จดหมายเตือน
จดหมายเตือน คือเอกสารแจ้งเตือนพฤติกรรมหรือความผิดทางวินัยอย่างเป็นทางการจากนายจ้างถึงพนักงาน เพื่อให้พนักงานรับทราบข้อผิดพลาดและนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข เช่น การมาสาย, การขาดงาน, การปฏิบัติงานผิดพลาด หรือการละเมิดระเบียบวินัยของบริษัท โดยระบบรองรับการออกเอกสารในรูปแบบลายลักษณ์อักษรและการตอบรับผ่านแอปพลิเคชัน
เงื่อนไขในการใช้งาน
- สำหรับ HR: ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเมนู "การประเมินพนักงาน" ในระบบ
- สำหรับพนักงาน: ต้องติดตั้งแอปพลิเคชัน HumanSoft เพื่อใช้ในการกดรับทราบเอกสาร
1. ขั้นตอนการออกจดหมายเตือน (สำหรับ HR)
1. เข้าสู่เมนู การประเมินพนักงาน
2. เลือก จดหมายเตือน
3. คลิกปุ่ม "เพิ่มข้อมูล"
4. ระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน
- วันที่ออกเอกสาร
- ประเภทของการเตือน (เช่น ตักเตือนด้วยวาจา, ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร)
- ชื่อพนักงานที่ต้องการเตือน
- รายละเอียดเหตุผลในการเตือน
5. การแนบหลักฐาน
- ไฟล์เอกสาร: คลิกปุ่ม "เพิ่ม (+)" (รองรับเฉพาะไฟล์ .PDF)
- รูปภาพประกอบ: คลิกปุ่ม "เพิ่ม (+)" (รองรับไฟล์ .JPG และ .PNG)
6. คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อส่งจดหมายเตือนเข้าสู่ระบบและแจ้งไปยังพนักงาน
2. ขั้นตอนการตอบรับจดหมายเตือน (สำหรับพนักงาน)
1. เข้าแอปพลิเคชัน HumanSoft เลือกเมนู ไอคอน "ขีด 3 ขีด" (☰)
2. เลือกเมนู "การประเมิน"
3. เลือกเมนู "จดหมายเตือน"
4. คลิกเลือกรายการจดหมายเตือนที่ได้รับเพื่ออ่านรายละเอียด
5. กดปุ่ม "รับทราบ" และกดยืนยัน "ตกลง" เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน
3. การแก้ไขหรือลบข้อมูลจดหมายเตือน (สำหรับ HR)
คลิกไอคอน "รูปตัว I" (Information) เพื่อดูรายละเอียด และเลือกเมนู ลบ หรือ แก้ไข * หรือคลิกไอคอน "รูปปากกา" เพื่อเข้าสู่หน้าจอแก้ไขข้อมูลโดยตรง
การจัดการข้อมูล
- ประเภทไฟล์แนบ: เอกสารต้องเป็น .PDF เท่านั้น และรูปภาพต้องเป็น .JPG หรือ .PNG
- สถานะเอกสาร: * ระบบจะเริ่มต้นด้วยสถานะ "แจ้งพนักงานแล้ว"
เมื่อพนักงานกดรับทราบ สถานะจะเปลี่ยนเป็น "พนักงานรับทราบแล้ว" โดยอัตโนมัติ
คำแนะนำ:
- จดหมายเตือนในระบบถือเป็นหลักฐานทางวินัยที่เป็นทางการ
- พนักงานไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาในจดหมายเตือนได้ ทำได้เพียงอ่านและกดรับทราบเท่านั้น
- HR สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าพนักงานคนใดได้รับเตือนในเรื่องใดบ้าง และดำเนินการรับทราบแล้วหรือยัง
องค์กรมีระบบจัดเก็บประวัติวินัยพนักงานที่เป็นระเบียบ สามารถตรวจสอบสถานะการรับทราบได้แบบ Real-time ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อโต้แย้งเรื่องการไม่ได้รับแจ้งเตือน และใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการประเมินผลงานหรือดำเนินการทางวินัยในขั้นถัดไป
