ก่อนรับพนักงานเข้าทำงาน อาจต้องตรวจสอบประวัติอาชญากรรมเพื่อความมั่นใจ แต่รู้ไหมว่า “ห้ามตรวจโดยไม่มีความยินยอม” เพราะอาจกระทบสิทธิส่วนบุคคลและเสี่ยงผิดกฎหมาย
ตรวจสอบประวัติอาชญากรรม คืออะไร?
การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม คือ การคัดกรองผู้สมัครก่อนรับเข้าทำงานว่าเคยมีคดีอาญาหรือไม่ การตรวจสอบนี้ถือเป็นเครื่องมือช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานอาจก่อเหตุร้ายแรง เช่น ทำร้ายร่างกาย ฉ้อโกง หรือการล่วงละเมิด ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อพนักงานภายในและภาพลักษณ์ขององค์กรได้
ความสำคัญของการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม
การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมมีความสำคัญต่อนายจ้างและองค์กร ดังนี้
- ช่วยลดความเสี่ยงในการจ้างงาน
- เพิ่มความมั่นใจด้านความปลอดภัยในองค์กร
- คัดกรองพนักงานให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
- สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจและลูกค้า
- ลดปัญหาทางกฎหมายหรือความเสียหายในอนาคต
โดยเฉพาะองค์กรที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญ การเงิน โลจิสติกส์ หรือดูแลทรัพย์สิน การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมถือเป็นอีกขั้นตอนสำคัญของงาน HR
Tips! อ่านบทความต่อเพิ่มเติม >> ความสำคัญของการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมก่อนรับคนเข้าทำงาน
ทำไม HR ต้องขอความยินยอมก่อนตรวจสอบประวัติอาชญากรรม
เนื่องจากข้อมูลประวัติอาชญากรรม ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน ซึ่งได้รับความคุ้มครองตามกฎหมาย PDPA (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) องค์กร หรือ HR จึงต้องขอความยินยอมจากผู้สมัครงานหรือลูกจ้างก่อนทุกครั้ง เพื่อให้การเก็บ ไช้ หรือเปิดเผยข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
การขอความยินยอมควรดำเนินการอย่างชัดเจน ดังนี้
- ต้องมีหนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร ควรแยกจากใบสมัครงานหรือสัญญาจ้าง
- แจ้งวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบอย่างชัดเจน เช่น ใช้ประกอบการพิจารณาคุณสมบัติการทำงาน
- แจ้งผลกระทบหากไม่ให้ความยินยอม เช่น อาจไม่สามารถดำเนินการพิจารณาจ้างงานต่อได้
- ลูกจ้างสามารถขอแจ้งถอนสิทธิความยินยอมเมื่อใดก็ได้ และ HR ก็ควรแจ้งถึงผลกระทบขอองการถอนความยินยอมให้ลูกจ้างทราบด้วย
การมีหนังสือยินยอมจึงไม่ใช่เพียงขั้นตอนทางเอกสาร แต่ยังช่วยคุ้มครองสิทธิของเจ้าของข้อมูล และลดความเสี่ยงทางกฎหมายให้กับองค์กรอีกด้วย
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือตรวจสอบประวัติอาชญากรรม พร้อมใช้งาน
ก่อนตรวจสอบประวัติอาชญากรรม องค์กรควรมีหนังสือยินยอมจากผู้สมัครงานหรือลูกจ้าง เพื่อให้การดำเนินการถูกต้องตามกฎหมายและสอดคล้องกับ PDPA โดยสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มพร้อมใช้งานได้ดังนี้
>> ดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือยินยอมตรวจสอบประวัติอาชญากรรม
สรุป แจกฟอร์มหนังสือยินยอมตรวจสอบประวัติอาชญากรรม ดาวน์โหลดฟรี
หนังสือยินยอมตรวจสอบประวัติอาชญากรรม เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบข้อมูลผู้สมัครงานได้อย่างถูกต้อง โปร่งใส และลดความเสี่ยงในการจ้างงาน อีกทั้งยังช่วยให้การดำเนินงานด้าน HR มีมาตรฐานและสอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมากยิ่งขึ้น
FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ “การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม”
ถาม: ต้องขอความยินยอมก่อนตรวจสอบประวัติอาชญากรรมหรือไม่?
ตอบ: องค์กรต้องมีหนังสือยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อนทุกครั้ง เพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมายและคุ้มครองสิทธิส่วนบุคคล
ถาม: อาชีพไหนบ้างที่จำเป็นต้องตรวจสอบประวัติอาชญากรรม?
ตอบ: มักใช้กับพนักงานประจำ พนักงานรักษาความปลอดภัย งานการเงิน งานขนส่ง หรือพนักงานที่ต้องดูแลข้อมูลสำคัญ
ถาม: แบบฟอร์มหนังสือยินยอมต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?
ตอบ: ควรมีข้อมูลส่วนตัวของผู้ยินยอม วัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ และลายเซ็นรับรองอย่างชัดเจน
ถาม: องค์กรสามารถเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมไว้ได้หรือไม่?
ตอบ: สามารถเก็บได้เท่าที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน และควรจัดเก็บอย่างปลอดภัยตามหลัก PDPA
Tips! อ่านบทความเพิ่มเติม >> ละเมิด PDPA เสี่ยงอะไร? โทษปรับและบทลงโทษที่คุณควรรู้
ถาม: ใช้แบบฟอร์มเดียวกันในทุกตำแหน่งงานได้หรือไม่?
ตอบ: สามารถใช้ฟอร์มมาตรฐานเดียวกันได้ แต่บางตำแหน่งอาจต้องระบุวัตถุประสงค์เพิ่มเติมให้เหมาะสมกับลักษณะงาน
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
