บทที่ 10.6 ปิดงวดบัญชี

การปิดงวดบัญชี คือ การปิดรับข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนในรอบเดือนนั้น ๆ ข้อมูลที่ถูกปิดรับรวมถึง  ชั่วโมงการทำงาน ผลการขาด ลา มา สาย เบี้ยขยัน ค่าล่วงเวลา เพื่อทำการสรุปยอดเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน และสรุปยอดที่ต้องหัก เช่น ประกันสังคม ภาษี และเงินกองทุนต่าง ๆ

ข้อควรระวัง:  

หากมีการปิดงวดแล้ว ทางระบบ จะไม่แนะนำให้กลับมาเปิดงวดบัญชีและทำการคำนวณใหม่อีกครั้งหลังจากที่มีการปิดไปแล้ว เนื่องจากหากมีการเปิดงวดและคำนวณข้อมูลใหม่ อาจทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนไปจากเดิมได้

ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากมีการเปิดงวดเงินเดือนและคำนวณใหม่ 

• ข้อมูลเงินเดือนไม่ถูกต้อง
• ผลการคำนวณเอกสารที่ใช้ไปแล้วอาจคลาดเคลื่อนได้

ตัวอย่าง : หากเดิมเคยตั้งค่าการคำนวณโควต้าแบบไม่มีการปัดเศษ แต่ปัจจุบันเปลี่ยนเป็นการตั้งค่าปัดครึ่งวันเต็มวัน การย้อนไปคำนวณใหม่จะทำให้โควต้าที่ใช้ไปเปลี่ยนแปลง

• ผลของการคำนวณประกันสังคม จะคลาดเคลื่อนและผิดพลาดได้

ตัวอย่าง: หากมีการเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์การคิดประกันสังคม (เช่น เดิมคิด 3% แต่ ณ ปัจจุบันคิด 5%) หากย้อนไปคำนวณ ข้อมูลของพนักงานก็จะถูกคำนวณที่ 5% ตามการตั้งค่าปัจจุบัน

• ผลของการคำนวณภาษี จะคลาดเคลื่อนและผิดพลาดได้

สาเหตุอาจเกิดจากเรื่องของค่าลดหย่อน หรือการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลงไป

ขั้นตอนการปิดงวดบัญชี

ขั้นตอนการปิดงวดบัญชีจะแบ่งออกเป็น 2 กรณี คือ การปิดงวดแบ่งจ่าย และ การปิดงวดเต็ม

1.การปิดงวดบัญชีแบ่งจ่าย

1. เข้าสู่เมนู คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
2. ทำการ เลือกงวดแบ่งจ่าย ที่ต้องการปิด
3. เลือกคำว่า ปิดงวดบัญชี
4. ทำการระบุ วันที่จ่ายเงิน ให้กับพนักงาน
5. ทำการ บันทึก
6. ทำการกด ปิดงบ บัญชี ด้านหลัง
7. งวดแบ่งจ่ายที่ถูกปิดเรียบร้อยแล้วจะมีสัญลักษณ์ เครื่องหมายติ๊กถูก อยู่ด้านหลังคำว่า "งวด" เพื่อบ่งบอกว่ารอบนี้มีการปิดไปแล้ว
8. หลังจากปิดงวดแล้ว รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายและสลิปเงินเดือนที่เดิมไม่สามารถดาวน์โหลดได้ จะสามารถดาวน์โหลดออกมาตรวจสอบได้

2.การปิดงวดบัญชีงวดเต็ม

1. สามารถเข้าได้ที่เมนู ปิดงวดบัญชี

2. ระบบจะให้กรอกข้อมูล 2 ส่วน 

• วันที่จ่ายเงินเดือน ให้กับพนักงาน
• วันที่จ่ายภาษี

3. ข้อมูลวันที่ที่จ่ายเงินเดือนและวันที่จ่ายภาษีที่บันทึกไปนี้ จะมีผลกับ ไฟล์ข้อมูล หรือรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย ซึ่งจะนำไปใช้ในการจ่ายเงินผ่านธนาคาร หรือนำส่งผ่านโปรแกรมของกรมสรรพากร

4. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกสีเขียว

5. ทำการกด ปิดงวดบัญชี

6. หลังจากปิดงวดบัญชีของงวดเต็มเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะมีการแจ้งเตือนว่ารอบเดือนนั้น ๆ มีการปิดงบไปแล้ว และผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดรายงานต่าง ๆ ได้ดังนี้

• รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย
• สลิปเงินเดือน
• รายงานภาษี
• รายงานประกันสังคม

หากยังไม่ได้มีการปิดงวดแบ่งจ่ายก่อนหน้าของรอบเดือนนั้น ๆ (เช่น งวดที่ 2 ยังไม่ได้ปิด) แต่มีการมาปิดงวดบัญชีจาก งวดเต็ม เลย ระบบจะทำการ ปิดข้อมูลของงวดแบ่งจ่ายก่อนหน้า ที่ยังเปิดค้างไว้ และปิดงวดเต็มให้ทันที

บทสรุป

การดำเนินการ ปิดงวดบัญชี ในระบบ HumanSoft เป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการเงินเดือน เนื่องจากเป็นการยืนยันความถูกต้องและปิดรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทุกชนิดที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนสำหรับรอบเดือนที่ผ่านมา การปิดงวดที่สมบูรณ์ทำให้สามารถเข้าถึงรายงานที่สำคัญต่าง ๆ เช่น รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่ายและสลิปเงินเดือน เพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติงานต่อไป ด้วยเหตุนี้ จึงควรหลีกเลี่ยงการกลับไปเปิดและคำนวณซ้ำ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นจากการตั้งค่าระบบที่เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา

เปรียบเทียบความสำคัญของการปิดงวดบัญชี : การปิดงวดบัญชีก็เหมือนกับการ ปิดหีบสมบัติประจำเดือน เมื่อเราปิดหีบแล้ว ทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ข้างใน (ข้อมูลเงินเดือน ชั่วโมงทำงาน การลา) จะถูกล็อกไว้ และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อีกต่อไป เพื่อให้แน่ใจว่าการนับจำนวนสมบัติ (การจ่ายเงินเดือน) ที่บันทึกไว้นั้นถูกต้องและพร้อมที่จะนำไปส่งมอบ (จ่ายเงินเดือนและนำส่งภาษี/ประกันสังคม)