บทที่ 10.3 นิยามของปุ่มคำนวณเงินเดือน

บทที่ 10.3 นิยามของปุ่มเมนูคำนวณเงินเดือน

การเข้าสู่เมนูคำนวณเงินเดือนใน HumanSoft ต้องมีการ สร้างรอบเดือน ก่อนเป็นอันดับแรก การคำนวณแบ่งเป็น 2 รูปแบบหลัก คือ งวดเต็ม (จ่าย 1 ครั้งต่อรอบเดือน) และ แบ่งงวดจ่าย (จ่ายมากกว่า 1 ครั้งต่อเดือน สูงสุด 4 งวด) ในการประมวลผลข้อมูล ต้องใช้ปุ่ม "คำนวณ" เพื่อดึงข้อมูลเวลา, เอกสารต่างๆ และรายรับรายจ่าย มาแสดงผล และใช้ปุ่ม "รีเซต" เพื่อนำข้อมูลฐานเดิมมาปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน โดยระบบยังสามารถแสดงข้อมูลสรุปพนักงาน และรองรับการดาวน์โหลดรายงานสำคัญ เช่น รายงานเงินเดือนสุทธิ, ประกันสังคม และภาษี (ภ.ง.ด. 1, 3) ได้

1. นิยามของรอบการคำนวณเงินเดือน

รอบการคำนวณเงินเดือนถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก

1.1 งวดเต็ม

คือ รอบการคำนวณเงินเดือนที่มีการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน เพียง 1 ครั้งต่อรอบเดือน รอบการคำนวณนี้จะอ้างอิงวันที่เริ่มต้นจนถึงวันที่สิ้นสุดรอบเดือนจากการตั้งค่าทั่วไป

การแสดงผล: ในตารางการทำงานของ "งวดเต็ม" จะแสดงข้อมูลวันทำงานตั้งแต่ วันแรกของรอบเดือนจนถึงวันที่สุดท้ายของรอบเดือน

1.2 แบ่งงวดจ่าย

คือ รอบการจ่ายเงินเดือนที่บริษัทต้องการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน มากกว่า 1 ครั้งต่อเดือน 

ตัวอย่าง 2 งวดต่อเดือน: หากมีการตั้งค่าเป็นวันที่ 1 ถึงวันที่สิ้นเดือน การแบ่งงวดจะแสดงดังนี้:

• งวดที่ 1: แสดงข้อมูลตั้งแต่ วันที่ 1 ถึงวันกลางเดือน (เช่น วันที่ 15)
• งวดที่ 2: แสดงข้อมูลตั้งแต่ วันที่ 16 จนถึงวันสิ้นรอบเดือน

จำนวนงวดในโปรแกรม HumanSoft สามารถกำหนดการแบ่งงวดจ่ายได้สูงสุด ทั้งหมด 4 งวด

2. ฟังก์ชันของปุ่ม "คำนวณ"

ปุ่ม "คำนวณ" คือการสั่งให้ระบบทำการดึงข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลเวลา, เอกสารการทำงานล่วงเวลา (OT), เอกสารลางาน, และรายการรายรับรายจ่ายต่างๆ มาทำการประมวลผลการคำนวณให้กับพนักงานตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้. หากมีการแก้ไขข้อมูลใดๆ ในระบบ HumanSoft ทางผู้ใช้งานควร กดคำนวณข้อมูล 1 ครั้ง เพื่อให้ข้อมูลที่แสดงผลเป็นผลลัพธ์ที่เป็นปัจจุบัน

ปุ่ม "คำนวณ" แบ่งออกเป็น 4 ปุ่มย่อย ดังนี้

1. คำนวณวันนี้: คือการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ตั้งแต่ วันแรกของรอบเดือน จนถึง วันที่ปัจจุบัน
2. คำนวณทั้งเดือน: คือการคำนวณเงินเดือนตั้งแต่ วันแรกของรอบเดือน จนถึง วันที่สิ้นสุดของรอบเดือน
3. คำนวณภาษี: คือการคำนวณข้อมูลเฉพาะรายการรายรับรายจ่ายที่มีการนำไปคำนวณกับ ภาษี. การคำนวณนี้เป็นการคำนวณข้อมูลภาษีอย่างเดียว และ ไม่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน
4. คำนวณกองทุน: คือการคำนวณข้อมูล เฉพาะกองทุน ของพนักงานในแต่ละรอบเดือน

3. ฟังก์ชันของปุ่ม "รีเซต"

ปุ่ม "รีเซต" มีหน้าที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลหลักในระบบ มาปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันและแสดงผลในรอบเดือนนั้นๆ

ปุ่ม "รีเซต" แบ่งออกเป็น 7 ปุ่มย่อย ดังนี้:

1. รีเซตค่าตั้งต้น: คือการคืนค่ากะการทำงาน, วันทำงาน และวันหยุดของพนักงาน ให้กลับไปเป็น ค่าพื้นฐาน อีกครั้ง
2. รีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุด: คือการคืนค่าวันทำงานและวันหยุดของพนักงาน ให้กลับไปเป็น ค่าพื้นฐาน อีกครั้ง
3. รีเซตค่าตั้งต้นเฉพาะการทำงาน: คือการคืนค่ากะการทำงาน ให้กลับไปเป็น ข้อมูลพื้นฐาน อีกครั้ง
4. จัดการเวลาการทำงาน: คือการจัดเรียงลำดับเวลาการทำงานของพนักงาน ให้ สอดคล้องกับกะการทำงาน ในรอบเดือนนั้น
5. ซ่อมเวลาเฉพาะวันที่ควบกะการทำงาน: คือการซ่อมเวลาใน ช่วงระหว่างรอบของกะการทำงาน ที่เป็นกะประเภทควบกะการทำงาน
6. ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน: คือการปรับปรุงข้อมูลพนักงานใหม่ หลังจากที่มีการ แก้ไขข้อมูลพนักงาน
7. โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่: คือการโหลดข้อมูลการตั้งค่าจากระบบ หลังจากการแก้ไขข้อมูลใดๆ เพื่อให้ระบบอ้างอิงข้อมูลในรอบเดือนนั้นให้เป็นปัจจุบัน

นอกจากการคำนวณเงินเดือนแล้ว ระบบยังสามารถทำการคำนวณเวลาการทำงาน, ตรวจสอบเอกสารต่างๆ (เช่น เอกสารทำงานล่วงเวลา), รายรับรายจ่าย และการเบิกเงินของพนักงาน

ผู้ใช้งานยังสามารถดาวน์โหลดรายงานต่างๆ เพื่อใช้ในการตรวจสอบได้ ดังนี้

• รายงานเงินเดือนสุทธิ.
• รายงานประกันสังคม.
• รายงานภาษี ภ.ง.ด. 1 และ ภ.ง.ด. 3

ขั้นตอนการเข้าสู่เมนูการคำนวณเงินเดือน

การเข้าถึงเมนูการคำนวณเงินเดือนสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ
2. เลือกที่ "การคำนวณเงินเดือน"
3. เลือก "คำนวณเงินเดือน"
4. การสร้างรอบเดือน: หากมีการใช้งานเมนูคำนวณเงินเดือนเป็นครั้งแรกสำหรับบริษัทนั้นๆ ระบบจะแจ้งให้กดปุ่ม "เซ็ตค่าตั้งต้น" เพื่อทำการสร้างรอบเดือนขึ้นมาก่อน
5. โดยหลังจากกดปุ่มดังกล่าวแล้ว ให้กดปุ่ม "ยืนยัน" เพื่อให้ระบบสร้างรอบเดือนขึ้นมา

โดยข้อมูลในรอบเดือนประกอบไปด้วยข้อมูลดังนี้

มุมซ้ายบน: แสดงข้อมูลพนักงานในระบบและในรอบเดือน

• พนักงานทั้งหมด: แสดงข้อมูลพนักงานในรอบเดือนนั้น (เช่น รอบเดือนสิงหาคม) เปรียบเทียบกับข้อมูลพนักงานในระบบทั้งหมด
• สัดส่วนของพนักงาน: แยกประเภทพนักงาน เช่น พนักงานรายเดือน, พนักงานรายวัน, พนักงานพาร์ทไทม์ และพนักงานเหมาจ่าย
• คำแนะนำ: ใช้ได้เฉพาะแพ็คเกจ Professional เท่านั้น ส่วนนี้จะสรุปข้อมูลให้ว่ามีพนักงานที่มีสถานะเป็นวันทำงานแต่ไม่ได้ลงเวลาการทำงานเข้ามามีใครบ้าง และควรจัดการอย่างไร