KPI Profile

KPI Profile คือ ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานในด้านต่างๆ สำหรับการประเมิน KPI Profile จะประกอบไปด้วยตัวชี้วัดภายใน และตัวชี้วัดภายนอกมาเป็นตัวช่วยในการประมวลผลการประเมินให้กับพนักงาน

ขั้นตอนการเพิ่ม KPI Profile

1.เข้าสู่เมนูการประเมินพนักงาน

2.เลือกที่เมนู “KPI Profile”

3.จากนั้นเลือก “เพิ่ม KPI Profile”

4.ชื่อโปรไฟล์: กรอกชื่อโปรไฟล์ทั้งในภาษาไทย (TH) และภาษาอังกฤษ (EN) เพื่อให้ง่ายต่อการระบุและค้นหา

5.ระบุวันที่เริ่มต้น (ตั้งแต่วันที่) และวันที่สิ้นสุด (จนถึงวันที่) ของช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาใช้ในการประเมิน

ตัวอย่าง: หากต้องการประเมินสถิติการมาสายของพนักงานในช่วงครึ่งปีแรก ให้ตั้งค่าช่วงข้อมูลเป็น “1 มกราคม 2025” ถึง “30 มิถุนายน 2025”

6.กำหนดเกณฑ์คะแนนสำหรับแต่ละระดับผลการประเมิน ซึ่งจะแสดงผลเป็นแถบสีเพื่อการจำแนกที่ชัดเจน

Green: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ดีเยี่ยม
Yellow: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่น่าพอใจ
Red: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ต้องปรับปรุง
Black: ระดับคะแนนสำหรับผลการปฏิบัติงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์

7.จากนั้นเลือกเงื่อนไขหรือตัวชี้วัดที่จะนำมาคำนวณใน KPI Profile ซึ่งตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้

7.1.ตัวชี้วัดภายใน เป็นเกณฑ์การคำนวณที่ดึงข้อมูลโดยตรงจากโมดูลต่างๆ ภายในระบบประกอบด้วย

ข้อมูลเวลาการทำงาน: สถิติการมาเช้า, มาสาย, การพักเกินเวลา, การกลับก่อนเวลา หรือการทำงานล่วงเวลา
ข้อมูลรายรับ-รายจ่าย: ข้อมูลเงินได้อื่น ๆ, ค่าคอมมิชชั่น, โบนัส หรือเงินหักอื่นๆ
ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ: สถิติการลางาน, ผลคะแนนจากแบบประเมินอื่นๆ, ประวัติการเข้าฝึกอบรม หรือบันทึกจดหมายเตือน

7.2.ตัวชี้วัดภายนอก ใช้สำหรับสร้างตัวชี้วัดที่ไม่มีข้อมูลอยู่ภายในระบบ หรือมีชุดข้อมูลแยกต่างหาก เช่น ยอดขายรายบุคคล, จำนวนการปิดดีล, หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งสามารถดูคู่มือการสร้างตัวชี้วัดภายนอกได้ที่นี่

8.จากนั้นกำหนดพนักงานเป้าหมายสำหรับการประเมินในโปรไฟล์นี้

9.กำหนดหน่วย โดยเลือกระบุหน่วยของตัวชี้วัดให้สอดคล้องกับข้อมูล เช่น วัน, ครั้ง, บาท

10.กำหนดคะแนน โดยกำหนดน้ำหนักคะแนนของแต่ละตัวชี้วัด หากในหนึ่งรายการมีหลายตัวชี้วัด จะต้องทำการเฉลี่ยน้ำหนักคะแนนให้ผลรวมของทุกรายการเท่ากับ 100 คะแนน

11.หลังจากนั้นกำหนดเงื่อนไข โดยคลิกไอคอน “รูปปากกา” เพื่อตั้งค่าเงื่อนไขการให้คะแนนแบบขั้นบันได

ตัวอย่างการกำหนดเงื่อนไขและคะแนนของตัวชี้วัด

ตัวอย่างการกำหนดเงื่อนไขที่เป็นผลลบ (เช่น: การมาสาย, เงินหักอื่นๆ)

กรณีศึกษา: ต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาสายน้อยกว่า 2 วัน ได้รับ 80 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่าดังนี้

มาสาย = 0 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาสายเท่ากับ 0 วัน จะได้รับ 100 คะแนน
มาสาย < 3 วัน จะได้รับ 80 คะแนน, หากมาสาย 1-2 วันจะได้รับ 80 คะแนน
มาสาย < 6 วัน จะได้รับ 60 คะแนน, หากมาสาย 3-5 วันจะได้รับ 60 คะแนน
มาสาย < 9 วัน จะได้รับ 40 คะแนน, หากมาสาย 6-8 วันจะได้รับ 40 คะแนน
มาสาย < 12 วัน จะได้รับ 20 คะแนน, หากมาสาย 9-11 วันจะได้รับ 20 คะแนน
มาสาย >= 12 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาสาย 12 วันจะเป็นต้นไปได้รับ 0 คะแนน

คำอธิบาย จากการตั้งค่าดังกล่าวที่พนักงานได้รับ 80 คะแนน ระบบจะคำนวณให้ดังนี้ ระบบจะนำจำนวนวันที่เรามาสาย 2 วัน ไปตรวจสอบในเงื่อนไขทีละขั้น

ขั้นที่ 1 คือ มาสายเท่ากับ 0 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
ขั้นที่ 2 คือ มาสายน้อยกว่า 3 วัน จริงหรือไม่ เมื่อจริง หลังจากนั้นก็จะมอบคะแนน ที่ได้ระบุจากขั้นนี้ให้กับพนักงาน

ตัวอย่างของการตั้งค่า “สาย” คะแนนเต็ม 100 คะแนน

จากการตั้งค่าหากพนักงานมาสาย 2 วัน พนักงานจะได้รับ 80 คะแนน เพราะ 2 วัน น้อยกว่า 3 วัน

ตัวอย่างของเงื่อนไขที่เป็นผลบวก (เช่น มาเช้า, ยอดขาย)

กรณีศึกษา: หากต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาเช้ามากกว่า 12 วัน ได้รับ 60 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่าดังนี้

มาเช้า < 3 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาเช้า 0-2 วันจะได้รับ 0 คะแนน
มาเช้า <= 6 วัน จะได้รับ 20 คะแนน, หากมาเช้า 3-6 วันจะได้รับ 20 คะแนน
มาเช้า <= 9 วัน จะได้รับ 40 คะแนน, หากมาเช้า 7-9 วันจะได้รับ 40 คะแนน
มาเช้า <= 15 วัน จะได้รับ 60 คะแนน, หากมาเช้า 10-15 วันจะได้รับ 60 คะแนน
มาเช้า >= 16 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาเช้า 16 วันจะเป็นต้นไปได้รับ 100 คะแนน

คำอธิบาย จากการตั้งค่าดังกล่าวที่พนักงานได้รับ 60 คะแนน ระบบจะคำนวณให้ดังนี้ ระบบจะนำจำนวนวันที่เรามาเช้า 12 วันไปตรวจสอบในเงื่อนไขทีละขั้น

ขั้นที่ 1 คือ มาเช้าน้อยกว่า 3 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
ขั้นที่ 2 คือ มาเช้าน้อยกว่าหรือเท่ากับ 9 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
ขั้นที่ 3 คือ มาเช้าน้อยกว่าหรือเท่ากับ 15 วัน จริงหรือไม่ เมื่อจริง หลังจากนั้นก็จะมอบคะแนนที่ได้ระบุ จากขั้นนี้ให้กับพนักงาน

ตัวอย่างของการตั้งค่า “มาเช้า” คะแนนเต็ม 100 คะแนน

จากการตั้งค่าหากพนักงานมาเช้า 12 วัน พนักงานจะได้รับ 60 คะแนน เพราะ 12 วัน น้อยกว่าหรือเท่ากับ 15 วัน

ตัวอย่างของเงื่อนไขการตั้งค่าไม่มีขั้นไหนที่อยู่ในเงื่อนไข

กรณีศึกษา: หากต้องการตั้งค่าให้พนักงานมาสายน้อยกว่า 4 วัน ได้รับ 100 คะแนน มีเงื่อนไขตั้งค่า ดังนี้

มาสาย > 10 วัน จะได้รับ 0 คะแนน, หากมาสายมากกว่า 10 วันจะได้รับ 0 คะแนน
มาสาย > 5 วัน จะได้รับ 50 คะแนน, หากมาสาย 6-9 วันจะได้รับ 50 คะแนน
มาสาย < 1 วัน จะได้รับ 100 คะแนน, หากมาสาย 0 วันจะได้รับ 100 คะแนน

คำอธิบาย จากการตั้งค่าดังกล่าวพนักงานจะไม่ได้รับคะแนนเลย คะแนนที่ได้รับจะเป็น 0 คะแนน เนื่องจาก 4

วัน ไม่อยู่ในเงื่อนไขใดๆ เลย ระบบจะไม่สามารถระบุคะแนนได้ คะแนนจึงเป็น 0 สาเหตุดังนี้

ขั้นที่ 1 คือ มาสายมากกว่า 10 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
ขั้นที่ 2 คือ มาสายมากกว่า 5 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป
ขั้นที่ 3 คือ มาสายน้อยกว่า 1 วัน จริงหรือไม่ เมื่อไม่จริง ก็จะข้ามไปตรวจสอบขั้นถัดไป

เนื่องจากไม่มีเงื่อนไขขั้นบันไดให้ตรวจสอบแล้วระบบจึงไม่สามารถตรวจสอบเงื่อนไขที่จะให้คะแนนได้ คะแนนที่พนักงานจะได้รับจึงเป็น 0 คะแนน

ตัวอย่างของการตั้งค่า “สาย” คะแนนเต็ม 100 คะแนน และไม่มีตรงเงื่อนไข

เนื่องจากมาสาย 4 วัน ไม่อยู่ในเงื่อนไขใดเลย ระบบจึงไม่สามารถตรวจสอบเงื่อนไขและคะแนนได้ คะแนนที่พนักงานได้รับจึงเป็น 0 คะแนน

12.หลังจากกำหนดเงื่อนไขและเลือกพนักงานเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก”

13.จากนั้นคลิก “ประมวลผล” เพื่อให้ระบบคำนวณคะแนนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้

14.หลังจากการประมวลผล ระบบจะแสดงคะแนนรวมและแถบสีของพนักงานแต่ละคน

ขั้นตอนการประมวลผลจากตัวชี้วัดภายนอก

1.ให้ดาวน์โหลด “Template” เพื่อกรอกข้อมูลจากตัวชี้วัดภายนอก หลังจากดาวน์โหลดแล้วจะได้รับไฟล์ Excel (.xlsx)

2.กรอกข้อมูลผลการปฏิบัติงานของพนักงานลงในไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา

3.กลับมาที่หน้าจอ KPI Profile คลิก “เพิ่ม” เพื่ออัปโหลดไฟล์

4.เลือกไฟล์ Excel ดังกล่าวและคลิก “Upload”

5.ระบบจะนำข้อมูลจากไฟล์ไปประมวลผลร่วมกับเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ และแสดงผลคะแนนโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการตรวจสอบคะแนน KPI Profile ผ่านแอปพลิเคชั่น

พนักงานสามารถตรวจสอบผลคะแนน KPI Profile ของตนเองได้ผ่านแอปพลิเคชัน โดยมีขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่แอปพลิเคชัน HumanSoft และแตะที่ไอคอนเมนู (สัญลักษณ์ 3 ขีด)

2.เลือกเมนู “การประเมิน”

3.และไปที่ “KPI Profile”

4.เลือกโปรไฟล์การประเมินที่ต้องการตรวจสอบเพื่อดูรายละเอียดคะแนนที่ได้รับ

5.จากนั้นสามารถตรวจสอบผลคะแนนการประเมินของตนเองได้

สรุปได้ง่ายๆ ดังนี้

KPI Profile ใช้สําหรับสร้างตัวชี้วัด โดยให้ระบบมาเป็นตัวช่วยในการประมวลผลการประเมิน โดยไม่อ้างอิงจากแบบประเมิน แต่เป็นการเลือกว่าจะใช้ตัวชี้วัดภายใน หรือภายนอก โดยแบ่งข้อมูลเป็นดังนี้

1.ตัวชี้วัดภายใน ใช้สำหรับดึงเกณฑ์การคำนวณต่างๆในระบบดังนี้

1.1 เกณฑ์การคำนวณจากเวลาการทำงาน เช่น มาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว หรือโอที เป็นต้น

1.2 เกณฑ์การคำนวณจากรายรับรายจ่าย เช่น เงินได้อื่น, ค่าคอมมิชชั่น, โบนัส หรือเงินหักอื่น ๆ เป็นต้น

1.3 เกฑณ์การคำนวณจากการลางาน, แบบประเมิน, ฝึกอบรม หรือจดหมายเตือน

2.ตัวชี้วัดภายนอก ใช้สําหรับสร้างตัวชี้วัดอื่นๆ ที่ไม่สามารถใช้วิธีการสร้างแบบประเมินจากในระบบได้ หรือมีชุดข้อมูลที่ไม่อยู่ในการคำนวณจากในระบบ เช่น ยอดขาย