ถ้าบริษัทมีพนักงานไม่กี่คน เงินเดือนคงที่ และไม่มีกะหรือ OT ที่ซับซ้อน การทำเงินเดือนด้วย Excel ก็ยังพอไปได้ และไม่มีค่าซอฟต์แวร์
แต่เมื่อเริ่มมีการลงเวลาหลายกะ มี OT มีสาขา หรือต้องตรวจย้อนหลังว่าจ่ายอะไรไปเมื่อไหร่ Excel จะเริ่มมีต้นทุนที่มองไม่เห็น ทั้งเวลาที่คนต้องคีย์ซ้ำ ความเสี่ยงที่สูตรผิดโดยไม่มีใครรู้ และการที่ไฟล์เงินเดือนถูกส่งต่อกันโดยควบคุมสิทธิ์ได้ยาก
หน้านี้เทียบสองวิธีตามงานจริงที่ต้องทำทุกเดือน พร้อมตัวอย่างคิดต้นทุนที่ 10, 50 และ 100 คน เพื่อให้เห็นว่าจุดคุ้มทุนของแต่ละบริษัทอยู่ตรงไหน
เทียบงานที่ต้องทำทุกเดือน
| ทำด้วย Excel | ใช้ระบบ |
|---|
| รวบรวมเวลาเข้าออกงาน | คีย์จากเครื่องสแกนหรือใบลงเวลาเข้าไฟล์เอง | ข้อมูลเข้าระบบทันทีที่พนักงานลงเวลา |
|---|
| คำนวณ OT และกะ | ต้องเขียนสูตรและตรวจเองทุกครั้งที่กฎเปลี่ยน | ตั้งกฎครั้งเดียว ระบบคำนวณตามกฎที่ตั้งไว้ |
|---|
| การลาและเอกสารอนุมัติ | ตามเก็บใบลาและสรุปแยกอีกไฟล์ | ยื่นและอนุมัติในระบบ ไหลเข้าการคำนวณเลย |
|---|
| ภาษีและประกันสังคม | อัปเดตอัตราและเพดานเองทุกครั้งที่กฎหมายเปลี่ยน | ระบบอัปเดตตามกฎหมายให้ |
|---|
| ออกสลิปเงินเดือน | ทำและส่งเอง | พนักงานเปิดดูเองในระบบ |
|---|
| ความเสี่ยงคำนวณผิด | สูตรผิดหรือลากเซลล์ผิดมักไม่มีใครเห็นจนพนักงานทัก | คำนวณจากกฎเดียวกันทุกงวด ตรวจสอบย้อนกลับได้ |
|---|
| ตรวจย้อนหลัง | ต้องหาไฟล์เวอร์ชันที่ถูก | มีประวัติการแก้ไขในระบบ |
|---|
| สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเงินเดือน | ใครมีไฟล์ก็เห็นทั้งไฟล์ | กำหนดได้ว่าใครเห็นอะไรถึงระดับไหน |
|---|
| เมื่อคนทำเงินเดือนลาออก | ความรู้และไฟล์อยู่กับตัวบุคคล | กฎและข้อมูลอยู่ในระบบ ส่งต่องานได้ |
|---|
| เวลาที่ใช้ต่อรอบ | ขึ้นกับจำนวนคนและความซับซ้อนของกฎ | ลดลงเมื่อกฎถูกตั้งครบแล้ว |
|---|
ยังใช้ Excel ต่อได้เมื่อ… ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบเมื่อ…
ยังใช้ Excel ต่อได้เมื่อ
- พนักงานน้อยกว่า 5-10 คน
- ไม่มีกะหรือ OT ที่ซับซ้อน
- ไม่มีหลายสาขา
- ไม่ต้องตรวจย้อนหลังบ่อย
- มีคนทำเงินเดือนที่ชำนาญอยู่แล้ว
ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบเมื่อ
- พนักงานเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง
- มีกะซับซ้อนหรือ OT หลายเรท
- เริ่มมีหลายสาขา
- ต้องตรวจสอบย้อนหลังบ่อยขึ้น
- คนทำเงินเดือนมีคนเดียว (ความเสี่ยงเมื่อลาออก)
ลองคิดต้นทุนที่ 10 / 50 / 100 คน
เทียบ "เวลาที่คนทำเงินเดือนใช้ต่อเดือน × ค่าแรงต่อชั่วโมง" กับค่าระบบ — ที่ 10 คนหรือน้อยกว่า เข้าเงื่อนไขแผนฟรีของ HumanSoft ทันที ตัวเลขค่าแรงต่อชั่วโมงด้านล่างเป็นค่าที่คุณกรอกเอง ไม่ใช่ค่าอ้างอิงตายตัว
ทำเงินเดือนด้วย Excel ผิดกฎหมายไหม
ไม่ผิด แต่สิ่งที่กฎหมายกำหนดคือความถูกต้องของการจ่ายค่าจ้าง การหักนำส่งภาษีและประกันสังคม และการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะคำนวณด้วย Excel หรือระบบ ความรับผิดชอบเรื่องความถูกต้อง ยังคงเป็นของบริษัทเสมอ
ย้ายข้อมูลจาก Excel เข้าระบบยากไหม
ส่งไฟล์ Excel เงินเดือนหรือข้อมูลพนักงานให้ทีมงานช่วยดำเนินการได้ ฟรีทุกแพ็กเกจ
- เก็บรายละเอียดเงื่อนไขการคำนวณเงินเดือนและข้อมูลบริษัท
- ตั้งค่าระบบตามเงื่อนไขจริง
- สอนการใช้งานให้ HR และแอดมิน
- ทดสอบและเริ่มใช้งานจริง
โดยทั่วไปจะเริ่มใช้งานได้ภายในรอบการคิดเงินเดือนรอบถัดไปของบริษัท และหากข้อมูลพร้อมอยู่แล้ว เริ่มใช้งานได้เร็วที่สุดภายใน 1-5 วันทำการ นำเข้าข้อมูลย้อนหลังได้ไม่เกิน 1 ปี
คำถามที่พบบ่อย
ใช้ Excel ทำเงินเดือนได้ไหม+
ได้ ถ้าพนักงานน้อยกว่าประมาณ 5 คนและไม่มี OT ซับซ้อน แต่ต้องอัปเดตสูตรภาษีเองทุกปี และไม่มีบันทึกการแก้ไข (audit trail) เมื่อพนักงานเพิ่มขึ้นความเสี่ยงคำนวณผิดจะโตตาม
ทำเงินเดือนด้วย Excel ผิดกฎหมายไหม+
ไม่ผิด แต่สิ่งที่กฎหมายกำหนดคือความถูกต้องของการจ่าย การหักนำส่ง และการเก็บเอกสาร การใช้ Excel เองไม่ใช่ความผิด ตราบใดที่ตัวเลขและเอกสารถูกต้องครบถ้วน
ย้ายข้อมูลจาก Excel เข้าระบบยากไหม+
ส่งไฟล์ Excel เงินเดือนหรือข้อมูลพนักงานให้ทีมงานช่วยดำเนินการได้ ฟรีทุกแพ็กเกจ ทีมงานดูแลตั้งแต่นำเข้าข้อมูล ตั้งค่าระบบตามเงื่อนไขจริง สอนการใช้งานให้ HR และแอดมิน ไปจนถึงทดสอบก่อนใช้งานจริง
โดยทั่วไปจะเริ่มใช้งานได้ภายในรอบการคิดเงินเดือนรอบถัดไปของบริษัท และหากข้อมูลพร้อมอยู่แล้ว เริ่มใช้งานได้เร็วที่สุดภายใน 1-5 วันทำการ
นำเข้าข้อมูลย้อนหลังได้ถึงเมื่อไหร่+
นำเข้าข้อมูลย้อนหลังได้ไม่เกิน 1 ปี
ทดลองใช้ระบบก่อนตัดสินใจเลิก Excel ได้ไหม+
ทดลองใช้ฟรี 30 วัน ครบทุกฟังก์ชัน งาน HR ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ประเมินความคุ้มค่าก่อนตัดสินใจจ่ายจริงได้
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเท่าไหร่+
เริ่มต้น 590 บาท/เดือน สำหรับ 10 พนักงาน และองค์กรไม่เกิน 10 คน ใช้ฟรี — ใช้ลงเวลาและคำนวณเงินเดือนได้ ไม่ต้องผูกบัตรเครดิต หากเกิน 10 คน เลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสม
ดูราคาทุกแพ็กเกจ →ดูระบบ HRMS ของ HumanSoft →
