ทางบริษัทต้องการจ่ายค่าตอบแทนพิเศษ (เช่น ค่าโครงการ, เงินค่าเดินทางพิเศษ) โดยมีเงื่อนไขว่าพนักงานจะต้องลงเวลาการทำงาน พร้อมทั้งกรอกหมายเหตุของการลงเวลาการทำงานนั้น ๆ เพื่อนำข้อมูลดังกล่าว มาจ่ายเป็นเงินพิเศษให้กับพนักงาน

จากเงื่อนไขที่กล่าวมาข้างต้นนั้น ระบบไม่สามารถตั้งค่าให้นำข้อมูลหมายเหตุมาคำนวณเงินพิเศษให้อัตโนมัติได้ ซึ่งต้องใช้การดึงข้อมูลจากระบบ HumanSoft ไปคำนวณภายนอก และนำยอดเงินที่ได้มากรอกเป็นรายรับให้กับพนักงานได้ ดังนี้

1.วิธีการตรวจสอบข้อมูล และหมายเหตุของการลงเวลาการทำงาน

ในการตรวจสอบข้อมูลการลงเวลาการทำงานของพนักงานสามารถตรวจสอบได้ 2 วิธี คือ

1.ในรายงานการลงเวลา

1. ให้มาที่เมนูรายงาน
2. เลือกกลุ่มเวลาการทำงาน
3. และเลือกรายงานการลงเวลา

2.ในหน้าปรับปรุงเวลาการทำงาน

1. เข้าที่เมนูประมวลผลเงินเดือน
2. จัดการเวลา
3. ปรับปรุงเวลาการทำงาน
4. เลือกวันที่ ที่ต้องการค้นหา
5. กดค้นหา ระบบจะแสดง รายละเอียดการลงเวลา ของพนักงานในช่วงวันดังกล่าว
6. สามารถเลือกดึงข้อมูลเป็นไฟล์ Excel หรือ Text เพื่อนำไปใช้ต่อในระบบหรือการคำนวณ

หมายเหตุ: การดาวน์โหลดข้อมูลการลงเวลาการทำงาน สามารถเลือกดาวน์ดหลดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปคำนวณรายรับแบบแยกรายงานต่อคน/ต่อวัน/ตามประเภทงาน/กิจกรรม ได้อย่างละเอียด

2.ขั้นตอนการตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย

เมื่อได้ยอดเงินจากการคำนวณภายนอกแล้ว ให้สร้างประเภทรายรับขึ้นมา เพื่อนำยอดเงินดังกล่าวมากรอกในระบบ HumanSoft จากตัวอย่างจะยกตัวอย่างเป็น “ค่าโครงการ” ในประเภทรายรับ (Income) ดังนี้

1. ไปที่ ตั้งค่า
2. เลือก ตั้งค่าการคำนวณ
3. เลือก ตั้งค่าประเภทรายรับ-รายจ่าย
4. เลือก เพิ่มเทมเพลต
5. เลือกเป็นรายรับ รูปแบบ Income
6. ใส่ชื่อรายการ เช่น "ค่าโครงการ"
7. สามารถเลือกการคิดภาษี หรือประกันสังคม ได้
8. บันทึก

3.ขั้นตอนการกรอกมูลค่ารายรับในหน้าคำนวณเงินเดือน

เมื่อทำการสร้างประเภทรายรับ (Income) เรียบร้อย ให้มากรอกยอดรายรับ ที่มีการคำนวณจากด้านนอกเรียบร้อยแล้ว ได้ที่หน้าคำนวณเงินเดือน

1. ไปที่ การประมวลผลเงินเดือน
2. เลือก การคำนวณเงินเดือน
3. เลือก คำนวณเงินเดือน
4. เลือกเดือนที่ต้องการคำนวณ
5. เลือกคำนวณรายบุคคล หรือคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
6. ไปที่หมวด “รายรับ-รายจ่าย”
7. ระบุ จำนวนเงิน ที่คำนวณมาจากภายนอกในช่อง “ค่าโครงการ”
8. กด บันทึก เพื่อยืนยัน