จดหมายเตือน

จดหมายเตือน คือเอกสารแจ้งเตือนพฤติกรรมหรือความผิดทางวินัยอย่างเป็นทางการจากนายจ้างถึงพนักงาน เพื่อให้พนักงานรับทราบข้อผิดพลาดและนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข เช่น การมาสาย, การขาดงาน, การปฏิบัติงานผิดพลาด หรือการละเมิดระเบียบวินัยของบริษัท โดยระบบรองรับการออกเอกสารในรูปแบบลายลักษณ์อักษรและการตอบรับผ่านแอปพลิเคชัน

เงื่อนไขในการใช้งาน

• สำหรับ HR: ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเมนู "การประเมินพนักงาน" ในระบบ
• สำหรับพนักงาน: ต้องติดตั้งแอปพลิเคชัน HumanSoft เพื่อใช้ในการกดรับทราบเอกสาร

1. ขั้นตอนการออกจดหมายเตือน (สำหรับ HR)

1. เข้าสู่เมนู การประเมินพนักงาน

2. เลือก จดหมายเตือน

3. คลิกปุ่ม "เพิ่มข้อมูล"

4. ระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน

• วันที่ออกเอกสาร
• ประเภทของการเตือน (เช่น ตักเตือนด้วยวาจา, ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร)
• ชื่อพนักงานที่ต้องการเตือน
• รายละเอียดเหตุผลในการเตือน

5. การแนบหลักฐาน

• ไฟล์เอกสาร: คลิกปุ่ม "เพิ่ม (+)" (รองรับเฉพาะไฟล์ .PDF)
• รูปภาพประกอบ: คลิกปุ่ม "เพิ่ม (+)" (รองรับไฟล์ .JPG และ .PNG)

6. คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อส่งจดหมายเตือนเข้าสู่ระบบและแจ้งไปยังพนักงาน

2. ขั้นตอนการตอบรับจดหมายเตือน (สำหรับพนักงาน)

1. เข้าแอปพลิเคชัน HumanSoft เลือกเมนู ไอคอน "ขีด 3 ขีด" (☰)
2. เลือกเมนู "การประเมิน"
3. เลือกเมนู "จดหมายเตือน"
4. คลิกเลือกรายการจดหมายเตือนที่ได้รับเพื่ออ่านรายละเอียด
5. กดปุ่ม "รับทราบ" และกดยืนยัน "ตกลง" เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน

3. การแก้ไขหรือลบข้อมูลจดหมายเตือน (สำหรับ HR)

คลิกไอคอน "รูปตัว I" (Information) เพื่อดูรายละเอียด และเลือกเมนู ลบ หรือ แก้ไข * หรือคลิกไอคอน "รูปปากกา" เพื่อเข้าสู่หน้าจอแก้ไขข้อมูลโดยตรง

การจัดการข้อมูล

• ประเภทไฟล์แนบ: เอกสารต้องเป็น .PDF เท่านั้น และรูปภาพต้องเป็น .JPG หรือ .PNG
• สถานะเอกสาร: * ระบบจะเริ่มต้นด้วยสถานะ "แจ้งพนักงานแล้ว"

เมื่อพนักงานกดรับทราบ สถานะจะเปลี่ยนเป็น "พนักงานรับทราบแล้ว" โดยอัตโนมัติ

คำแนะนำ:

• จดหมายเตือนในระบบถือเป็นหลักฐานทางวินัยที่เป็นทางการ
• พนักงานไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาในจดหมายเตือนได้ ทำได้เพียงอ่านและกดรับทราบเท่านั้น
• HR สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าพนักงานคนใดได้รับเตือนในเรื่องใดบ้าง และดำเนินการรับทราบแล้วหรือยัง

องค์กรมีระบบจัดเก็บประวัติวินัยพนักงานที่เป็นระเบียบ สามารถตรวจสอบสถานะการรับทราบได้แบบ Real-time ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อโต้แย้งเรื่องการไม่ได้รับแจ้งเตือน และใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการประเมินผลงานหรือดำเนินการทางวินัยในขั้นถัดไป

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: พนักงานสามารถแจ้งข้อมูลกลับได้หรือไม่ หากมีจดหมายเตือน

• A:  พนักงานไม่สามารถแจ้งข้อมูลกลับได้โดยสามารถดำเนินการได้เพียง กดรับทราบจดหมายเตือนเท่านั้น 

Q: พนักงานสามารถ "กดรับทราบจดหมายเตือนบนแอปพลิเคชัน" ได้ที่เมนูใด

• A: สามารถเข้าไปที่ ขีดสามขีด > การประเมิน > จดหมายเตือน > จดหมายที่ได้รับ > กดปุ่ม รับทราบ

Q: ตรวจสอบจดหมายเตือนจาก Line OA อย่างไร

• A: สามารถเข้าไปที่ ขีดสามขีด > การประเมิน > จดหมายเตือน > เลือกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้