดจ่าย

ตัวอย่าง

เลือกรอบการจ่ายเงินเดือน: ตั้งแต่วันที่ 2 จนถึงวันที่ 1

การแสดงผลจะเป็นดังนี้:

• วันที่ 2 มกราคม ถึง วันที่ 1 กุมภาพันธ์
• วันที่ 2 กุมภาพันธ์ ถึง วันที่ 1 มีนาคม

การกำหนด "แบ่งงวดจ่าย"

การตั้งค่า "แบ่งงวดจ่าย" คือการกำหนดรอบการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานในกรณีที่องค์กรต้องการจ่ายเงินเดือนมากกว่า 1 ครั้งต่อเดือน เช่น การจ่ายเงินเดือน 2 ครั้งใน 1 เดือน (วันที่ 15 และสิ้นเดือน) หรือการจ่ายแบบรายสัปดาห์ โดยระบบ HumanSoft รองรับการแบ่งงวดจ่ายได้สูงสุด 4 งวดต่อเดือน เพื่อความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการค่าตอบแทนขององค์กร โดยมีสูตรการคำนวณดังนี้

งวดเต็ม = ผลรวมของงวดแยก

งวดสุดท้าย = งวดเต็ม - ผลรวมของงวดแยกก่อนหน้า

ตัวอย่าง

หากเงินเดือนเต็มเดือนคือ 10,000 บาท และแบ่งจ่าย 2 งวด

• งวดที่ 1: 5,000 บาท
• งวดที่ 2: 5,000 บาท

การกำหนด "จำนวนวันที่ทำงาน"

การกำหนดจำนวนวันที่ทำงาน คือการใช้สำหรับการคำนวณค่าแรงต่อวัน โดยหารเงินเดือนด้วยจำนวนวันทำงานที่กำหนด สามารถกำหนดจำนวนวันที่ทำงานที่จะนำไปหาร ได้แก่

• 26 วัน
• 30 วัน
• ตามจริง (จำนวนวันจริงที่ทำงาน)

ตัวอย่าง

• ค่าแรงต่อวัน = เงินเดือน / จำนวนวันทำงาน

การกำหนด "จำนวนชั่วโมงการทำงาน"

การกำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงาน คือการใช้สำหรับการคำนวณค่าแรงต่อชั่วโมง โดยระบบจะนำค่าแรงต่อวันหารด้วยจำนวนชั่วโมงที่กำหนด สามารถเลือกกำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานได้หลายรูปแบบ ได้แก่

• 8 ชั่วโมง
• 8 ชั่วโมง 30 นาที
• 9 ชั่วโมง
• ตามจริง (จำนวนชั่วโมงจริงที่ทำงาน)

ตัวอย่าง

• ค่าแรงต่อชั่วโมง = ค่าแรงต่อวัน / จำนวนชั่วโมงการทำงาน

การกำหนด "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานเข้าใหม่ / ลาออก ระหว่างเดือน"

การตั้งค่าจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานเข้าใหม่หรือพนักงานลาออกระหว่างเดือน เป็นการกำหนดหลักการคำนวณค่าแรงตามจำนวนวันที่ทำงานจริง โดยระบบจะคำนวณเงินเดือนจากจำนวนวันที่พนักงานทำงานจริงในรอบเดือนนั้น ทั้งนี้สามารถกำหนดจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงาน เข้าใหม่ / ลาออก ระหว่างเดือน ได้แก่ 

• 26 วัน
• 30 วัน
• 30 วัน หักวันที่ยังไม่เริ่มงาน / ลาออก 
• ตามจริง (จำนวนวันทำงานจริงในเดือนนั้น)

ตัวอย่าง

• ค่าแรงต่อวัน = เงินเดือน / จำนวนวันทำงาน

การกำหนด "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"

การตั้งค่าจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน เป็นการกำหนดตัวหารสำหรับการคำนวณค่าแรงต่อวัน โดยระบบจะคำนวณเงินเดือนจากฐานเงินเดือนเดิมและฐานเงินเดือนใหม่ในช่วงก่อนและหลังวันที่มีผลปรับเงินเดือน ทั้งนี้สามารถกำหนดจำนวนวันทำงานได้หลากหลายรูปแบบ ได้แก่

• 26 วัน
• 30 วัน
• 30 วัน ลบวันที่ 31 ออก
• ตามจริง (จำนวนวันทำงานจริงในเดือนนั้น)

ตัวอย่าง

• ค่าแรงต่อวัน = เงินเดือน / จำนวนวันทำงาน

การกำหนด "ป้องกันการเลือกโอทีผิดประเภท"

การตั้งค่าป้องกันการเลือกโอทีผิดประเภท เป็นการกำหนดเงื่อนไขเพื่อควบคุมการเลือกประเภทโอที (OT) ให้เหมาะสมกับลักษณะของวัน เช่น วันทำงานหรือวันหยุด โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการยื่นขอเอกสารโอที และช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

ประเภทการตั้งค่า

• ป้องกัน: ระบบจะตั้งค่าไม่ให้พนักงานเลือกโอทีผิดประเภท เช่น ไม่สามารถเลือกโอทีสำหรับวันทำงานในวันหยุด หรือโอทีสำหรับวันหยุดในวันทำงาน
• ไม่ป้องกัน: ระบบจะอนุญาตให้พนักงานสามารถเลือกโอทีผิดประเภทได้ โดยไม่มีข้อจำกัด

การกำหนด "ตั้งค่าสกุลเงิน"

การตั้งค่าสกุลเงิน เป็นการตั้งค่าเลือกสกุลเงินที่ใช้ในการแสดงเงินเดือน โดยระบบ HumanSoft รองรับการตั้งค่าสกุลเงินหลากหลายประเภท โดยสามารถเลือกใช้งานตามภูมิภาคและประเทศที่ต้องการได้ ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มภูมิภาค ดังนี้

• เอเชียตะวันออกเฉียงใต้
• เอเชียตะวันออก
• เอเชียใต้ / ตะวันออกกลาง
• ยุโรป
• อเมริกา และโอเชียเนีย

การกำหนด "การปัดเศษจำนวนเงิน"

การตั้งค่าปัดเศษทศนิยมเป็นฟังก์ชันที่ช่วยจัดการจำนวนเงินที่เกิดจากการคำนวณในระบบ โดยสามารถเลือกได้ว่าจะปัดเศษหรือไม่ปัดเศษทศนิยมของเงินเดือนพนักงาน เพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามนโยบายขององค์กร

• กรณีเลือกปัดเศษ: โปรแกรมจะทำการปัดเศษทศนิยมเงินเดือนของพนักงาน
• กรณีเลือกไม่ปัดเศษ: โปรแกรมจะไม่ปัดเศษทศนิยมเงินเดือนของพนักงาน

ตัวอย่าง

• พนักงานเงินเดือน 13,000 / 30 = 433.33 บาท ถ้าเลือกปัดเศษจะเท่ากับ 433 บาท

การกำหนด "พนักงานรายวันได้รับค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์"

การตั้งค่าพนักงานรายวันได้รับค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์ เป็นการกำหนดเงื่อนไขว่าพนักงานรายวันจะได้รับหรือไม่ได้รับค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์ แม้ไม่ได้มาทำงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การคำนวณเงินเดือนเป็นไปตามนโยบายขององค์กร

ประเภทการตั้งค่า

• กรณีเลือกได้รับค่าแรง: ระบบจะคำนวณค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์ให้ แม้ว่าพนักงานไม่ได้มาทำงานในวันดังกล่าว
• กรณีเลือกไม่ได้รับค่าแรง: ระบบจะไม่คำนวณค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์ หากพนักงานไม่ได้มาทำงาน

การกำหนด "พนักงานพาร์ตไทม์ปัดเศษชั่วโมง"

สามารถเลือกรูปแบบการตั้งค่าการปัดเศษได้ 2 ประเภท ดังนี้

1. ปัดเศษชั่วโมงทำงานรวม
2. ปัดเศษเวลาการทำงาน

1. ปัดเศษชั่วโมงทำงานรวม

การปัดเศษชั่วโมงสำหรับพนักงานพาร์ตไทม์ เป็นการตั้งค่าการปัดเศษชั่วโมงหากเวลาทำงานไม่เต็มชั่วโมง โดยสามารถเลือกได้ ดังนี้

• ปัดเศษลงเต็มชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้นเต็มชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้น-ลงเต็มชั่วโมง
• ปัดเศษลงเต็มครึ่งชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้นเต็มครึ่งชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้น-ลงเต็มครึ่งชั่วโมง

ตัวอย่าง

พนักงานทำงาน 07:40:00 ชั่วโมง

• ปัดเศษลงเต็มชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 07:00:00 ชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้นเต็มชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 08:00:00 ชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้น-ลงเต็มชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 08:00:00 ชั่วโมง
• ปัดเศษลงเต็มครึ่งชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 07:30:00 ชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้นเต็มครึ่งชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 08:00:00 ชั่วโมง
• ปัดเศษขึ้น-ลงเต็มครึ่งชั่วโมง ระบบจะคำนวณให้ 08:00:00 ชั่วโมง

2. ปัดเศษเวลาการทำงาน

การปัดเศษเวลาการทำงาน สามารถเลือกตั้งค่าได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

• ปัดเฉพาะขาแรกกับขาสุดท้าย
• ปัดทุกการลงเวลา

เมื่อเลือกปัดเศษเวลาการทำงาน "ปัดเฉพาะขาแรกกับขาสุดท้าย"

ระบบจะนำเวลาเข้างานครั้งแรก และเวลาออกงานครับสุดท้าย มาปัดเศษก่อนนำไปคำนวณเวลาทำงาน

ตัวอย่าง

พนักงานลงเวลาเข้างานขาแรก 08:29 น.

• ปัดเศษลง 30 นาที ระบบจะเริ่มนับเวลาการทำงานตอนเวลา 08:00 น.
• ปัดเศษขึ้น 30 นาที ระบบจะเริ่มนับเวลาการทำงานตอนเวลา 08:30 น.

ตัวอย่าง

พนักงานลงเวลาออกงานขาสุดท้าย 17:29 น.

• ปัดเศษลง 30 นาที ระบบจะสิ้นสุดการนับเวลาการทำงานตอนเวลา 17:00 น.
• ปัดเศษขึ้น 30 นาที ระบบจะสิ้นสุดการนับเวลาการทำงานตอนเวลา 18:00 น.

ตัวอย่าง

กรณีพนักงานลงเวลาเป็นวินาที พนักงานลงเวลาเข้างานเวลา 08:00:22 น. หากเวลาเข้างานหรือออกงานมีเศษวินาที ระบบจะถือว่ามีเศษเวลาและนำไปปัดตามช่วงเวลาที่กำหนด

• ปัดเศษลง 30 นาที ระบบจะเริ่มนับเวลาการทำงานตอนเวลา 08:00 น.
• ปัดเศษขึ้น 30 นาที ระบบจะเริ่มนับเวลาการทำงานตอนเวลา 08.30 น.

เมื่อเลือกปัดเศษเวลาการทำงาน "ปัดทุกการลงเวลา"

ระบบจะนำเวลาการเข้างานและเลิกงานที่มีการลงเวลาทุกครั้งในระบบ มาปัดเศษและทำการคำนวณเวลาการทำงาน

การกำหนด "อัตราประกันสังคมของพนักงานและนายจ้าง"

การตั้งค่าอัตราประกันสังคมในระบบ HumanSoft เป็นการกำหนดเปอร์เซ็นต์ที่ใช้ในการคำนวณเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานและนายจ้าง โดยสามารถตั้งค่าได้ทั้งในระดับองค์กรหรือเฉพาะสำนักงานสาขา รวมถึงการตั้งค่าแบบรายบุคคล

ข้อควรทราบ:

• กรณีพนักงานพาร์ตไทม์ลงเวลาเป็นวินาที (เช่น 08:00:22 น.) ระบบจะถือว่ามีเศษเวลา และจะนำไปปัดเศษตามเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ทันที
• การตั้งค่าปัดเศษชั่วโมงทำงานของพนักงานพาร์ตไทม์ จะถูกนำไปใช้ "เฉพาะในการคำนวณเวลาทำงาน" เท่านั้น ระบบจะไม่ทำการแก้ไขข้อมูลเวลาเข้างานหรือออกงานจริงที่พนักงานบันทึกไว้

คำแนะนำ:

• การเปลี่ยนค่าระหว่างรอบเงินเดือน: หากแก้ไขการตั้งค่าหลังจากระบบคำนวณเงินเดือนรอบนั้นไปแล้ว ระบบจะไม่ย้อนคำนวณรอบที่ผ่านมา

•  การแบ่งงวดจ่าย: ระบบรองรับสูงสุด 4 งวด/เดือน

เมื่อตั้งค่าเสร็จสิ้น ระบบ HumanSoft จะนำเงื่อนไขทั้งหมดไปคำนวณเงินเดือน ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา (OT) และเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานทุกคนในรอบเดือนนั้นโดยอัตโนมัติ ช่วยลดข้อผิดพลาดและลดเวลาในการทำเงินเดือนของฝ่าย HR

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ระบบ HumanSoft รองรับการแบ่งงวดจ่ายเงินเดือนสูงสุดกี่งวด?

• A: รองรับสูงสุด 4 งวด ต่อเดือน โดยระบบมีสูตรคำนวณเพื่อเฉลี่ยงวดสุดท้ายให้อัตโนมัติ

Q: ตัวหารจำนวนวันที่ทำงานสำหรับพนักงานเข้าใหม่หรือลาออกระหว่างเดือน มีตัวเลือกอะไรบ้าง?

• A: สามารถเลือกตัวหารได้ 4 รูปแบบ คือ 26 วัน, 30 วัน, 30 วัน หักวันที่ยังไม่เริ่มงาน / ลาออก  หรือ คำนวณตามจำนวนวันจริงในเดือนนั้น

Q: อัตราประกันสังคมสามารถแยกตั้งค่าตามรายสาขาได้หรือไม่?

• A: ได้ ระบบรองรับการตั้งค่าอัตราประกันสังคมทั้งในระดับองค์กร, แยกตามสำนักงานสาขา หรือตั้งค่าเฉพาะบุคคลเป็นรายๆ